Хранение документов кадровой службы

     Датой увольнения работника считается  последний день его работы (ст.77 ТК РФ). Например, последним днем работы работника является 10 января 2004 г. В  этом случае в графе 2 раздела «Сведения  о работе» необходимо указать  дату «10 01 2004». При прекращении трудового  договора по основаниям, предусмотренным  ст.77 ТК РФ (за исключением случаев  расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (п. п.4 и 10 этой статьи)), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении  трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт данной статьи. Например, при увольнении работника  по собственному желанию в качестве основания увольнения в трудовую книжку вносится п.3 ст.77 ТК РФ, а не ст.80 ТК РФ.

     При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт  ст.81 ТК РФ либо иные основания расторжения  трудового договора по инициативе работодателя, предусмотренные Трудовым кодексом РФ или иными федеральными законами.

     При прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового  договора со ссылкой на соответствующий  пункт ст.83 ТК РФ.

     Следует помнить, что при расторжении  трудового договора по инициативе работника  по причинам, с которыми законодательство связывает предоставление определенных льгот и преимуществ, запись об увольнении (прекращении трудового договора) вносится в трудовую книжку с указанием этих причин.

     Сведения  об увольнении (прекращении трудового  договора) и приеме (назначении) на работу в связи с переводом работника  на другую постоянную работу к другому  работодателю (в другую организацию) или его переходом на выборную работу (должность).

     При увольнении работника в связи  с его переводом на другую постоянную работу к другому работодателю (в  другую организацию) в графе 3 раздела  «Сведения о работе» трудовой книжки необходимо указать, в каком  порядке осуществляется перевод: по просьбе работника или с его  согласия. Затем делается запись о  выдаче трудовой книжки в книге учета  движения трудовых книжек.

     Трудовой  договор, заключенный между работником и работодателем может быть, расторгнут по разным причинам. Основание для прекращения трудового договора устанавливает Трудовой кодекс Российской Федерации.

     Документы комплектуются для передачи в  архив, затем личная карточка перемещается в картотеку уволенных.

 

2. Хранение документов кадровой службы

 

     Дела кадровой службы подлежат оформлению при их заведении, при отсутствии надобности в них и по завершении календарного года. Оформление дел представляет собой комплекс работ по их технической обработке и проводится менеджером по персоналу организации.

     В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

     Полному оформлению подлежат дела постоянного  и временного

     (свыше  10 лет) хранения и по личному  составу. Полное оформление дела  предусматривает: 

     подшивку  или переплет дела, нумерацию листов в деле, составление заверительной  надписи дела;

     составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела, внесение необходимых  уточнений в реквизиты обложки  дела.

     Дела  временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается хранить их в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

     В целях обеспечения сохранности  и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все  его листы, кроме листов заверительной  надписи и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами сплошной нумерацией в правом верхнем углу, не задевая  текста документа, простым графическим  карандашом или нумератором.

     Обложка дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения оформляется  по установленной форме. По окончании  года в надписи на обложках дел  постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения, проверяется  соответствие заголовков дел на обложке  содержанию подшитых документов, в  необходимых случаях в заголовок  дела вносятся дополнительные сведения.

     На  завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному  составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с  предъявляемыми требованиями, ежегодно составляются описи. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

     Описи составляются отдельно на дела постоянного  хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу.

     При составлении описи дел соблюдаются  следующие требования: заголовки  дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел. Каждое дело вносится в опись под самостоятельным  порядковым номером (если дело состоит  из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным  номером). Порядок нумерации в  описи сплошной, графы описи заполняют  в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела, при внесении в опись нескольких дел подряд с одинаковыми заголовками  пишется полностью заголовок  первого дела, а все остальные  однородные дела обозначаются словами  «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок  воспроизводится полностью), графа  описи «Примечания» используется для  отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния. Описи  дел составляются по установленной  форме в трех экземплярах.

     С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту  их формирования. Часть документов, образовавшихся и образующихся в  деятельности предприятия, подлежат передаче в ведомственный архив.

     Для временного (свыше 10 лет) хранения документов, имеющих практическое значение, а  также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение, ведомства образуют центральный  архив.

     Центральный архив ведомства хранит документы  центрального аппарата, организаций  – предшественников ведомства и  при необходимости других организаций  в соответствии со списком организаций  – источников комплектования архива, утвержденным руководителем ведомства.

     В центральный архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения по личному составу. Их передача производится только по описям.

     Дела  временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в центральный  архив не подлежат, они хранятся в структурном подразделении  и по истечении сроков хранения и  подлежат уничтожению в установленном  порядке.

     Организация может сократить срок хранения документов в своем ведомственном архиве до передачи их на государственное  хранение в случаях:

     – прекращения деятельности;

     – нестабильности деятельности;

     – отсутствия условий для хранения документов;

     – желания самого предприятия. Соблюдение правил ведения и хранения кадровой документации, а также своевременная  сдача этой документации в архив - профессиональный долг работника  кадровой службы. Постоянный контроль за деятельностью кадровой службы, оперативное устранение недостатков  – одна из важнейших задач организации.

     Архив находится в отдельном, изолированном  помещение. Документы размещаются  на стеллажах в коробках или связках. Помещение архива содержится в чистоте, систематически там проводится влажная  уборка. Для хранения научно-справочного  аппарата и учетных документов в  организации установлен сейф.

     В соответствии со ст.15 Федерального закона от 22.10.04 №125-ФЗ «Об архивном деле в  Российской Федерации» государственные  органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью  без образования юридического лица, обязаны обеспечивать финансовые, материально-технические  и иные условия, необходимые для  комплектования, хранения, учета и  использования архивных документов, предоставлять для создаваемых  ими архивов здания и (или) помещения, отвечающие нормативным требованиям  хранения архивных документов и условиям труда работников архивов. Практика проверок постановки архивного дела в организациях показывает, что лишь немногие организации имеют социально  выделенные изолированные помещения  для хранения архивных документов, оборудованные надлежащим образом. Как правило, документы, законченные  делопроизводством, годами хранятся в  структурных подразделениях организации  в необработанном виде, что затрудняет их использование, в т. ч. для исполнения запросов граждан о подтверждении  трудового стажа и размера  заработной платы за отработанный в  данной организации период. Несвоевременное  упорядочение документов нередко ведет  к невосполнимой утрате сведений, затрагивающих социально-трудовые интересы граждан.

Заключение

 

     Организационно-правовые документы содержат положения строго обязательные для исполнения, они  являются правовой основой деятельности организации. Эти документы в  обязательном порядке проходят процедуру  утверждения руководителем организации.

     Цель  разработки организационных документов – наиболее рациональное разделение и кооперация труда между организацией и работниками.

     Одна  из важнейших функций организации  работы с документами – функция  учета документов. Учет документов обеспечивается их регистрацией –  записью учетных данных о документе  по установленной форме, фиксирующей  факт создания документа, его отправки или получения. Наряду с функцией учета документов регистрация позволяет  осуществлять контроль исполнения документов, вести поиск документов работников.

     Залог успеха организации – эффективный  персонал, поэтому востребованы специалисты. Зачастую менеджер по персоналу становится проводником новых идей, знакомит руководителя с передовыми методами управления персоналом. Для менеджера  по персоналу важно правильно  оформить документы: при приеме на работу, переводе и особенно при увольнении. Потому, что увольнение работника, к  примеру, может быть признано незаконным и организации придется ему оплачивать время вынужденного прогула. В результате лишения работника возможности  трудиться у него возникает вынужденный  прогул, который в одних случаях  приводит к тому, что работник не получит заработка, в других –  может привести к этомуСистема работы с кадрами должна быть спланирована таким образом, чтобы постоянно  добиваться увеличения в составе  рабочей силы предприятия тех  людей, кто обладает хорошими знаниями, навыками и следить за тем, чтобы  таких работников становилось все  больше.

     Таким образом, кадровая документация, всегда игравшая существенную роль в жизни  каждого трудоспособного человека в нашей стране, продолжает оставаться актуальной и в условиях развития рыночных отношений, так как служит документальным подтверждением прав работника  на социальное обеспечение по старости и инвалидности, предоставляется  в суд при трудовых конфликтах, сдается в государственные архивы на длительное хранение, используется в справочных целях при обращении  граждан в архивные учреждения.

Источники

 

1. Трудовой кодекс  Российской Федерации от 30.12. 2005 г.  утвержден Федеральным законом  №197 в редакции от 30.06. 2006 г. №90 - ФЗ.

2. Федеральный  закон РФ от 08.07. 2006 г. №149-ФЗ. «Об  информации, информационных технологиях  и защите информации» (принят  ГД ФС РФ 08.07. 2006) // собрание законодательства  РФ. – 2006. - №31 (1ч).

3. Государственная система ДОУ. Основные положения. Общие требования к документам и служба ДОУ. – М.: ВНИДАД 1991. – 74 с.

4. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Изд-во стандартов, 2003.

5. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе // Справочник кадровика. - 2003. - №5. - С.73

6. Бабынина Л.С. Формы стимулирования персонала // Справочник по управлению персоналом. – 2004. - №8. - С. .97

7. Вялова Л.М. Унифицированные формы: оформляем отпуск // Справочник кадровика. – 2005. - №6. - С.58