Информационно-справочная документация

    Содержанием служебных писем могут быть запросы, уведомления, соглашения, напоминания, требования, разъяснения, подтверждения, просьбы, рекомендации, гарантии и т.д.

    При ведении переписки должны соблюдаться  следующие требования:

• документы оформляются на специальных бланках – бланках для писем – и подписываются руководителем организации или его заместителями в рамках предоставленной им компетенции;
• текст должен излагаться грамотно, официально-деловым языком, обладать достаточной аргументацией, точностью, полнотой и ясностью характеристик, краткостью и последовательностью изложения; текст письма не должен допускать различного толкования;
• события и факты в необходимых случаях должны иметь разъясняющие и дополняющие материалы.

    В зависимости от типа письма и его  содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые  письма состоят из одной - двух частей – вступления (мотивы подготовления письма) и содержательной части. Сложные в композиционном плане письма содержат: мотивирующую часть, основную часть (изложение просьбы, выводов и т.п.), заключение (приводится ожидаемый результат, констатируются отказ, отклонение предложения и т.п.).

    Во  вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса  или его краткая история. Если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него. В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения. Основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в обосновании предлагаемого решения.

    Служебное письмо выполняет ту же функцию, что  и человеческая речь. На речевой  сигнал можно ответить либо конкретными  действиями, либо новым речевым сигналом.

    Речь  может предшествовать предпринимаемым  действиям или следовать за уже  предпринятыми. Точно так же все деловые письма можно разделить на констатирующие свершившийся факт и предваряющие возможность его свершения. Поэтому очень часто письма напоминают монолог. Таковы письма-подтверждения, письма-напоминания, письма предупреждения, письма извещения. Эти письма не требуют ответа, но сам факт их наличия имеет юридическое значение.

    Есть  письма, которые сопровождают материальные ценности или другие документы, так  называемые сопроводительные письма. Они фиксируют сам факт отправки.

 
 
 
 
 
 
 
 

.12

 

Герб  Российской Федерации

Министерство образования 

Российской  Федерации

УЧЕБНО-МЕТОДИЧЕСКОЕ

ОБЪЕДИНЕНИЕ

по экономике  и социологии труда

пер. Стремянной, 36,

Москва, 113054

ОКПО 03944527, ОГРН 1038800839857

ИНН/КПП 6708022410/817002002

 
 

16.12.2003_______№____99/97_____

на №___________ от _____________

 

О выпуске учебных  пособий

 

    Кафедра управления персоналом РЭА им. Г.В. Плеханова  в соответствии с учебным планом специальности 06.02.00 «Экономика и социология труда» выпускает в свет в 2000 г. следующие  работы:

    1. Одегов Ю.Г., Журавлев М.В. Управление персоналом – 30 п.л.;

    2. Руденко Г.Г., Кулапов М.Н., Карташов С.А. Рынок труда – 30 п.л..

    Эти работы рекомендованы Министерством  общего и профессионального образования  РФ в качестве учебников для студентов  экономических специальностей.

    По  вопросам их приобретения обращаться по адресу: 113054, Москва – 54, Стремянной пер., д.36. РЭА им. Г.В. Плеханов, кафедра «Управление персоналом».

    Приложение: бланк заказа на двух стр. в 1 экз.

 
 

Председатель  совета УПО

по специальности 06.02.00

зав. кафедрой управления

персоналом, д.э.н., профессор    Ю. Одегов     Ю. Г. Одегов

 

М.М. Иванова

(495) 232-64-15

 

В дело 01-02  Запрос сделан

11.01.2004   Вишнякова 5.01.2004 doc/11-01/doc

 
 
 
 
 

Пример  служебного письма

 
 
 
 

13

    Обеспечивая предварительный обмен информацией, письмо помогает сторонам выявить возможности для заключения разного рода договоров и актов. Поэтому в современном делопроизводстве письмо выступает как чрезвычайно гибкий, деловой документ, язык которого представляет известные трудности при их унификации. Дело в том, что существует столько разновидностей служебных писем, сколько возникает производственных ситуаций, дающих повод для переписки. Поэтому классифицировать служебные письма – это значит построить классификацию производственных ситуаций, вызывающих необходимость в переписке. Несмотря на многообразие таких ситуаций, их диапазон, как уже отмечалось, не беспределен, что и позволяет разграничить служебные письма по нескольким признакам.

    Прежде  всего, все письма можно разделить  по функциональному признаку на две  группы:

    1) письма, требующие письма-ответа;

    2)письма, не требующие письма-ответа.

    Письма, принадлежащие к первой группе, условно можно назвать «писма-вопросы» и «письма-ответы», что, в свою очередь, позволяет выделить:

• письмо-пробу;
• письмо-обращение;
• письмо-предложение (письмо-представление);
• письмо-запрос;
• письмо-требование.

    Ответы  на эти письма приобретают определенную форму в зависимости от характера  исходного письма. Письма-ответы должны всегда содержать регистрационный  номер и дату того письма, которое  явилось причиной для переписки.

    Письма, не требующие ответа, бывают следующих  видов:

• письмо-напоминание;
• письмо-приглашение;
• письмо-подтверждение;
• письмо-отказ;
• сопроводительное письмо;
• письмо-извещение;
• гарантийное письмо;
• информационное письмо.

    Отдельные виды писем подразделяются по признаку специализации. Так, среди сопроводительных писем выделяется договорное письмо, в соответствии с названием документа, который оно сопровождает.

    Если  содержание делового письма разделить  на аспекты, то можно говорить об одно- и многоаспектных письмах, что соответствует традиционному разделению писем на простые сложные. Простое служебное письмо – письмо одноаспектное. Можно выделить, например, следующие аспекты в содержании деловых писем:

    1) факт напоминания – письмо-напоминание;

    2) предоставление обещания гарантии  – письмо гарантийное;

    3) указание на достигнутую степень  согласия, свершившийся факт –  письмо-подтверждение;

    4) информирование о намечаемых  или уже проведенных мероприятиях  – информационное письмо;

    5) указание на факт отправки  прилагаемых к письму документов  – сопроводительное письмо;

    6) предупреждение о возможных ответных  шагах и т.д. – письмо-предупреждение.

    Одно  и то же письмо может содержать  и гарантию, и просьбу, и напоминание, т.е. быть многоаспектным (многоцелевым). Каждому из существующих аспектов содержания письма соответствует уже сложившиеся словесные конструкции со своими «ключевыми» словами,

    14

которые облегчают  поиск документа и процесс  его изучения.      Следует сказать, что переписка внутри организации не производится. Внутри организации обращаются служебные и докладные записки, но не письма.

    По  тематическому признаку письма можно  разделить в соответствии с классификатором  управленческих функций на снабженческо-сбытовые, административно-хозяйственные, производственные, по рекламе и т.д.

    По  тематическому признаку проводится различие между деловой и коммерческой корреспонденцией. Считается, что переписка, которая оформляет экономические, правовые, финансовые и все другие формы деятельности организации, называется деловой корреспонденцией, а переписка  по вопросам материально-технического снабжения и сбыта относится  к коммерческой корреспонденции. Однако письма, классифицируемые по тематическому  признаку, различаются лишь терминологией  и фразеологией.

    Следует отметить , что тематическая классификация официальных писем удобна  при инвентаризации корреспонденции. Для этих целей деловую переписку можно разделить на следующие виды:

• по общим вопросам технологии;
• по вопросам оборудования и энергетики;
• по вопросам производства;
• по вопросам стандартизации и унификации;
• по вопросам сбыта;
• по вопросам капитального строительства и т.д.

    Деловую переписку, касающуюся производственной деятельности предприятия, следует  отличать от переписки общественной – между профсоюзными и общественными  организациями.

    По  структурным признакам деловую  переписку можно разделить на регламентированную (стандартную) и нерегламентированную (нестандартную). Регламентированное письмо представляет собой письмо, составленное по определенному образцу (это касается не только стандартных аспектов содержания, но и формата бумаги, состава реквизитов и т.д.). Регламентированное письмо всегда фиксирует регулярную производственную ситуацию и реализуется в виде стандартных синтаксических конструкций.

    Служебное письмо должно быть кратким, понятным, компактным и полным. Однако его  краткость не должна отражаться на ясности, а его вынужденный формализм  – на желаемой эффективности. Эти  качества зависят от умения правильно  составить «каркас» письма.

    Отказ от письма-стандарта указывает на то, что составитель делового письма придает ему особый характер. Поэтому  нестандартное деловое письмо занимает особое место. Следует отметить, что  наряду с тенденцией к стандартизации языка деловой переписки нестандартное  письмо по-прежнему сохраняет свое место в практике переписки.

    Каждый  вид официального письма может включать ряд языковых формул. Языковая формула – это устойчивый оборот, словосочетание, выражающее вид, характер той или иной управленческой, производственной или просто профессиональной функции. Так, языковой формулой письма-пробы является выражение: «Прошу (просим)…»; языковой формулой сопроводительного письма – выражение: «Высылаем (направляем, посылаем)…»; языковой формулой письма подтверждения – выражение: «Подтверждаем (подтверждаю)…».

    Само  название письма обусловлено языковой формулой. По языковым формулам можно судить о разновидности письма, что позволяет определить цель его использования и приемы работы с ним. В большинстве случаев языковые формулы носят характер ответа: «В подтверждение нашего телефонного разговора…», «В ответ на Ваше письмо…», «В соответствии с нашей договоренностью…».

    Однако  любая языковая формула не универсальна. Так, в тех случаях, когда нужно  сослаться на какой-либо документ, оправдывающий  предпринимаемые шаги, уместно начать деловое письмо с выражения «В соответствии с …».Однако это выражение неуместно в

    15

случаях, когда те или иные мероприятия вытекают из уже ранее предпринятых или предпринимаемых действий. Здесь следует употребить выражение «В связи с…».

    Предлагаемые  ниже варианты являются наиболее распространенными  началами стандартного делового письма.

    Если  автор – лицо «юридическое», то действия передаются: от третьего лица единственного  числа. Например:

    «ОАО  «Прогресс» не возражает…»;

    «Кооператив «Поиск» гарантирует …»;

    «Совместное российско-английское предприятие  «Рэнк ксерокс» предлагает…»; от третьего лица множественного числа. Например: