Использование технических средств в делопроизводстве

Автоматизированный контроль исполнения документов строится на базе данных автоматизированной регистрации и обеспечивает оперативное информирование исполнителей группы контроля о состоянии исполнения всех документов, а также предварительный контроль сроков исполнения документов, анализ исполнительской дисциплины.

Напоминания исполнителям о сроках исполнения, сводки состояния исполнения, сведения о переносе сроков и другое выводятся на экран дисплея.

Руководство предприятия должно нести ответственность за эффективность использования автоматизированной технологии работы с документами, определять право доступа сотрудников к информации, хранящейся на машинных носителях.

Все сотрудники предприятия обязаны четко соблюдать требования автоматизированной технологии работы с документами.

В настоящее время рынок программных продуктов ПЭВМ предоставляет широкие возможности для выбора подходящих средств, позволяющих организовать документооборот любого предприятия на современном уровне. В качестве примера рассмотрим архитектуру программных средств электронного офиса фирмы  Microsoft, являющейся признанным лидером в этой области, а также общий порядок создания основных видов документов с помощью этих программных средств.

В состав Microsoft Office 2002 входят следующие прикладные программы:

Microsoft Word 2002 – универсальный редактор текстов и средство подготовки оригинал-макетов;

Microsoft Excel 2002 – электронная таблица с мощными средствами анализа данных и построения диаграмм, а также аналитическими функциями;

Microsoft Power Point 2002 – программа презентационной графики для создания слайдов, настенных проекций и мультимедиа-презентаций;

Microsoft Access 2002 – система управления реляционными (переменными) базами данных с возможностями построения запросов, отчетов и управлением списками почтовой рассылки;

Microsoft Outlook 2002 – информационная система для работы с электронной почтой и документами, включающая календарь, программы планирования собраний и распределения ресурсов.

К вспомогательным средствам Microsoft Office 2002 относятся графический редактор, поддержания Интернета и Помощник. Все эти программы объединены в единый прикладной комплекс, позволяющий решать практически любые задачи обработки данных, оптимизации и планирования, возникающие в современном бизнесе. Во всех приложениях Office используются стандартные команды, окна диалога и основные операции, предназначенные для совместной работы.

Панель Office является своего рода «пультом дистанционного управления», с помощью которого можно запустить приложения, открывать заранее созданные шаблоны, настраивать программы или запускать любые другие приложения и утилиты. Панель  Office представляет собой набор панелей инструментов с настраиваемыми кнопками, расположенных вдоль верхней, нижней или боковой стороны экрана. Чтобы выполнить с панели какую-либо команду или запустить приложение, достаточно нажать кнопку с изображением нужной программы. Состав кнопок на панели настраивается пользователем, который по своему усмотрению может добавлять, удалять или переставлять кнопки.

Запуск (открытие) приложений Microsoft Office с новым документом осуществляется любым из четырех способов:

      нажатием кнопки Пуск и выборки имени программы в папке Программы;

      щелчком по значку программы на панели Office;

      открытием шаблона документа;

      двойным щелчком на имени файла, содержащего документа Office, в Проводнике Windows или Microsoft Outlook.

Например, запуск Microsoft Word c помощью кнопки Пуск производится следующим образом:

1.      Нажмите кнопку Пуск на панели задач (кнопка Пуск расположена в левом нижнем углу экрана).

2.      Выберите папку Программы и найдите в ней Microsoft Word. Программы, входящие в состав Office, перечислены в алфавитном порядке.

3.      Щелкните на программе Microsoft Word. Открывается окно приложения Microsoft Word.

Если нужно создать конкретный деловой документ, но при этом неясно, какое именно приложение  Office следует для этого использовать, можно выполнить в меню Пуск команду Создать документ Microsoft Office (New Office Document) или же нажать кнопку Создать документ (Start A New Document) на панели Office. Это позволяет просмотреть разнообразные типы разработанных заранее документов, шаблонов и открыть именно тот, который нужен. Шаблоны позволяют сосредоточить внимание на информации, которую необходимо представить в документе, и избавиться от длительного процесса разработки внешнего вида и форматирования.

Каждое приложение Office содержит несколько полезных шаблонов документов, которые можно открыть непосредственно из окга диалога Создание документа (New).

Запуск приложения Office с использованием шаблона документа осуществляется следующим образом:

1.      Нажмите кнопку Пуск и выполнить команду Создать документ Microsoft Office (или нажмите на панели Office кнопку Создать документ). Открывается окно диалога с несколькими вкладками, каждая из которых соответствует определенному типу шаблонов. В окне диалога также имеется область предварительного просмотра, где  приводится уменьшенное изображение текущего выделенного шаблона.

2.      Выберите вкладку, соответствующую типу создаваемого документа. Например, для просмотра списка существующих шаблонов факсов следует выбрать вкладку Письма и факсы (Letters & Faxes). Если нажать в окне диалога кнопку Таблица (Details), можно узнать размер файла шаблона, тип файла (включая связанное с ним приложение) и дату внесения последних изменений.

3.      Сделайте двойной щелчок на шаблоне, который вы хотите открыть. Windows запускает связанное с ним приложение и загружает шаблоны, чтобы вы могли с ним работать. Например, для создания факса, основанного на шаблоне Стандартный факс (Profession Fax), сделайте двойной щелчок на значке Стандартный факс вкладки Письма и факсы окна диалога Создание документа. Когда выбранный шаблон откроется в виде нового документа без имени, занесите в документ вашу информацию и сохраните файл под другим именем, чтобы не испортить исходный шаблон (позднее он может снова понадобиться). Большинство шаблонов содержат базовые инструкции, облегчающие создание документа.

В Office предусмотрена также и другая возможность создания докумен6та – с использованием специальных шаблонов или мастеров. Мастером называется специальный автоматизированный документ, способный руководить процессом пошагового создания делового документа.

Использование мастеров во многих случаях предпочтительнее простых шаблонов, поскольку мастера позволяют изменять стиль или формат документа во время его создания (шаблоны по определению всегда содержат один и тот же формат). Например, Мастер факсов позволяет указать в факсе настраиваемые поля для имени, адреса и номера телефона, а также украшает документ декоративными элементами. Полезный мастер содержится в многочисленных вкладках окна диалога Создание документа.

Чтобы воспользоваться мастером для создания документа, выполните следующие действия:

1.      Нажмите кнопку Пуск и выполните команду Создать документ Microsoft Office (или нажмите на панели Office кнопку Создать документ). Открывается окно диалога со вкладками шаблонов документов.

2.      Выберите вкладку, которая соответствует типу создаваемого документа. Например, чтобы воспользоваться услугами мастера для создания факса, выберите вкладку Письма и факсы.

3.      Сделайте двойной щелчок на мастере, с которым вы хотите работать. Так, чтобы создать факс с помощью мастера, произведите двойной щелчок на значке Мастер факсов на вкладке Письма и факсы. Windows 95 открывает выбранного мастера и запускает связанное с ним приложение Office. Работа с мастером сводится к ответам на поставленные вопросы – для этого пользователь устанавливает опции, вводит информацию или нажимает управляющие кнопки.

Таким образом, современные ПЭВМ предоставляют пользователю широкие возможности для создания разнообразных документов в кратчайшие сроки.

Однако всякие преимущества не обходятся без своих недостатков. При эксплуатации компьютера по самым разным причинам возможна порча или потеря информации. Самой распространенной из них является недостаточная квалификация оператора или недостаточный опыт его работы. Среди других многочисленных причин следует отметить возможность разрушения информации компьютерным вирусом. Для исключения потерь в таких ситуациях следует выполнять необходимые правила работы на ПЭВМ:

      создавать копии (архивные копии) наиболее важных документов;

      периодически освобождать память компьютера от исполненных и заархивированных документов, а также черновиков (копий);

      ограничить доступ исполнителей (операторов) к документам;

      использовать в работе специализированные программы защиты от вирусов для проверки поступающих данных извне и периодического тестирования собственного компьютера.

Порядок организации документооборота с использованием средств телекоммуникации

Современный электронный офис базируется на промышленных программных продуктах, поставляемых как для отдельных ПЭВМ, так и ПЭВМ, функционирующих в рамках вычислительной сети. Последняя представляет собой единый комплекс вычислительных машин (в частном случае -  ПЭВМ), связанных между собой с помощью сетевого оборудования (сетевые адаптеры, кабели, концентраторы и др.), ресурсы которого доступны пользователям. В этом случае и говорят о телекоммуникации, имею в виду сети компьютеров, объединенных линиями или каналами связи, благодаря которым территориально удаленны компьютеры могут обмениваться данными друг с другом.

Компьютеры, находящиеся в разных местах, могут совместно пользоваться одними и теми же аппаратными средствами, программными ресурсами.

Компьютеры, установленные в одном месте, могут обмениваться данными между собой, а также совместно пользоваться аппаратными и программными ресурсами.

Современные вычислительные сети, особенно локальные сети, т.е., например, функционирующие в одном здании, обычно имеют многоточечную конфигурацию одного из трех типов: кольцевую, звездообразную или шинную.

В кольцевой сети имеется несколько компьютеров или рабочих станций, соединенных друг с другом в замкнутое кольцо.

Звездообразную сеть образуют рабочие или подчиненные компьютеры, соединенные по двухточечному принципу с центральным компьютером (сервером) или хабом (концентратором), который осуществляет управление сетью.

Что касается шинной сети, то все компьютеры или рабочие станции соединены с общей телекоммуникационной шиной, в качестве шины могут использоваться витая пара проводов, коаксиальный или волоконно-оптический кабель.

Применительно к локальным сетям шинные сети являются наиболее распространенными конфигурациями, а при их соединении с помощью тех или иных систем и видов связи получают глобальные сети.

Любая ПЭВМ преобразуется в рабочую станцию после установки в ней сетевого адаптера и подключения к вычислительной сети. Машины этой вычислительной сети могут сопрягаться со средствами телекоммуникаций через специальные устройства – модемы для выхода в различные системы связи. В этом случае ПЭВМ можно рассматривать как своеобразные узлы электронной почты.

В настоящее время разработаны эффективные средства электронной почты для пересылки одноадресных и многоадресных сообщений и документов с учетом категорий срочности их доставки и квитирования получения, а также с соблюдением всех требований по защите информации.

Если на  ПЭВМ установлен программный продукт Microsoft Exchange, то любой документ, созданный средствами Word, Excel, Power Point, может быть отправлен по электронной почте или помещен в папку коллективного доступа. Средства планирования работы пользователя Microsoft Outlook 2002 также обеспечивают включение в разрабатываемые приложения возможностей электронной подписи, которая сверяется при получении письма.

Запуск Microsoft Exchange осуществляется по его пиктограмме на плане задач Office или через значок Входящие. В результате на экране появится соответствующая панель. Личные папки Microsoft Exchange полностью совпадают с папками программных средств Outlook. С помощью этой панели пользователь может создать сообщение, переместить или удалить элемент в папках, ответить отправителю или всем по списку, переслать сообщение, создать и применять адресную книгу, распечатать материалы.

Папка Входящие содержит все сообщения, полученные пользователем. Он может отсортировать корреспонденцию, поместить материалы в разные папки и удалить их. Эта папка позволяет работать с электронной почтой или с факсом, не вызывая другие программы, включить в сообщения файлы и объекты, работать с адресными книгами. В папку Исходящие помещаются все отправляемые сообщения. Их доставка осуществляется через меню Сервис по команде Доставить почту. Завершать работу с Microsoft Exchange можно по команде Выход в меню Файл.

Создание сообщений осуществляется с помощью меню Сообщения. Выбрав команду Создать сообщение, пользователь вызывает окно, с помощью которого он может подготовить любое сообщение. После заполнения текста сообщение можно направить адресату (адресатам) по кнопке Отправить. Отправку сообщения можно осуществить также с помощью команды Отправить в меню Файл из любого продукта Office.

Пользователь имеет широкий набор инструментальных средств, позволяющих упростить подготовку сообщения, в том числе зашифровать его и при необходимости обеспечить электронную подпись.

С помощью команды Специальная вставка в меню Вставка пользователь может встроить в текст сообщения фрагменты или листы рабочих книг Excel, различные графические объекты, например, рисунки или графики.

Microsoft Exchange позволяет осуществить гибкую маршрутизацию сообщений, позволяющую определить порядок рассылки: по очереди, всем сразу, вернуть по окончании, отслеживать состояние. При этом если сообщение рассылается на согласовании, то разрешаются правки материала с записью всех исправлений. Документ с исправлениями и примечаниями может быть возвращен автору. Настройка Microsoft Exchange осуществляется с помощью панели Параметры, позволяющей сформировать основные элементы управления информационными службами, порядком доставки и адресации информации, отправки и чтения корреспонденции, проверки орфографии.