Информационные свойства документов

     Социальная  информация – явление сложное, подразделяемое на виды по разным принципам деления.

         Первым принципом  деления социальной информации является ее социальное назначение. С этой точки  зрения информация подразделяется на массовую и специальную.

     Массовая  информация – социальная, предназначенная для всех членов общества. Информация этого рода доступна любому человеку, поэтому она называется массовой.

     Специальная информация предназначена для отдельных  социальных групп, в частности, специалистов. Массовая, в свою очередь, делится на публицистическую, эстетическую и обыденную. Специальная – на научную, техническую, планово-экономическую, коммерческую и др. виды. Это обусловливает содержание и целевое назначение различных видов и типов документов, распространение их через каналы специальных и неспециальных (массовых) коммуникаций.

     При этом обе коммуникативные структуры  могут включать одну и ту же соответственно оформленную информацию, четко направленную определенному адресату. Исключение составляют произведения искусства и художественная литература, адресованные преимущественно массовой аудитории.

     Второй  принцип деления основан на способе  отражения информации человеческим сознанием. Когда человек воспринимает информацию различного рода анализаторами, он раскодирует (отражает) ее головным мозгом, который функционально асимметричен. Левое полушарие головного мозга осуществляет логическую деятельность, правое – образно-ассоциативную. В соответствии с этим информация условно подразделяется на логическую и эстетическую.

     Логическая  информация – результат познания и логического осмысления законов природы, общества и мышления. Она передается в знаковой форме путем отражения окружающей действительности левым полушарием головного мозга и аккумулирует все знания, накопленные человечеством за долгий период освоения природы общества и мышления. Логическая информация разнообразна и различается в соответствии с принадлежностью к различным областям человеческой деятельности. Чаще всего она дифференцируется по принадлежности к познавательной и практически-преобразующей деятельности. В познавательной деятельности человека принимают участие такие виды информации, как научно-вспомогательная, научно-просветительская, художественно-познавательная. Практически-преобразующая деятельность предполагает функционирование таких видов информации, как технологическая, организационно-производственная, управленческая.

         Данный вид информации в соответствии с принадлежностью  к различным областям человеческой деятельности определяет виды документов по целевому назначению, среди них выделяются научные, научно-популярные, технологические, нормативные, производственно-практические, управленческие и т.д.

     Эстетическая  информация – результат образно-ассоциативного, преимущественно художественно-эстетического отражения действительности. В совокупности с физиологическими особенностями восприятия эстетическая информация распространяется следующими видами искусства: 1) живопись и графика, пространственные формы (архитектура, скульптура) и т. д.; 2) музыка, художественное слово и т. д.; 3) театр, хореография, кино и т.д.

     После фиксации информации на соответствующих  материальных носителях получают различные  виды документов (визуальные, аудиальные, аудиовизуальные), циркулирующие преимущественно  в сфере искусства. В реальности логическая и эстетическая информация тесно взаимосвязаны. Как научно-познавательная деятельность невозможна без творческого элемента, образного представления, так и продукт эстетической деятельности не может не иметь смысла. Можно говорить лишь о большей степени участия в процессе отражения информации правого или левого полушария головного мозга.

     Третий  принцип деления базируется на физиологических  особенностях восприятия информации человеком. С этой целью природа предопределила человеку следующие органы чувств: зрение, слух, обоняние, осязание, вкус.

     Различают следующие виды информации:

• визуальная – воспринимается зрением;
• аудиальная – слухом;
• обонятельная – анализаторами запаха;
• тактильная – осязанием;
• вкусовая – анализаторами вкуса.

     Дифференциация  социальной информации в соответствии с физиологическими особенностями восприятия предопределяет соответствующий признак видовой классификации документов. Исключение составляет обонятельная и вкусовая информация, которая в человеческом обществе, по сравнению с миром животных, свое познавательное значение утрачивает и документированию не подлежит.

     Социальная  информация различается по ряду других признаков:

     1. По способу распространения социальная информация делится на два вида: опубликованная (распространяемая посредством тиражного размножения документов) и неопубликованная (не рассчитанная на широкое распространение 
и не прошедшая официальной апробации).

     2. По степени переработки социальная информация подразделяется на первичную, содержащую непосредственные результаты НИР, и вторичную (результат переработки первичной информации).

     3. По сферам получения и использования информации в различных областях социальной деятельности выделяется несколько видов социальной информации, представленных в таблице 1.

     Таблица 1. Виды социальной информации

     Каждый  из названных видов информации может  быть объектом отражения в документе. Эти сферы можно расширить за счет отраслевого деления информации (медицинская, сельскохозяйственная, биологическая, историческая и т.п.).

     Сведения, предназначенные для передачи, находятся  в сообщении. Информация – это содержание некоторого сообщения. Одну и ту же информацию можно передавать с помощью разных сообщений, например, на разных языках⁹.

     Передачу  информации одним человеком другому  можно рассматривать как процесс  передачи сообщений, закодированных в виде знаков. Смысл и значение этих знаков требует соответствующего восприятия и понимания.

     Совокупность  знаков для потребителя может  остаться только сообщением и не превратиться для него в информацию, если он не может декодировать совокупность этих знаков (например, текст на иностранном языке, произведение авангардной живописи, математические формулы и т.п.).

     Способность воспринимать информацию целиком зависит  от получателя, его возможностей и способностей, имеющегося информационного тезауруса и т.д.

     Приемником  информации может быть человек либо техническое устройство (ЭВМ, контрольно-измерительный прибор и т.п.), следовательно, понятие информации субъективно: без воспринимающего субъекта информация не реализуется, остается «вещью в себе». От психофизиологических или технических характеристик приемника информации зависят объем, глубина, качество и другие параметры информации. Иными словами,  информация  имеет объектную форму в виде сообщений и субъектную – как процесс ее восприятия и понимания. С субъектной точки зрения информация есть результат ее восприятия (выделение сигнала из окружающей среды), ее распознавания (идентификации), верификации (расшифровка значения и смысла), перекодирования и систематизации (отнесение к тем или иным классам понятий).  
 
 
 
 
 

2.2.1. Документная информация 

      В профессиональной деятельности, объектом которой является документ, следует различать понятия «документная информация», «информация документа», «информация на документе», «документальная информация»¹⁰.

     Информация  может быть не документной – не зафиксированной на материальном носителе и документной – закрепленной на нем. Документоведение имеет дело с документной информацией.

     Всю информацию, которую можно получить от документа, допустимо называть информацией документа. Условно она может быть разделена на три составные части: а) информация документная, б) на документе, в) о носителе и способе ее закрепления на нем.

     Основу  любого документа составляет документная информация, т.е. информация, содержащаяся в документе. Для ее хранения и передачи и был создан данный документ.

     Сведения о носителе, способе закрепления сообщения и т.п. – это информация о документе как физическом объекте, физическом теле. Материал носителя является источником вещественной информации для книговедов, работников целлюлозно-бумажной промышленности, полиграфистов, производителей магнитных лент, фильмопленки, специалистов ЭВМ и т.п.

     Наконец, информация на документе – это автографы, различные пометки авторов или выдающихся личностей на документе, резолюции, подписи, печати, штемпели библиотек, архивов, музеев, информационных центров и т.п., свидетельствующие об особых обстоятельствах бытования документа во времени и пространстве. Информация на документе имеет особое значение для изучения истории его создания и функционирования в обществе. Она встречается не на всех документах. Значит, информация документа и документная информация соотносятся как целое и часть.

     Часто понятие «документная информация»  подменяют понятием «документальная информация». Эти два термина имеют разные значения. Документная – это информация, содержащаяся в документе. Документальная– это информация, основанная на документе (-ах), подтвержденная документом (-ами). Документная информация может быть документальной и недокументальной. Понятия, заключенные в терминах документная и документальная информация – это пересекающиеся понятия.

     Документная информация является социальной: документы создают люди для людей. Природная информация, подвергнутая закреплению на материальном носителе способом, созданным человеком, также может быть названа социальной информацией (фотография животного, фонозапись его голоса и т.п.).

     Любая сфера человеческой деятельности так  или иначе связана с документной информацией и не обходится без нее. Читая книгу, журнал, газету, просматривая фильм или фотографию, человек получает, запоминает, накапливает и использует информацию (знания).

     Специалисты в области информации, библиотекари, библиографы и т.п. в силу своих профессиональных обязанностей должны уметь ее собирать, перерабатывать, хранить и предоставлять в общественное пользование. 
 
 
 
 
 
 
 
 

Заключение 

     Документ  представляет собой относительно самостоятельную  систему благодаря наличию собственных  признаков и свойств, обусловливающих  его различие и сходство с другими  материальными объектами. Признак  отражает внешнюю примету, по которой (чаще – совокупности которых) можно отнести наблюдаемый объект к документу. В отличие от него свойство отражает качественное, т.е. внутренне присущее документу отличие. Документ характеризуется наличием всех свойств одновременно (различна лишь степень их проявления), а набор признаков документа в каждом случае может быть индивидуальным.

     Документ  создается для хранения и передачи социальной информации во времени и/или  пространстве. Именно документ организует, систематизирует информацию, дает ее в фиксированном виде. В любом документе она подается в определенном порядке, обобщении, взаимосвязи различных данных.

     В документе информация и ее носитель генетически связаны воедино.

      Значение  документа велико. В документах закрепляются государственное устройство и взаимоотношения между государствами, документы служат средством связи организаций между собой, предприятий и организаций с гражданами.