4. Коммуникации между руководителем и рабочей группой

    Кроме коммуникаций между менеджером и  подчиненным, в организации существуют также коммуникации между менеджером и его рабочей группой, нацеленные на повышение ее эффективности. Поскольку в этом процессе участвуют все члены группы, каждый имеет возможность поделиться мыслями о новых задачах и приоритетах отдела, о том, как работать сообща, о предстоящих изменениях и их возможных последствиях для данной группы и других подразделений, о проблемах и достижениях и о новаторских идеях.

    Кроме того, иногда рабочая группа собирается для обсуждения разных проблем и  вопросов без участия менеджера. Как уже говорилось, такие взаимоотношения  коллег одного уровня способствуют повышению удовлетворенности сотрудников своей работой.

    Неформальные  коммуникации (Приложение №2,3).

    Как уже было сказано, организации состоят  из формальных и неформальных элементов. Канал неформальных коммуникаций называют каналом слухов (grapevine дословно переводится как «виноградная лоза»). Известный исследователь К. Дэвис установил, что этот термин возник еще во время Гражданской войны в США. Провода телеграфной связи, протянутые от дерева к дереву, широко использовались армиями Севера и Юга и напоминали виноградную лозу. Сообщения, переданные по таким временным телеграфным линиям, часто доходили до адресата в искаженном виде.

    Слухи «витают вокруг автоматов с водой, по коридорам, в столовых и в любом  другом месте, где собираются люди». По неформальным каналам информация распространяется намного быстрее, чем по формальным, поэтому менеджеры часто используют их для распространения тех или иных «конфиденциальных» сведений, сопровождая их словами «только между нами».

    Информация, распространяемая в виде слухов, всегда считалась неточной. Однако исследования показывают, что слухи чаще оказываются точными, чем неточными. Согласно исследованию Дэвиса, если речь идет о сведениях об организации, не подлежащих обсуждению, 80-99% слухов бывают точными; но если говорить об информации личного характера или о в высшей степени эмоциональных сведениях, уровень точности и достоверности будет намного ниже. Дэвис утверждает: «Люди склонны считать слухи неточными потому, что ошибки в них носят более драматичный характер и, следовательно, более прочно запоминаются, чем то, что, в общем-то, изо дня в день они были вполне точными». Кроме того, независимо от их точности «все свидетельствует об огромном влиянии слухов, как позитивном, так и негативном».

    Ниже  пересилены некоторые типы информации, передаваемой в организации по неформальным каналам:

1. Предстоящие сокращения объему производства
2. Новая политика штрафов за опоздания
3. Изменения организационной структуры
4. Предстоящие переводы и повышения
5. Подробное изложение спора двух менеджеров на последнем собрании по проблемам сбыта
6. Кто с кем встречается после работы.

 

 

3. Межличностная коммуникация

 

    Существует  несколько стратегий, которые позволяют  достаточно успешно преодолевать коммуникационные барьеры и повышать эффективность коммуникации на уровне сотрудников организации.

    Во-первых, организации должны обратить специальное внимание именно на развитие коммуникационных навыков своих сотрудников. К числу наиболее важных навыков относятся: активное слушание. Смысл активного слушания как приема коммуникации состоит в способности слушателя помочь говорящему сказать именно то, что он намеревался сказать. Существует несколько принципов активного слушания:

• не перебивать говорящего, не начинать говорить, пока говорит собеседник;
• расположить собеседника к себе, создать атмосферу дружелюбия;
• нейтрализовать отвлекающие факторы, избегать постороннего вмешательства;
• продемонстрировать симпатию и заинтересованность к собеседнику;
• быть терпеливым и избегать споров на этапе получения информации;
• задавать вопросы.

    Помимо  умения активно слушать существует еще ряд навыков, которые можно использовать для снижения вероятности возникновения барьеров и для повышения отдачи межличностных коммуникаций.

    Прояснение  своих идеи перед  началом их передачи. Прояснение собственных идей перед их передачей означает, что вам необходимо систематически обдумывать и анализировать вопросы, проблемы или идеи, которые вы хотите сделать объектами передачи. Для любой передачи в адрес вышестоящего руководителя, подчиненного или коллеги вам в принципе нужна определенная тема как объект передачи.

    Восприимчивость к потенциальным  семантическим проблемам. Не жалейте сил на то, чтобы исключить из сообщения двусмысленные слова или утверждения. Употребляя точные слова, а не общего характера, вы выигрываете в результативности.

    «Взгляд со стороны». Следите за выражением своего лица, жестами, позой и интонацией, чтобы не посылать противоречивых сигналов. Постарайтесь взглянуть на себя и услышать себя так же, как видит и слышит вас собеседник. Посылая гармоничные знаки, которые не содержат противоречивых сообщений, вы добиваетесь большей ясности и понимания ваших слов.

    Излучение эмпатии и открытости. Эмпатия — это внимание к чувствам других людей, готовность «влезть в их шкуру». Это все равно, что спрашивать самого себя: «Кто этот человек, к которому я собираюсь обратиться? Каковы его потребности и интересы? В каком он сегодня настроении?» Активно пользуясь эмпатией при обмене информацией, мы пытаемся соответствующим образом настроить принимающую сторону и приспособить вариант кодирования и передачи сообщения к индивиду или группе и ситуации. Удачное применение эмпатии может заметно уменьшить возможность неверного понимания при декодировании сообщения принимающей стороной.

    Например, некоторые люди предпочитают структурированность, детальность и повторения. К таким людям, вероятно, наиболее эффективно было бы обратиться с письмом или подробным меморандумом. Другие, напротив, не любят структурированности и детальности сообщений. В этом случае наиболее подходящей была бы неформальная беседа. Некоторые люди чувствуют себя тревожно или небезопасно в определенных ситуациях или остро реагируют на критику. Они могут реагировать избирательно или неправильно истолковывать предложения по усовершенствованию, если они не представлены в дипломатичной и обещающей поддержку манере. Эмпатия означает также честную попытку увидеть ситуацию, поднимаемые вопросы и проблемы с точки зрения другого человека.

    Эмпатия при обмене информацией подразумевает  также поддержание открытости в разговоре. Старайтесь избегать скороспелых суждений, оценок и стереотипов. Вместо этого старайтесь увидеть, прочувствовать и понять ситуацию и затрагиваемые проблемы в контексте собеседника. Это вовсе не означает, что вам следует соглашаться с тем, что говорит собеседник. Это значит только, что вы пытаетесь понять его слова.

    Установления  обратной связи. Обратная связь, делающая процесс коммуникации двусторонним, значительно повышает его эффективность, поскольку дает возможность уточнения полученного послания. Эффективная обратная связь должна:

• быть своевременной, т.е. не задерживаться от момента получения оригинального послания;
• содержать перефразированное оригинальное послание;
• включать уточняющие вопросы;
• не давать оценок оригинальному посланию.

    Существует  ряд способов установления обратной связи. Один из них — задавать вопросы. Для сравнения услышанного с  тем, что именно вы изначально намеревались сообщить.

    Другой  способ задавать вопросы — заставить  человека пересказать ваши мысли. Можно сказать, например: «я не уверен, что охватил все моменты, поэтому будьте добры рассказать мне, что вы считаете наиболее важными вопросами в связи с проектом, над которым вам предстоит работать?»

    Во-вторых, очень важно обеспечить развитие у сотрудников чисто технических навыков коммуникации: владение электронной почтой, умение пользоваться факсом, писать меморандумы.

    В-третьих, руководство должно создавать управленческие системы и формировать культуру, поощряющую открытую коммуникацию в организации. Современные организации используют такие методы поощрения информационного обмена, как корпоративные «горячие линии», дающие каждому сотруднику возможность высказать свои мысли или задать вопросы в любое время, совместные завтраки или обеды с участием сотрудников различных отделов и уровней, совместные поездки на экскурсии, пикники и т.д. 

    3. Анализ коммуникационной  системы на примере  фирмы «Стинол»

    3.1 Общая характеристика  предприятия 

    Фирма «Стинол» занимается продажей бытовой техники, видео- и аудиоаппаратуры, копировальной техники и компьютеров.

    Стратегия фирмы – комплексное решение  проблем заказчиков по оптимизации  бизнес-процессов, основанное на последних  достижениях информационных технологий. Высококвалифицированные специалисты (продавцы) вместе с заказчиком анализируют задачи, стоящие перед ним, и предлагают оптимальные технологические решения.

    Фирма относится к сети магазинов распространенных в области поставок бытовой техники, компьютерной периферии. Что касается техники, то фирма обладает достаточно большим ассортиментом.

    В связи с большой номенклатурой  продаваемых товаров и услуг  наиболее приемлемой организационной  структурой предприятия является функциональная. Это означает, что каждое отделение  специализируется четко на продаже  или производстве определенного товара или услуги. На рисунке 3 представлена организационная структура управления фирмы «Стинол».

    Рис. 3. Организационная структура управления «Стинол» 

    Управление  фирмы состоит из директора, заместителя  директора и бухгалтера.

    Сектор  обеспечения составляют заведующий складом и секретарь-референт. Они  обеспечивают нормальную работу фирмы  во внешней среде.

    3.2. Анализ коммуникационной  структуры

 

    Организация пользуется разнообразными средствами для коммуникаций с составляющими своего внешнего окружения. Источниками информации извне являются средства массовой информации, нормативные и законодательные документы, сообщения торговых агентов, информация о состояниях рынка через Интернет, информация из магазинов, где реализуется продукция предприятия. Предприятие использует СМИ для передачи информации, которая создает благоприятный имидж предприятия, например телевизионную передачу о запуске новой линии в эксплуатацию.

      
 
 
 
 
 
 
 

               

    Рис.4 Схема коммуникации между отделами одного подразделения 

    На  рис. 4 показаны компьютеры, соединенные звездой. В этом случае каждый компьютер через специальный сетевой адаптер подключается отдельным кабелем к объединяющему устройству.

      «Стинол» имеет постоянную информацию  из банков. Это необходимо для достижения наиболее благоприятных условий кредитных соглашений для того, чтобы строго соблюдать договорные обязательства, вовремя погашать займы, выплачивать проценты по займам и кредитам.

    Коммуникации  между отделами одного подразделения строятся по принципу локальной сети типа «звезда». Начальник отдела имеет доступ к информации каждого своего подчиненного.

    Данное  соединение сделано в самой организации, компьютеры соединены в сеть. В  схеме сделана система доступа  к информации. При необходимости можно объединять вместе несколько сетей с топологией "звезда",  при этом получаются разветвленные конфигурации сети. С точки зрения надежности эта топология не является наилучшим решением, так как выход из строя центрального узла приведет к остановке всей сети. Однако при использовании топологии "звезда" легче найти неисправность в кабельной сети.

    Помимо  сообщений по компьютеру директор и  все отделы осуществляют документооборот через секретаря директора, который фиксирует документооборот в журналах исходящей и входящей информации.