Информационные свойства документов

     Познавательная или когнитивная функция – способность документа служить средством получения и передачи знаний для изучения процессов и явлений природы и общества. Это назначение документа состоит в обеспечении общего и профессионального процесса обучения (учебник, учебное пособие, практикум, хрестоматия, методические рекомендации и т.п.– т.е. учебные документы), а также научной деятельности (научная монография, диссертация, автореферат диссертации, патент, отчет о НИР и ОКР, т.е. научные документы).

     Правовая  функция – это способность документа служить средством доказательства, подтверждения каких-либо фактов (сведений). Правовой функцией в первую очередь обладают официальные издания (конституция, законы, указы), а также исторические источники, служащие средством свидетельствования.

     Общекультурная  функция – способность документа содействовать развитию культуры общества, выступать средством закрепления и передачи культурной традиции, усвоения системы ценностей, эстетических норм, ритуалов, принятых в обществе (литературно-художественное, научное издание, кинофильм, видеофильм, фотография, открытка, гравюра и др.).

     Мемориальная (памятниковая) функция – способность документа служить «внешней памятью» человека и общества в целом, сохранять информацию и передавать ее от одного поколения к другому. Эта функция свойственна документам-памятникам (артефактам), обладающим особой социально-культурной и исторической ценностью (рукописная книга, редкие, особенно ценные и уникальные по содержанию, форме или условиям бытования во внешней среде документы).

     Гедоническая  функция – способность документа служить средством отдыха, развлечения, рационального использования свободного времени (произведения художественной литературы, издания по искусству, открытки, кинофильмы, диафильмы, видеофильмы, компакт-диски, грампластинки, магнитные фонограммы и т.п.).

     К специальным функциям документа можно также отнести статистическую, источниковую, подтверждения авторского авторитета и др. Количество специальных функций документа, как и потребностей общества, неисчислимо.

     Документ  всегда сочетает в себе одновременно несколько функций, которые тесно  переплетены между собой. Однако полифункциональность документа не исключает доминирующей роли одной  его функции (например: учебник – учебная, указ – правовая, афиша – рекламная).

     Знание  функций документа позволяет  уяснить целевое (для чего, с какой  целью создан конкретный документ) и читательское (для кого создан документ – для детей, взрослых, специалистов, студентов и т.д.) назначение документа, с тем, чтобы наиболее эффективно использовать его потенциальные возможности. От целевого и читательского назначения документа зависит характер информации, содержащейся в нем, тип и вид документа. 

Глава 2. Информационные свойства документов  

2.1. «Информация» и «документ»: общее и различное в понятиях 

     Слово «информация» происходит от латинского «informatio» – сведения, разъяснения. Одна и та же информация может являться новой или устаревшей, актуальной или неактуальной для разных людей. Информация, переданная на электронном носителе, может быть интересна и доступна для человека, владеющего компьютерной грамотностью и бесполезна для того, кто не имеет под рукой компьютера или не умеет им пользоваться.

         Информация –  сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления⁶.

     Информация – это любые сведения, которые интересуют конкретного человека в конкретной ситуации. Сериал – это тоже информация, причем временами очень актуальная. Иногда объектом информации может стать телефон нового салона красоты, в котором сейчас скидки, – и тогда мы начинаем поиск информации. Поиск происходит по информационным каналам. В случае с салоном информационными каналами становятся подруги, справочные, Интернет. А хотя, Интернет – это универсальный источник информации. Он для того и создан, чтобы люди со всего мира складывали в него свою информацию и искали чужую.

     Информация в электронной сфере – это число, которое всегда фиксировано. Статичная форма электронной информации характерна для хранения на диске памяти компьютера.

     Информация – это сведения об объектах или явлениях окружающей среды, которые мы запрашиваем в случае возникновения необходимости в них. Информация может быть новой – это сведения, которых мы еще не знаем, и устаревшей – т.е. известной, переработанной. Информация распространяется на носителях, ее актуальность для индивида носит субъективный характер.

    Информация  может являться объектом публичных, гражданских и иных правовых отношений. Информация может свободно использоваться любым лицом и передаваться одним лицом другому лицу, если федеральными законами не установлены ограничения доступа к информации либо иные требования к порядку ее предоставления или распространения.

    Существует  несколько форм представления информации.

     Символьная основана на использовании символов - букв, цифр, знаков, в том числе знаков пунктуации.

     Текстовая также использует образующие тексты символы, но расположенные в определенном порядке.

     Графическая форма является самой емкой и сложной. К ней относятся различные виды изображений.

     Принято выделять два вида информации.

     Первичной называют ту информацию, которая получается путем проведения какого-нибудь исследования (обследования). Для этой цели могут быть использованы разнообразные устройства. Например, датчики температуры, давления, счетчики, камеры. Для получения первичной информации широко используются анкеты и интервью.

     Вторичной именуют все то, что получается в результате обработки первичной информации. Вторичная информация собирается из внешних относительно тех, кто проводит обработку данных, источников. Например, из заключений комиссий, опубликованных докладов и статей, сборников, средств массовой информации и т.п. Полученная информация хранится в базах данных и базах знаний.

     Информация  является важной характеристикой жизни  и деятельности сообщества и поэтому  охватывает самые разнообразные  понятия.

     Документ  – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать⁷.

     Материальный  носитель с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи (фонограммы), изображения или их сочетания, с реквизитами, позволяющими идентифицировать эту информацию, и предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях общественного использования и хранения⁸.

     Понятие документ широко используется во всех сферах общественной деятельности. Почти  в каждой отрасли знания имеется  одна или несколько версий его  понимания в соответствии со спецификой тех объектов, которым придается  статус документа.

     Оно понимается по-разному в таких научных дисциплинах, как информатика, библиотековедение, библиографо-, архиво- и музееведение, а также в соответствующих специальных отраслях деятельности – библиотечном, музейном, архивном деле и библиографии. Для юристов документ является, прежде всего, способом доказательства или свидетельства чего-либо, для историка – историческим источником, кибернетика-документалиста – носителем информации, а специалисты в области управления считают его средством фиксации и передачи управленческих решений.

     В качестве способов фиксации информации в документе могут использоваться рисунки, графики, схемы, фотографии, аудио- и видеозаписи, записи с помощью соответствующих знаковых систем на магнитных лентах и дисках в компьютере и др.

     В процессе управления используются практически все эти виды документов, но основным является письменный документ, закрепляющий речевую информацию средствами письменного языкового общения в соответствии с действующими нормами и правилами. Главные требования к составлению документов: своевременность разработки, краткость изложения информации, ее достоверность и наглядность (понятность) для объекта управления; указание продолжительности действия данного решения во времени; механизм реализации решения.

     Форма документа зависит от уровня принятого управленческого решения. На высшем государственном уровне решения закрепляются в виде законов, которыми пользуются в качестве основополагающих документов. На основе изучения и оценки обстановки управленческие решения принимают форму приказов, указаний, инструкций, перспективных планов по отдельным проблемам и линиям работы.

     По  содержанию документы делятся на научно-технические (статьи, книги, патенты, чертежи и т.д.), правовые (постановления, указы, договоры и т.д.), управленческие (приказы, директивы) и пр.

   Могут быть первичными и вторичными.

2.2. Информационная составляющая документа 

     Документ  создается для хранения и передачи социальной информации во времени и/или  пространстве. Именно документ организует, систематизирует информацию, дает ее в фиксированном виде. В любом документе она подается в определенном порядке, обобщении, взаимосвязи различных данных.

         В документе информация и ее носитель генетически связаны воедино.

     Слово «информация» (лат. information – разъяснение, изложение) имеет множество значений, из которых наиболее общее и широкое – «отраженное многообразие». Такое значение позволяет рассматривать как информационные многие процессы, происходящие в технических механизмах, живой и неживой природе, в обществе.

         В информатике под информацией принято понимать сведения, сообщения, изложенные знания и т.п. В теории информации все многообразие ее форм принято делить на элементарную – информацию, циркулирующую в неживой природе; биологическую – циркулирующую в живой природе; социальную – осмысленную человеческим сообществом.

         Функцию элементарной информации кратко можно свести к  передаче энергии путем структурного взаимодействия материальных объектов. Биологическая информация включает в себя как кодирование генетической информации, так и управление сложными психологическими процессами у высших животных на основе передачи энергии. Социальная информация создается и используется обществом (социумом).

     Впервые вопрос о социальной информации был поставлен учеными еще в 1920 – 1930-е гг. Однако наиболее приемлемое определение дал А.В.Соколов в конце 1980-х гг. Позже, наиболее глубоко сущность социальной информации раскрыл Ю.Н.Столяров. Современную классификацию социальной информации разработали А.Д.Урсул, А.И.Михайлов, А.И.Черный, Р.С.Гиляревский, С.Г.Кулешов и др.

     Социальная  информация – это способ (форма) передачи знаний, эмоций и волевых воздействий в обществе. Обобщенно социальную информацию можно определить как сведения, предназначенные для передачи в обществе. 

     Именно  такая информация, содержащаяся в документе, является объектом изучения документоведения, а также информатики, книго-, библиотеко-, библиографо-, архивоведения, теории массовых коммуникаций и других наук документно-коммуникативного цикла.