Информация как основной элемент коммуникационных систем

    От  директора исходят распоряжения, приказы, доводимые до всех начальников служб и отделов и работников предприятия.

    От  начальников отделов директору  идут заявления, докладные записки, объяснительные, документы на подпись.

    Коммуникации  между различными службами сделаны  по принципу «кольцо», т. е. начальник имеет информацию от Главного бухгалтера, но не имеет доступа к материальному и прочим отделам бухгалтерии. Гл. инженер может по сети связаться с коммерческим директором, но не имеет доступа по сети к конкретному цеху минуя ком. директора или его заместителя.

    Это упорядочивает схему управления организацией, т. е. каждому определен  свой уровень информативности.

    Схема доступа к информации в каждом отделе построена по принципу «сверху вниз», например, гл. бухгалтер имеет информацию со всех подразделений своей службы, но, материальный отдел не может получить информацию с компьютера гл. бухгалтера, но может получить информацию со других служб, складов, кассы, и пр.

    При необходимости беседы или личного  участия, естественно, гл. инженер договаривается о встрече с коммерческим директором в его или своем кабинете, заодно привлекая к решению вопроса компетентных и заинтересованных лиц.

    Обратная  связь

    Под обратной связью понимается следующее: отправитель и получатель меняются коммуникативными ролями. Изначальный получатель становится отправителем сообщения, которое проходит через все этапы процесса обмена информацией для передачи своего отклика начальному отправителю, который теперь играет роль получателя. Обратная связь заметно повышает шансы на эффективный обмен информацией, позволяя обеим сторонам подавлять информационный шум. Эффективная обратная связь помогает быстрее реагировать на изменение ситуаций, конъюнктуры рынка и т. п.

    Вариант системы обратной связи - опрос работников можно проводить с целью получения информации от руководителей и рабочих по многим вопросам, например, четко ли до них доведены цели их деятельности, с какими проблемами они сталкиваются. Получают ли они точную и своевременную информацию, необходимую им для работы, информированы ли они о переменах, которые отразятся на их работе. Иногда полезно узнать мнение простых рабочих об условиях работы в цехе, зарплате и др.

    Другой  вариант системы обратной связи предусматривает создание группы руководителей и рядовых работников, которые встречаются и обсуждают вопросы, представляющие взаимный интерес.

    Анализ  коммуникативной политики фирмы  «Стинол» можно провести в соответствии с элементами процесса коммуникации, начав с целевой аудитории или приемника.

    Анализ  целевой аудитории

    Чтобы проводить эффективную коммуникативную  политику, фирме необходимо прибегнуть к использованию одного из четырёх  средств коммуникации: рекламы, связей с общественностью, стимулированию сбыта либо к личным продажам.

    Заказчиками являются, как крупные фирмы, банки  и государственные органы так  и обычные потребители. Исходя из этого следует отметить, что для  таких организаций прежде всего  важны качество и надежность, а  также квалифицированное и быстрое сервисное обслуживание.

    Кроме того, в процессе принятия решений  о закупках для нужд организации  обычно принимает участие не менее  двух человек (руководитель и специалист по технике). При этом участники решения  выполняют разные обязанности в рамках организации и подходят к решению о закупке с разными критериями. Если для технического специалиста основными критериями для выбора поставщика информационных технологий являются качество и надежность предлагаемой техники, ее технические характеристики и наличие сервисного обслуживания, то руководитель при принятии решения руководствуется, прежде всего, своими представлениями о данной фирме, то есть, о ее надежности, компетентности и так далее. Поэтому для привлечения максимального числа заказчиков фирма «Стинол» проводит коммуникативную политику одновременно в двух направлениях:

1. Создание благоприятного образа фирмы у руководителей предприятий-заказчиков;
2. Привлечение внимания и ознакомление технических специалистов данных предприятий с продукцией фирмы.

    Анализ  выбора обращения

    Выявив  целевую аудиторию и изучив ее потребности и возможности, фирма  приступает к разработке эффективного обращения, которое должно привлечь внимание фирмы-заказчика и побудить ее к совершению покупки.

    Формулируя  обращение к потенциальным заказчикам, фирма «Стинол» делает акцент на рациональных мотивах, то есть убеждает заказчика в качестве и надежности техники, ссылаясь на мировую известность их поставщика.

     Выводы 

    Значение  информации и коммуникации на современном  этапе постоянно растет. Время и технический прогресс диктует свои правила, с которыми нужно соглашаться.

     В ходе работы были рассмотрены различные  коммуникации в организации, ее коммуникационная система в целом, некоторые направления, виды и методы.

     Коммуникационная система – это система, которая упорядочивает все потоки информации, перемещающиеся по организации. Правильная коммуникация — это признак здоровой, производящей организации и ценных производящих руководителей и сотрудников.

     В организации существуют разные системы коммуникаций: внутренняя и внешняя. Внутренняя коммуникационная система представлена межличностными и организационными коммуникациями. Внешняя - коммуникациями с партнерами, потребителями, конкурентами, инвесторами, различными органами власти, взаимодействиями со средствами массовой информации и т. д.

     В работе рассмотрены некоторые методы развития коммуникационных систем организации, так как любая организация  заинтересована в повышении эффективности коммуникаций; некоторые виды коммуникаций непосредственно в самой организации, например, телефон-факс, электронная почта, видеоконференция; и методы и коммуникации на случай кризиса.

     Получается, работа над коммуникациями организации  – это целая система. И чтобы  вся эта система работала правильно  и исправно нужно постоянно работать над ее улучшением. Такая система требует времени и сил, но помогает тому, чтобы функции отделений и отделов быстрее выполнялись и как можно скорее конечные продукты попадали в руки клиентов.

    Подводя итог, следует отметить, что в настоящее время проведение маркетинговых мероприятий позволяет предприятиям выжить в условиях сложной экономической обстановки. Однако не все предприятия в состоянии применять весь комплекс маркетинговых исследований. Поэтому чаще всего применяется только комплекс мер, формирующий и стимулирующий сбыт, то есть коммуникационная политика.

    Обычно  к коммуникативной политике относят: рекламу, стимулирование сбыта, работу с общественностью и личную продажу. Выбор той или иной формы коммуникации зависит от продаваемого товара или услуги. Чаще всего для продвижения товара применяются все перечисленные формы в комплексе.

    Проведенные исследования показывают, что фирма  «Стинол» в настоящее время ведет  маркетинговую деятельность на достаточно высоком уровне. Главное внимание при этом уделяется решению активных задач, то есть формированию и стимулированию спроса на товар. Однако, вследствие неустойчивого положения в экономике страны и отсутствия достаточных средств для финансирования полномасштабной маркетинговой деятельности, фирма «Стинол» применяет только самые необходимые и недорогие маркетинговые мероприятия.

    В случае улучшения финансового состояния  фирмы «Стинол» можно будет использовать более действенные и дорогостоящие  формы коммуникации и каналы распространения  информации.