Характеристика автоматизированных систем управления документами в банках Республики Беларусь (концепция развития электронного документ

       недостаточно автоматизированы регламенты сбора отчетности;

       не создана централизованная полнофункциональная система хранения отчетов и управления архивом, не реализована комплексная система защиты информации, поэтому существует значительный риск потери информации, несвоевременного ее представления или несанкционированного доступа к ней;

       существующая технология обратной связи с источниками, с учетом наличия различных версий форм отчетности, не обеспечивает гарантированного соответствия поступивших документов и результатов их обработки.

В сложившихся условиях при наличии имеющихся недостатков существующей технологии сбора банковской отчетности складывается объективная необходимость совершенствования системы сбора банковской отчетности на основе технологий использования электронных документов.

Совершенствование процессов сбора и хранения отчетности с использованием современных технологий с учетом существующей ситуации и необходимости постоянной эксплуатационной готовности подсистемы сбора и обработки банковской отчетности  может быть проведено в несколько этапов, которые определяются Планом мероприятий по выполнению Плана реализации требований Директивы Президента Республики Беларусь от 27 декабря 2006 г. № 2 ”О мерах по дальнейшей дебюрократизации государственного аппарата“, а также по расширению сферы применения электронных документов и развитию технологий электронного документооборота в банковской сфере.

На первом этапе необходимо создать банк данных входной отчетности (далее – БДВО). Данный этап находится на стадии реализации. Важной характеристикой первого этапа является то, что в его рамках автоматизируется ручное помещение отчетности в БДВО, что, с одной стороны, подразумевает охват лишь части отчетности, а с другой – реализует не обеспеченную в настоящее время потребность в функциях ручного помещения. В частности, такая технология позволит миновать стадию использования существующей устаревшей технологии и организовать сбор отчетности в виде электронных документов для некоторых категорий отчетности:

      информации, предоставляемой банками в управление регулирования кредитно-финансовых инструментов Главного управления регулирования банковских операций Национального банка, которая носит временный характер и не является отчетностью, утвержденной постановлением Совета директоров Национального банка;

      информации, получаемой из других организаций, органов государственного управления и других источников (Министерство финансов Республики Беларусь, Министерство статистики и анализа Республики Беларусь и др.), для использования в отчетности Национального банка – при наличии договоренности с этими организациями;

      иных видов отчетности, в том числе отчетности, утвержденной постановлением Совета директоров Национального банка, – по желанию банков.

Первый этап должен реализовать следующие функции БДВО:

      хранение части входной отчетности, не обеспеченной в настоящее время технологией автоматизированного сбора, полученной из банков и других организаций в виде электронных документов, снабженных реквизитами содержания;

      процедуру ручного формирования электронных документов, содержащих формы отчетности, с использованием ЭЦП и помещение таких документов в БДВО;

      стандартное информационное обслуживание – для должностных лиц заинтересованных структурных подразделений Национального банка (поиск по типам и реквизитам, просмотр электронных документов, проверка ЭЦП и др.) при разрешении спорных ситуаций, связанных с предоставлением отчетности и в других случаях, когда требуется обращение непосредственно к документальной информации, предоставленной организациями-отправителями;

      специальное информационное обслуживание – для реализации специфических процессов, связанных с использованием входной отчетности (в частности, взаимодействие с подсистемой обработки банковской отчетности (по существующему в ее рамках интерфейсу) в части передачи исходных файлов с формами отчетности, которые содержатся в электронных документах, помещенных в БДВО, и получения информации о результатах их проверки);

      информационное обслуживание организаций-отправителей отчетности, включающее элементы стандартного информационного обслуживания, а также специальные информационные услуги по оповещению о результатах проверки и обработки входной отчетности (например, предоставление системой отчетов, содержащих сведения об отправленных в Национальный банк документах с результатами их обработки, и т. п.).

Главной задачей второго этапа является помещение в БДВО основного потока форм банковской отчетности, поступающего в рамках существующего в настоящее время процесса сбора, что позволит обеспечить надежное архивное хранение отчетности. При этом формы отчетности преобразуются в формат электронного документа, принятый в системе, ЭЦП не используется, появляется дополнительная процедура пакетной выгрузки форм отчетности в рамках специального информационного обслуживания должностных лиц.

Третий этап должен реализовать технологию формирования электронных документов, содержащих отчетность, на стороне организаций-отправителей путем взаимодействия с автоматизированными системами этих организаций; осуществить замену электронной почты ProCarry современными средствами коммуникации с использованием средств криптографической защиты информации; модернизировать интерфейс взаимодействия с подсистемой обработки банковской отчетности – обеспечить взаимодействие в режиме реального времени.

На четвертом этапе необходимо автоматизировать регламенты обработки входной отчетности: контроль своевременной обработки, уведомление персонала подсистемы обработки банковской отчетности и банков о наступлении срока обработки форм; сбор статистических сведений о количестве и качестве обработанных входных форм (с учетом регламентов) и т. п.

Последовательность выполнения указанных этапов может уточняться в процессе их реализации. В частности, создание современного интерфейса с подсистемой обработки банковской отчетности, обозначенное как задача третьего этапа, может произойти на более ранних стадиях  в зависимости от планов развития указанной подсистемы.

На одном из указанных этапов или впоследствии необходимо обеспечить представление форм отчетности в виде электронных документов путем усовершенствования форматов представления, использования технологий визуализации документов и организационного усовершенствования порядка использования ЭЦП.

Для организации доступа пользователей и автоматизированных систем к функциям БДВО, а также обеспечения ряда технологических инфраструктурных элементов предполагается использование компонентов среды электронного взаимодействия и обслуживания (далее – СЭВИО), описываемой в главе 6 настоящей Концепции. Организация взаимодействия автоматизированных систем отправителей и получателей отчетности может строиться по принципам, изложенным для решения задач организационно-распорядительного электронного документооборота (в соответствии с  главой 3 настоящей Концепции).

АРХИВЫ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

В банковской системе функционируют следующие виды архивов электронных документов:

       Центральный архив межбанковских расчетов Национального банка Республики Беларусь – принимает на хранение электронные документы участников межбанковских расчетов и обеспечивает их сохранность и использование в интересах участников АС МБР; данная система является наиболее развитой из аналогичных систем;

       подсистема архивов Документальной информационной системы Национального банка – включает в себя ведомственный архив электронных документов, оперативный архив электронных документов, текущие архивы структурных подразделений Национального банка и документальные банки данных;

       архивы, построенные отдельными банками для хранения некоторых категорий электронных документов.

Кроме того, ряд банков для осуществления депозитарного хранения своих архивов электронных документов пользуется услугами архива Белорусского научно-исследовательского центра электронной документации.

Для большинства участников банковской системы существует ряд потребностей по архивному хранению электронных документов, не обеспеченных или недостаточно обеспеченных в настоящее время:

      хранение электронных документов (электронных сообщений АС МБР, электронных документов автоматизированной системы ”клиент-банк“, внутрибанковских мемориальных электронных документов, расчетных документов в электронном виде, подтверждений, извещений и др.);

      ведомственное хранение электронных документов (как организационно-распорядительных, появляющихся с развитием организационно-распорядительного электронного документооборота, так и иных, подлежащих ведомственному хранению);

      хранение электронных документов, создаваемых различными автоматизированными системами (SWIFT, Reuters, система электронного документооборота рынка ценных бумаг и др.).

Количество подлежащих хранению в архивах документов неуклонно возрастает, что связано прежде всего с развитием банковского розничного бизнеса и расширением сферы банковских услуг, а также с развитием информационных технологий вообще и увеличением числа автоматизированных систем различных классов. При этом большинство систем, которые оперируют документами, обычно не обладают функциями хранения, отвечающими требованиям архивного дела.

Рост количества хранимых документов касается не только электронных документов, но и документов на бумажных носителях, что является серьезной проблемой для работы ведомственных архивов организаций. Требуется все большее количество площадей для работы архивов, стоимость приобретаемых и арендуемых площадей, особенно в центральных районах крупных городов, постоянно возрастает. В результате многие организации вынуждены использовать помещения в удаленных районах или мало приспособленные помещения, что приводит к увеличению количества мест хранения и серьезному усложнению работы самих архивов. Указанную проблему возможно решить путем создания автоматизированных систем обеспечения деятельности ведомственных архивов, которые могут оперировать единицами хранения (документами и др.) как в электронном виде, так и на бумажных носителях, преобразования в электронный вид (оцифровки) наиболее важных и востребованных частей архивных фондов. Такой подход позволяет разгрузить дорогостоящие площади и использовать более дешевые в удаленных районах, а также не только не ухудшить при этом качество работы архивов, но и существенно улучшить его.

Серьезной проблемой является отсутствие достаточной нормативной правовой и методологической базы, касающейся не только построения и функционирования архивов электронных документов, но и применения различных категорий электронных документов, в том числе обеспечения возможности отмены обязательного хранения документов на бумажных носителях. В частности, отсутствует типовой перечень документов с указанием сроков хранения, адаптированный для специфики банковской деятельности.

В целом можно вести речь о потребности для различных организаций создания как минимум трех категорий архивов, различающихся длительностью хранения и организацией доступа:

      ведомственных (межведомственных) архивов – обеспечивающих длительное хранение документов;

      архивов оперативного доступа – обеспечивающих краткосрочное хранение либо временное хранение до передачи в иные архивы (текущие архивы структурных подразделений и др.);

      банков данных электронной документации.

При создании архивов электронных документов различных категорий владелец архивов должен обеспечивать решение следующих вопросов:

      разработка и утверждение необходимого комплекта нормативных правовых, технологических, методических и иных документов;

      создание высоконадежного распределенного программно-технического комплекса;

      обеспечение необходимой сертификации и аттестации программно-технических комплексов для обеспечения безопасности;

      разработка и внедрение информационных технологий, обеспечивающих процессы приема, учета, хранения, обслуживания, выдачи и удостоверения копий (в том числе на бумажном носителе), экспертизы ценности, передачи на государственное хранение и другие процедуры архивного дела;

      обеспечение необходимым персоналом;

      сопровождение эксплуатации.

При создании собственных систем архивов электронных документов владелец архивов должен обеспечить решение всех указанных выше задач. Такой подход выглядит вполне логичным и в ряде случаев оправданным, однако весьма сложным, длительным и ресурсоемким. В связи с этим представляется целесообразным рассмотрение вопроса о создании системы коллективного пользования – Банковской системы архивов электронных документов (далее – БСАЭД) – как автоматизированной системы и организационной единицы. Такая система может обеспечивать функции хранения всех указанных категорий архивов. При этом она должна удовлетворять требованиям высокого качества информационного обслуживания и постоянной доступности информационных ресурсов для их владельцев. БСАЭД может обеспечивать выполнение функций:

      межведомственного архива электронных документов;

      оперативного хранения электронных документов;

      банков данных электронной документации различного назначения.

Дополнительной функцией БСАЭД может являться хранение архивов автоматизированных систем.

В зависимости от выполняемых функций единицами хранения могут являться: