История делопроизводства

   Высший  законодательный орган — Верховный  Совет СССР издавал законы, его Президиум — указы и постановления, народные комиссары — приказы и инструкции. Местные Советы депутатов трудящихся и их исполкомы принимали решения и распоряжения, начальники управлений и отделов исполкомов — приказы и инструкции. Руководители организаций, учреждений и предприятий, действующих на основе единоначалия, — приказы.

   Отсутствие  организационно-методического центра по руководству постановкой делопроизводства в стране, общегосударственных норм в области документирования, системы подготовки квалифицированных кадров в области делопроизводства, ведомственная разобщенность отрицательно сказывались на организации делопроизводства. В июне 1941 г. недостатки в этой сфере были сформулированы на I Межотраслевом совещании по оргтехнике, созванном Всесоюзным научным инженерно-техническим обществом машиностроителей. Для устранения недостатков на совещании была разработана программа мероприятий по улучшению делопроизводства, которая предусматривала:

   · создание организационно-методического центра для руководства постановкой делопроизводства;

   · разработку положения (статуса) о делопроизводстве для всех учреждений в качестве общеобязательных норм;

   · разработку положения о кадрах канцелярских работников;

   · механизацию труда канцелярских работников;

   · унификацию и трафаретизацию служебной документации;

   · создание единого учебного центра для подготовки и переподготовки кадров;

   · изучение в школах правил составления служебных документов;

   · подготовку и переподготовку преподавателей, кадров по служебной документации;

   · создание Всесоюзного института по вопросам делопроизводства.

   Таким образом, был намечен ряд мер, способствующих выработке общегосударственных норм в области делопроизводства на научной основе. Реализовать эту программу помешала война.

   В 40-е годы методическое руководство  и контроль за организацией делопроизводства в советских учреждениях стало  осуществлять Главное архивное управление, предпринявшее попытку создать единые нормы в работе с официальными документами. В 1943 г. был подготовлен проект «Инструкции по постановке документальной части и охране документальных материалов в текущем делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий СССР». К сожалению, проект не был утвержден. В этом документе подчеркивалось единство и связь между делопроизводством и архивом. Однако проект сыграл положительную роль, так как на его основе был создан ряд ведомственных инструкций по делопроизводству, в том числе типовых. В этом же году Главархив разработал «Перечень типовых документальных материалов, образующихся в деятельности учреждений, организаций и предприятий СССР». Для каждой категории документов были установлены сроки хранения (новое издание этого перечня было осуществлено в 1957 г.).

   В послевоенные годы задача развития государственного делопроизводства в связи с восстановлением  разрушенного хозяйства отошла на второй план. Наиболее значимым событием для  развития советского делопроизводства в 50-е годы было постановление правительства СССР от 10 октября 1959 г. № 1375, в котором ряду ведомств поручалось разработать единую систему делопроизводства для учреждений и предприятий страны на основе широкого использования современной техники, т.е. ставилась задача разработки единых общегосударственных норм в делопроизводстве. В плане его реализации в июне 1960 г. в Москве было созвано Всесоюзное совещание по вопросам механизации труда инженерно-технических работников и работников административно-управленческого аппарата. Наряду с определением недостатков, негативно сказывающихся на работе аппарата управления, и предложениями по совершенствованию работы с документами (они совпадали с недостатками и предложениями, сформулированными на совещании 1941 г.), необходимости внедрения средств механизации в сферу управления, в решениях совещания поддерживалась необходимость создания единой системы делопроизводства в стране.

   Важным  этапом для развития советского делопроизводства явилось постановление Совета Министров РСФСР от 30 сентября 1961 г. «О мерах по улучшению делопроизводства в учреждениях и организациях РСФСР»*, утвердившее «Примерную инструкцию о делопроизводстве для учреждений и организаций РСФСР». Она послужила основой для разработки учреждениями РСФСР своих инструкций по делопроизводству. Большое значение имело утверждение Главным архивным управлением при Совете Министров СССР в 1963 г. «Основных правил постановки документальной части делопроизводства и архивов учреждений, организаций, предприятий СССР», повлиявших на единообразие в организации делопроизводства и архива в учреждениях страны.

  Особое  место в истории советского делопроизводства занимает постановление Совета Министров  СССР от 25 июля 1963 г. «О мерах по улучшению  архивного дела в СССР», поставившее задачу разработки Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД).* Разработка ЕГСД поручалась ряду государственных ведомств, в числе которых было Главное архивное управление, в рамках которого в 1966 г. был создан Всесоюзный научно-исследовательский институт до-кументоведения и архивного дела (ВНИИДАД), главной целью которого стала разработка ЕГСД.

  8 мая 1964 г. Совет Министров РСФСР  принял постановление «Об увеличении  выпуска средств механизации  делопроизводства и улучшении  подготовки кадров по делопроизводству»,* на основании которого в Московском государственном историко-архивном институте (МГИАИ) был открыт первый в СССР факультет государственного делопроизводства (ФГД), готовящий специалистов по документационному обеспечению управления.

    Создание ФГД и ВНИИДАД позволило  совершить качественный скачок  в области делопроизводства. ВНИИДАД  разрабатывал его нормативно-методическую  базу, ФГД готовил специалистов  для работы с документами. Тесное  сотрудничество МГИАИ и ВНИИДАД  дало значительный эффект для развития отечественного делопроизводства в 70-е — 80-е годы. Начались систематические, целенаправленные исследования теоретических и методических проблем документоведения, находившие воплощение в конкретных прикладных разработках общегосударственного характера.

  Важнейшей из них стала Единая государственная  система делопроизводства, одобренная Комитетом по науке и технике  СССР в сентябре 1973 г. Основные положения  ЕГСД — это научно упорядоченный  комплекс правил, нормативов, рекомендаций, определивших и регламентировавших организацию делопроизводственных процессов в учреждениях, организациях, предприятиях СССР. Ее главная цель — усовершенствовать на единой основе организацию делопроизводства путем внедрения единых форм и методов работы с документами. ЕГСД устанавливала правила документирования управленческой деятельности (которые распространялись только на организационно-распорядительные документы), содержала рекомендации по организации работы с документами, определяла основы организации труда делопроизводственного персонала и механизации делопроизводственных процессов. Впервые была создана комплексная система делопроизводства, носившая общегосударственный характер, но, к сожалению, она не получила официального статуса.

  Внедрение в аппарат управления средств вычислительной техники привело к переработке ЕГСД. В 1988 г. руководство Главархива СССР утвердило ее вторую редакцию, названную Единая государственная система документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ)( С этого времени понятие «делопроизводство» обозначается и термином «документационное обеспечение управления (ДОУ). В 1991 г. ЕГСДОУ была преобразована в государственную систему документационного обеспечения управления (ГСДОУ).). Положения ЕГСДОУ распространялись на всю управленческую документацию.

    Заметную роль в повышении  качества подготовки управленческих  документов и общей культуры  управления сыграли государственные  стандарты (ГОСТы).

  Первые  ГОСТы на организационно-распорядительную документацию (ОРД) были введены в  действие в 1972 г.: ГОСТ 6.38—72 «Система организационно-распорядительной документации. Основные положения» и ГОСТ 6.39—72 «Система организационно-распорядительной документации. Формуляр — образец» (переутверждены в 1978 г.). В 1990 г. они были переработаны и объединены в ГОСТ 6.38—90 «Унифицированная система документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

   Стандарты на ОРД установили состав реквизитов, правила их оформления и расположения, требования к бланкам, к текстам  документов и документам, изготавливаемым с помощью печатающих устройств.

   В 70-е годы установлена единая терминология, применяемая в делопроизводстве и архивном деле. Толкование терминов стало однозначным вследствие требований ГОСТ 16487—70 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Он был переработан в 1983 г.

   Внедрение в управление средств вычислительной техники привело к необходимости  придать юридическую силу документам на машинописном носителе, поэтому  был разработан и внедрен ГОСТ 6.10.4—84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники».

   Уделялось внимание нормированию труда работников делопроизводства. Разрабатывались  нормативы времени на делопроизводственные операции, труд машинисток. Имея формулы трудозатрат, можно было рассчитать количественный состав работников делопроизводственной службы. Основанием для этого служили разработанные в 1988 г. Укрупненные нормативы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию и Единые нормы времени (выработки) на машинописные работы, разработанные Центральным бюро нормативов по труду Государственного комитета СССР по труду и социальным вопросам.

   Большую роль для систематизации документов в текущем делопроизводстве, экспертизы их научной и практической ценности, подготовки и передачи документов в ведомственный архив сыграли «Основные правила работы ведомственных архивов», изданные в 1986 г. и «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств, учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения», утвержденный в 1989 г. и установивший сроки хранения документов (В настоящее время они перерабатываются).

   В советскую эпоху развиваются системы документации: плановая, статистическая, бухгалтерского учета, материально-технического снабжения и др.

   С 70-х годов в управлении стали  внедрять средства вычислительной техники  и в связи с этим возникли планы  создания Автоматизированных средств  управления (АСУ) и Общегосударственной системы сбора и обработки информации для учета планирования и управления народным хозяйством (ОГАС).* Воплощение этих идей потребовало разработки унифицированных систем документации, представляющих собой комплексы взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. В основу их разработки был положен единый методологический подход, содержавшийся в ГОСТ 6.10.1 - 75 «Унифицированные системы документации. Основные положения» (переработан в 1988 г.). Значительную роль в установлении единой терминологии в области унификации сыграл ГОСТ 6.10.2 — 83 «Унифицированные системы документации. Термины и определения».

   Полный  перечень унифицированных систем документации (УСД) дан в Общесоюзном классификаторе управленческой документации (ОКУД).* Каждая УСД, включенная в ОКУД, содержала наименования унифицированных форм документов, кодовое обозначение каждой формы. Наличие кодов обеспечивало автоматизированную обработку данных, содержащихся в формах конкретных УСД. Наряду с ОКУД действовал еще ряд классификаторов, необходимых как средство информационного обеспечения в области экономики, финансов, внешнеэкономической деятельности и др. Например, Общесоюзный классификатор предприятий и организаций (ОКПО), Общесоюзный классификатор специальностей по образованию (ОКСО), Общесоюзный классификатор продукции (ОКП) и др.

   Развитие  советского делопроизводства в 1970—80-е  годы заложило основу для дальнейшего формирования современного делопроизводства в Российской Федерации. Многие нормативно-методические документы, созданные в этот период, действуют и в настоящее время.