Хранение документов кадровой службы

Содержание

ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………………..3

1. Документирование  кадровой деятельности…………………………………………...………………..………….5

1.1. Оформление кадровых документов……………………………………..…..6

1.2  Оформление пенсии…………………………………………………………..13

1.3 Оформление документов  при увольнении………………………………….15

2. Хранение документов кадровой службы…………………………………….17

Заключение………………………………………………………………………...20

Источники………………………………………………………………………….21

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

     Дискуссия о судьбах и перспективах развития службы управления персоналом возникла на страницах ведущих бизнес-изданий  уже довольно давно, но тема не только не была исчерпана, но и обрела сегодня  особо актуальное звучание. Для российского  бизнеса это особенно важный вопрос, потому что функции службы кадров советских времен ничего общего с  задачами сегодняшней экономики  не имели, а стереотип отношения  в значительной степени у людей  остался.

     В современных условиях для повышения  эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение  всегда базируется на информации, на служебном  документе.

     Организационная деятельность выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной  состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений  и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

     Задачи  управления трудовым коллективом, формирования и качественного улучшения его  состава можно решать только при  наличии совершенной системы  информационного обеспечения работы с кадрами, которая включает многочисленные информационные показатели и постоянно  совершенствуется и обновляется  на основе применения современных информационных технологий.

     Составление и оформление кадровой документации регламентируется соответствующими законодательными и подзаконными актами.

     Под обобщающими понятиями «кадровая  документация» или «документация  по личному составу» подразумевают  широкий круг документов, содержащих сведения о работниках предприятия  и деятельности самой кадровой службы: персональные и учетные документы, плановые и отчетно-статистические, организационно-распорядительные

     Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию  и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально  ведется документация, зависит успех  управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется на виде разного рода документов.

     Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном  обществе информация стала полноценным  ресурсом производства, важным элементом  социальной и политической жизни  общества. Качество информации определяет качество управления. В современных  условиях для повышения эффективности  управления необходимо уделять достаточное  внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

     Информация  фиксируется в документах, которые  придают ей организационную форму  и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений  и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой.

     Работа  с документами должна иметь настолько  отработанный порядок, чтобы работники  не отвлеклись от главных производственных целей предприятия.

1. Документирование  кадровой деятельности.

 

     Деятельность  кадровой службы организации – неотъемлемая часть такого важного и крайне ответственного направления, как документационное обеспечение управления (ДОУ). Существует определенная нормативно-методическая база (система государственных и  отраслевых стандартов, постановлений  и распоряжений Правительства РФ, инструктивных писем министерств  и ведомств, пособий и др.), регламентирующая правильность оформления документов, построение документооборота в организации  и т.д.

     Кадровая  документация (документация по личному  составу) организации имеет большое  значение, поскольку и при оперативном (в отделе кадров организации), и  при архивном (в архиве самой организации  или в государственном архиве) хранении она является первоисточником  информации о трудовом стаже граждан  и в связи с этим непосредственно  связана с обеспечением их конституционных  прав.

     Кадровая  документация относится к категории  документов долговременного хранения. Сроки хранения различных видов  документов по личному составу установлены  Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, утвержденные Руководителем Федеральной архивной службы России.

1.1 Оформление кадровых документов

Оформление  документов при приеме на работу 

     Работник должен предоставить следующие документы: заявление о приеме на работу с подписью директора, паспорт или иной документ, удостоверяющий личность, трудовую книжку, за исключением случая, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства, страховое свидетельство государственного пенсионного страхования, документы воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих воинскому учету, документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний – при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки, справку формы 2-НДФЛ с предыдущего места работы, медицинскую справку, СЗВК (сведения о стаже застрахованного лица).

     На  основании этих документов оформляется  приказ о приеме работника с которым  он знакомится под роспись. В приказе  указывается наименование структурного подразделения, в котором предстоит  работать сотруднику, профессия, (должность), испытательный срок (если он устанавливается  при приеме), а также условия  приема на работу, характер предстоящей  работы, оплата труда. Далее заполняется  личная карточка работника.

     Трудовой  договор, заключенный в письменной форме – это акт индивидуально-договорного  характера, который должен отражать условия труда работника и  обязательства сторон, предусмотренные  законодательством, коллективным договором, соглашениями.

     Согласно  Трудового кодекса Российской Федерации  трудовой договор – это соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязан предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, своевременно и в полном размере выплачивать  работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, а также соблюдать действующие  в организации правила внутреннего  трудового распорядка.

В трудовом договоре указываются: фамилия, имя, отчество работника, наименование работодателя, наименование организации, место работы, дата начала работы, наименование профессии в соответствии со штатным расписанием или конкретная трудовая функция, права и обязанности работника, характеристика условий труда, компенсации и льготы работникам за работу в тяжелых, вредных и опасных условиях, режим труда и отдыха, условия оплаты труда, виды и условия социального страхования.

     Трудовой  договор составляют в двух экземплярах, каждый из которых оформляется как  подлинник: содержит подписи работодателя и работника, заверяется печатью  организации. Один экземпляр хранится в организации, а второй – у  работника.

     Трудовой  договор вступает в законную силу с момента подписания его сторонами. Трудовой договор аннулируется, если работник не приступил к работе в  установленный договором срок без  уважительной причины в течение  недели.

     После составления отчета о приеме, работник знакомится с правилами внутреннего  трудового распорядка, знакомится со своими должностными обязанностями.

     При приеме на работу и в процессе трудовой деятельности работника у работодателя накапливается на него определенное «досье», соответствующие данные о  нем, которые вместе с документами, необходимыми при приеме на работу, трудовым договором, приказом (распоряжением) о приеме на работу образуют личное дело работника. В то же время правовая регламентация сбора этих данных, их обработки, а также доступ к  ним соответствующего работника  отсутствует.

     Содержащиеся  в личном деле данные нередко носят  конфиденциальный характер. Такая информация о работнике (персональные данные) представляет собой сведения о фактах, событиях и иных обстоятельствах жизни  и деятельности работника, посредством  которых возможно идентифицировать его личность.

     Сегодня, когда широко используются автоматизированные информационные системы и их технологии, информация о любом работнике, состоящем  с работодателем в трудовых отношениях, может стать в той или иной мере открытой и при определенных обстоятельствах привести к ущемлению (или умалению) его прав и законных интересов, причинить работнику  материальный ущерб и моральный  вред. Это и другие возможные обстоятельства предопределили необходимость правового  закрепления принципов, касающихся, в частности, обработки персональных данных работников, положений о порядке их хранения и использования в организации, о передаче персональных данных и правах работников по их защите, а также об ответственности лиц за невыполнение требований правовых норм, регулирующих указанные вопросы.

Оформление  документов при переводе работника

     Условия и порядок перевода на другую работу определяется трудовым кодексом Российской Федерации.

     Согласно  законодательству допускается три  вида перевода: перевод на работу на том же предприятии, перевод на другое предприятие, перевод в другую местность (возможно вместе с предприятием).

     Все изменения трудового договора допускаются  только с согласия работника. Согласие должно быть получено предварительно, до издания приказа (распоряжения) о  переводе, после ознакомления со всеми  условиями той работы, на которую  конкретно предполагается перевод  работника.

     Перевод в другое структурное подразделение  оформляется приказом о переводе работника на другую работу. На основании  приказа менеджером по персоналу  делается пометка в личной карточке, запись в трудовой книжке и других документах.

     Оформление  перевода работника на другое предприятие (п.5 ст.77 ТК РФ) производится в следующем порядке:

     работник, давший согласие на перевод или возбудивший  ходатайство о переводе, подает письменное заявление на имя своего непосредственного  руководителя с изложением мотивов  перевода и указанием предприятия, в котором он желает работать;

     его непосредственный руководитель рассматривает  заявление, и при согласии на перевод  отдел кадров оформляет соответствующие  документы – представление на перевод в 2 экземплярах, заявление  работника, характеристику;

     руководитель  принимающего предприятия после  получения документов решает вопрос о приеме работника на работу и  дает ответ руководителю предприятия, от которого получены документы на перевод;

     при получении согласия на перевод прежний  руководитель издает приказ об освобождении работника от занимаемой должности.

Оформление  отпусков

     Оформление  ежегодного основного оплачиваемого  отпуска

     Ежегодный оплачиваемый отпуск должен предоставляться  работнику в соответствии с утвержденным руководителем графиком отпусков. Его  соблюдение обязательно как для  работодателя, так и для работника (ст.123 ТК РФ). Для оформления и учета  отпусков применяется форма Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска  работнику».

     Текст унифицированной формы Т-6 начинается с фразы: «Предоставить отпуск», затем указываются в дательном  падеже фамилия, имя, отчество работника, наименование структурного подразделения, где он трудится, его должность  или специальность, профессия, обозначенные в трудовом договоре, в приказе  о приеме работника, а если он был  переведен, то в изменении к трудовому  договору и приказе о переводе. Указывая эти данные, менеджеру по персоналу следует использовать личную карточку работника.