Информационно-справочная документация

enter">Заявление

 
 

    Прошу освободить меня от должности старшего бухгалтера по  собственному желанию  с 1 сентября 2005 г.

 

22.08.2005    Васильев                И.В. Васильев

 

Согласен:

Гл.бухгалтер

(личная подпись)  И.О. Фамилия

   

 

_________О.К.________

Подготовить приказ

об увольнении с 14.09.2005

по собственному желанию

 

Подпись директора  И.О. Фамилия

25.08.2005.

 
 
 

В дело 12-03 приказ подготовлен

И.Кабанова 28.08.2005

 
 
 

Пример оформления заявления об увольнении

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

7

 

Телеграмма

(телетайпограмма)

    Телеграмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста – по телеграфной сети общего пользования. Телеграммы составляют в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов. Телеграммы составляются на специальных типографских бланках, а в случае их отсутствия – на обычной бумаге. Печатают телеграмму  в двух экземплярах, первый экземпляр направляется на телетайп (телеграф), второй подшивается в дело. Телеграмма визируется исполнителем, подписывается руководителем организации и заверяется печатью.

 
 

Пример  оформления телеграммы

 

    Телеграмма  содержит следующие реквизиты: наименование организации, указание категории телеграммы, отметку о виде телеграммы, телеграфный  адрес получателя, условный или полный текст (содержание телеграммы), подпись, регистрационный делопроизводственный номер, дату регистрации, адрес и  наименование отправителя (помещается под чертой).

 
 

    Телекс

    Телекс - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи – по абонентской телексной сети. Иначе говоря, телекс – это телеграмма, посланная по телетайпу (телепринту) – аппарату, применяемому для непосредственной телеграфной связи.

 
 

    Факсограмма (телефакс, факс)

    Факсограмма - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного),переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры).

 
 

    Телефонограмма

    Телефонограмма - обобщенное  название различных  по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста: передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем. Телефонограмма включает следующие реквизиты: наименование организации, вид документа, дату, номер, место составления, адресат, текст, подпись, отметку о времени передачи и приема и указание должностей, фамилий и инициалов лиц, принявших и передавших телефонограмму.

    8

 
 

Образец телефонограммы

 

    Телефонограммы  составляются в одном экземпляре, подписываются руководителем предприятия или непосредственным исполнителем. Текст телефонограммы не должен содержать более 50 слов. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, в ней указывается список учреждений-адресатов и номеров телефонов.

 
 

    АКТ

    Акт — документ, составленный несколькими лицами (комиссией) для подтверждения установленных фактов, событий, действий.

    Разновидности актов определяются их содержанием  и назначением: сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов), обследования (состояния техники  безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, результатов деятельности), испытаний (образцов, систем, технологий); приема-сдачи (материальных ценностей, документов), приема-передачи (дел); ревизии, инвентаризации; расследования аварий, несчастных случаев; ликвидации организации и т.д.

    Акты  проверок, обследований, ревизий и другие не только фиксируют установленные факты и события, а также содержат выводы, рекомендации и предложения.

    Акты  составляются коллегиально (не менее  двух составителей). Нередко акты составляются комиссиями, специально назначаемыми, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя организации. Однако возможно составление акта одним, специально уполномоченным на то лицом (ревизор, инспектор).

    Текст акта, как правило, состоит из вводной  и констатирующей частей.

    Вводная часть строится по схеме: основание, составлен комиссией в составе, присутствовали.

    Если  акт составлен комиссией, то вместо слова «присутствовали» указывают  председателя комиссии, затем членов комиссии, их должности, инициалы и  фамилии. Фамилии членов комиссии указывают  в алфавитном порядке, нумеруют арабскими  цифрами и пишут через 1,5 интервала.

    В констатирующей части излагаются цели и задачи, сущность и характер проведенной

 

    9

комиссией работы, указываются документы, на основании  которых работа проводилась, фиксируются  установленные факты. В случае необходимости  в этой части делают выводы и предложения  по установленным фактам.

    Акты  готовятся по результатам ревизий  при приеме-передаче дел, проведении испытаний новых изделий и  образцов, приеме объектов в эксплуатацию, сдаче документов, на уничтожение  и т.д.  В некоторых случаях  акты подлежат утверждению, в том  числе и вышестоящими организациями. Реквизит «УТВЕРЖДАЮ» находится  в правом верхнем углу на свободном  месте.

    Лицо, имеющее замечания по содержанию акта, подписывает его с указанием  о своем несогласовании и излагает свое мнение на отдельном листе-приложении. Небольшое по объему замечание можно  поместить ниже подписей лиц, составивших  акт.

    В том случае, если выводы и предложения  в акте излагаются в распорядительной форме, с указанием сроков исполнения предписываемых действий, акт предоставляется руководителю для визирования.

    Акт является основанием для издания  администрацией предприятия соответствующих  распорядительных документов.

    После составления акта комиссия должна ознакомить с его содержанием лиц, упомянутых в акте, под расписку.

    Дата  акта должна соответствовать дню  актируемого факта или события.

    Основные  реквизиты акта: реквизиты бланка организации; название вида документа; дата; заголовок к тексту; гриф утверждения (при необходимости); текст; отметка  о наличии приложения (если оно  имеется); подпись председателя и  членов комиссии; отметка о визировании  присутствовавших; отметка об исполнении документа и направлении его  в дело.

    Как правило, акт составляют в трех экземплярах; первый направляется в вышестоящие  организации, второй – руководителю организации, а третий подшивается  в дело.

 
 

    Справки

    Справки - отражают основную (производственную) деятельность организации. Они могут  быть внешними и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую, как правило, вышестоящую организацию, справки внутренние составляются для представления руководству организации или на рассмотрение в коллегиальный орган.

 

    Сводка

    Сводка- это документ, содержащий обобщенные сведения по какому-либо одному вопросу. В сводке концентрируется информация из различных источников по заранее  установленным параметрам, связанным  одной темой (сводка отзывов, сводка предложений, сводка замечаний и  т.п.).

 

    Заключение

    Заключение- это документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии, или специалиста по какому-либо документу или вопросу.

    Заключения  составляются на проекты положений, постановлений, инструкций, на  научные  работы (отчеты, статьи, диссертации  дипломные проекты), проекты стандартов и др.

 
 

    Перечень

    Перечень - это документ, содержащий систематизированное  перечисление предметов,  лиц, объектов в определенном порядке.

 

    10

 

    НАЗВАНИЕ  ОРГАНИЗАЦИИ

 
 

    АКТ

00.00.0000            №00

         Место издания

Краткое содержание события

или факта, сформулированное

отглагольным  существительным

в именительном падеже

 

Основание: номер  и дата распорядительного документа

Состав комиссии:

Председатель: Наименование должности, И.О. Фамилия.

Члены комиссии:      Наименование должности, И.О. Фамилии.

                    (Располагаются  в алфавитном порядке)

Присутствовали:  Наименование должности, И.О. Фамилии  лиц, присутствующих при

                   составлении акта (располагаются в алфавитном порядке)

 

    В констатирующей части акта описывается  проведенная работа, фиксируются  установленные факты; могут содержаться  выводы и заключения комиссии, конкретные предложения. Констатирующая часть  может быть разделена на пункты.

    Количество  экземпляров акта определяется числом заинтересованных лиц или нормативными документами, регламентирующими составление  акта.

Составлен в двух экземплярах:

1-й – кому (куда);

2-й – кому (куда).

    Приложение: Текст приложения, если оно есть.

Председатель     (подпись)    И.О. Фамилия

Члены комиссии    (подписи)    И.О. Фамилия

                                                            И.О. Фамилия

Присутствовали  при 

составлении акта    (подписи)    И.О. Фамилия

                                                                  И.О. Фамилия

 
 
 

Образец акта

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

11

СЛУЖЕБНОЕ ПИСЬМО

    Особое  место в системе информационно-справочной документации занимает переписка (корреспонденция) – обобщенное название разных по содержанию документов, выступающих в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями. Переписка занимает около 80% входящей и исходящей документации организации.

    Виды  деловой переписки и их назначения (письмо, телеграмма, телекс, факсограмма, телефонограмма) определяются способами передачи деловой информации, которые подразделяются на два основных вида – почтовая связь и электронная связь.

    Служебное письмо (синонимы: официальное письмо, деловое письмо) – название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста – пересылкой по почте.