Использование технических средств в делопроизводстве

Средства Microsoft Exchange позволяют обеспечить работу со средствами почты Microsoft Mail. Их настройку можно осуществить с помощью команды Удаленный доступ из меню Сервис Microsoft Exchange.

Получение факсимильных сообщений можно производить в автоматическом режиме. Для этого в меню факс-модема необходимо установить режим ответа: отвечать после XX звонков, ручной ответ, не отвечать. Принятые сообщения помещаются в почтовый ящик входящих сообщений. Просмотр принятых факсимильных сообщений осуществляется с помощью программных средств Microsoft Fax.

Одной из наиболее динамично в настоящее время сетей вычислительных средств является Интернет.

В Интернете действуют свыше миллиона серверов, предоставляющих более 10 млрд документов свободного доступа. Средствами Интернета обслуживаются несколько десятков миллионов пользователей, которыми оказывается широкий набор услуг, предоставляемых следующими основными информационными службами: Всемирная сеть WWW (Word Wide Web – Всемирная паутина), обеспечивающая передачу, хранение, просмотр и связь между документами.

      Серверы FTP (File Transfer Protocol), реализующие накопление файловых массивов и являющиеся удобным средством Интернет для распространения файлов программного обеспечения и мультимедийных средств.

      Группы новостей UseNet, решающие задачи телеконференций.

      Электронная почта E-mail, передающая сообщения и файлы.

      Средства Telnet,  позволяющие пользователям подключаться к компьютерным системам для запуска и выполнения программных приложений в режиме теледоступа к вычислительным ресурсам.

Документы, которые циркулируют и хранятся в Интернете, а также материалы пользователей Интернета создаются с помощью Hypertext Markup Language (HTML) – гипертекстового языка разметки для описания материалов, имеющихся статическую структуру документов. В качестве средств «оживления» документов Интернета, т.е. придания им изменяющегося вида в процессе интерактивного взаимодействия, используются специальные языки программирования Java Script и Visual Basic Scripting Edition. Эти средства позволяют работать с трехмерной графикой, слушать и просматривать видеозаписи, перемещаться в виртуальном трехмерном пространстве.

Адресация материалов в Интернете осуществляется по единой схеме, при этом конечный адрес материалов в сети имеет следующий вид: hhhp:// адрес узла/ путь к документу в узле.

Microsoft Office 2002 в качестве поддержки Интернета содержит программный продукт Internet Explorer, в котором имеются как традиционные возможности в виде меню Файл, Правка, Вид, Переход, Избранное, Справка, так и специфические возможности, необходимые для работы Интернете (в виде двух рядов кнопок).

Меню Файл позволяет пользователю Открыть адрес Интернет-документа или папки с помощью специального интерактивного окна, Сохранить или Сохранить как интересующий пользователя материал.

Предусмотрены команды Создать сообщение и Отправить, а также команды Настроить печать и Печать. Если средства Создать ярлык для текущей страницы, который может быть помещен на рабочий стол. Имеется возможность определить Общие свойства открытой страницы: протокол связи (например, НТТР), тип (например, HTML), адрес размещения страницы, размер (в Кбайтах), даты создания, изменения и обновления. Кроме того, возможна оценка безопасности страницы - имеет ли она сертификат безопасности или нет. Остальные элементы меню содержат следующие команды:

Правка – Вырезать, Копировать, Вставить, Выделить все, Найти (слово или фразу на странице).

Вид – Панель инструментов, Строка состояния, Шрифты, Стоп, Обновить, Источник, Параметры (Общие, Подключение, Переходы, Программы, Безопасность, Другие).

Переход – Назад, Вперед, Начальная страницы, Поиск в Web, Лучшая страница, Чтение почты, Чтение новостей, Открыть папку, журналы.

Избранное – Добавить в папку, Порядок ярлыков, Пусто.

Справка – Вызов справки, Учебник по Web, Microsoft на Web, Поддержка пользователей, О программе.

Остальные кнопки, расположенные на панели, являются средством управления ходом сеанса связи с Интернетом, частично дублируя возможности команд в указанных меню.

Верхний ряд кнопок обеспечивает работой со страницами гипертекста, реализуя следующие функции:

Назад – возврат к предыдущему документу. Аналогично результат можно достигнуть командой Назад в меню Переход.

Вперед – переход следующему документу. Аналогичного результата можно достигнуть командой Вперед в меню Переход. Эта кнопка активна при условии, если до этого использовалась кнопка Назад.

Стоп – приостанавливает выполнение любой текущей операции, выполняемой программой, что позволяет как бы приостановить кадр.

Обновить – приводит к перезагрузке просматриваемого документа.

Основная – обеспечивает возврат к начальной странице. Аналогичного результата можно достигнуть командой Начальная страница в меню Переход.

Поиск – позволяет перейти в режим обращения к поисковым серверам в Интернете через указатель, размещаемый на WWW-сервере фирмы Microsoft.

Избранное – включает выбранный элемент в папку с аналогичным именем.

Печать – приводит к печати выбранной страницы.

Шрифт – регулирует размер шрифта, отображаемого на экране.

Почта – Чтение почты, Создание сообщения, Отправить ссылку, Чтение новостей.

Правка – позволяет загрузить просматриваемый материал в редактор FrontPage 2002 для него редактирования без использования средств в формате HTML.

Нижний ряд кнопок служит для организации теледоступа к ресурсам WWW фирмы Microsoft:

Адрес – указывает адрес WWW-сервера фирмы Microsoft в сети Интернет.

Ссылки – позволяет обращаться к различным службам Интернета этой фирмы в России.

Лучшая – обеспечивает переход к лучшей странице WWW-сервера фирмы Microsoft в России.

Сегодня – позволяет обратиться к сегодняшней странице этого узла.

Web – обеспечивает теледоступ к информации об узле фирмы Microsoft.

Новости – информирует о текущих новостях узла фирмы Microsoft.

Microsoft – служит для немедленного обращения к узлу фирмы Microsoft в Интернете.

Все кнопки верхнего и нижнего ряда активизируются при выходе пользователя через узел провайдера, реализующего услуги подключения к сети Интернет.

Работа по теледоступу в Интернете начинается с процедуры установления связи с узлом провайдера через меню Установка связи. После получения сообщения о возможности начала работы в сети пользователь может работать с ее ресурсами либо путем набора адресов нужных ему узлов, либо через ссылки. Кроме того, основные программные продукты Microsoft Office 2002 (Word, Excel, Power Point) предоставляют возможность для набора сетевого адреса.

Принципы автоматизации делопроизводства

Автоматизированные системы делопроизводства делятся на два класса. К первому относятся системы управления электронными архивами. Их основные функции: регистрация новых документов, хранение, поиск и их извлечение с целью передачи в приложения, умеющие с ними работать. Ко второму классу относятся системы управления электронным документооборотом. На них возложены функции управления документами на пути прохождения от одного пользователя - должностного лица к другому с возможностью контроля за их перемещением с фиксацией всех изменений и сопровождающих резолюций.

В настоящее время основная концепция автоматизации документооборота базируется на принципах управления бизнес-процессами, в ходе выполнения которых создаются и движутся документы. Иными словами, это организация и управление процессами создания документов на основе последовательной обработки различными пользователями других ранее существовавших документов. Делопроизводственные процессы организации должны быть строго структурированы, что встречается далеко не всегда. Поэтому система должна иметь функцию, позволяющую организовать и спланировать выполнение работ с документами, как по заранее предопределенным маршрутным технологическим схемам, так и с предоставлением исполнителям определенной свободы в принятии решения на своем уровне.

Важнейшими характеристиками  специалисты обычно выделяют следующие:

     программная платформа (система, обеспечивающая хранение и поиск документов, а также система обмена сообщениями. В настоящее время используется архитектура «клиент /сервер»);

     поддержка распределенной обработки информации;

     возможности масштабирования (набор поддерживаемых платформ; максимальное число пользователей; число уровней вложенности структур);

     открытость архитектуры и возможность интеграции с другими приложениями;

     типы документов, с которыми работает система ( форматы документов; поддержка работы с составными документами и несколькими версиями документа; связи документов (один документ может быть ответом на другой или может быть порожден при исполнении предыдущего документа); совместное использование электронных и обычных (бумажных) документов);

     коллективная работа группы исполнителей над одним (или несколькими) документами;

     возможность работы по "свободной" схеме (без жесткой фиксации маршрутов);

     средства для определения маршрутных схем прохождения документов;

     возможности контроля за прохождением документов;

     способ оповещения должностных лиц;

     особенности настройки продукта для нужд конкретного заказчика (например, регистрационная карточка должна содержать все необ­ходимые реквизиты); наличие локализованного (русифицированного) интерфейса;

     средства регламентации доступа и криптозащиты;

     средства оповещения о нарушениях в регламенте прохождения документов;

     ориентация на традиционную российскую концепцию документооборота.

Системы управления электронными архивами характеризуются следующими функциями:

Ввод.

Система должна обеспечивать ввод, обработку, хранение, регистрацию документов, поступающих из множественных источников: по сети, с дисков,  модемов и сканеров.

Хранение.

Централизованное хранилище данных позволяет решить целый ряд проблем:

     возможность оперативного получения целостной и непротиворечивой информации;

     организация сбора, хранения и актуализации разрозненной информации;

     высокая надежность и управляемость системы, быстрый и подконтрольный доступ пользователей к информации;

     экономию средств за счет сосредоточения обслуживающего персонала в одном месте;

     возможность централизованного развития вычислительных средств.

Принципы технологии электронного документооборота

Организация работы с документами – ключевая технология управления в любом учреждении: от офиса небольшого предприятия до федерального ведомства или огромной корпорации. Естественно, эффективное управление требует некоторой системы работы с документами. Чем шире сфера и масштабы деятельности организации, тем более важную и самостоятельную роль играет собственно система делопроизводства. Она предполагает не только единые правила документирования – оформления документов, но и единый порядок документооборота.

Отсутствие действенной технологии управления документооборотом приводит, в конечном счете, к тому, что, как правило, в произвольный момент времени невозможно точно сказать, над какими документами работает учреждение, какова история и текущее состояние того или иного вопроса, чем конкретно заняты исполнители.

Общегосударственные нормы регламентируют только форму готовых – официальных документов, но не технологию их подготовки: работу с проектами и неофициальными рабочими документами. Поэтому на этапе подготовки документов могут быть применены произвольные информационные технологии – от текстовых процессоров до систем коллективной работы. Когда же мы говорим о нормативном документообороте, то следует учесть ряд наиболее характерных особенностей. Это очень четко очерченная и весьма специфическая предметная область.

К объектам системы управления документооборотом относятся структуры данных, над которыми производятся операции. К ним относятся картотеки, регистрационно-контрольные карточки, файлы документов, сообщения и папки. Каждый документ должен быть зарегистрирован в системе. В процессе регистрации в регистрационную карточку заносятся реквизиты документа, характеризующие собственно документ и состояние его обработки. Предусматривается возможность иерархических двунаправленных гипертекстовых связей между документами.

Картотеки – это виртуальное подмножество документов. Картотека является полным аналогом картотеки/журнала подразделения организации. Собственно документ может существовать вне автоматизированной системы, например на бумаге. При наличии одного или нескольких машинных файлов, содержащих электронную версию документа, система хранит ссылку на соответствующие файлы документа и программы их чтения/редактирования. Таким образом, пользователь системы имеет возможность работать с электронными документами.

При пересылке документа от пользователя к пользователю формируется сообщение, содержащее реквизиты адресата, корреспондента, дату и собственно текст сопроводительного сообщения/резолюции. Для контроля исполнения документов используются контрольные карточки, которые могут создаваться для всего контролируемого документа или для его разделов.