Характеристика автоматизированных систем управления документами в банках Республики Беларусь (концепция развития электронного документ

РЕФЕРАТ

по курсу «Делопроизводство»:

«Характеристика автоматизированных систем управления документами в банках Республики Беларусь (концепция развития электронного документооборота для банковской системы)»

МИНСК 2012

Оглавление

ПРИМЕНЕНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ В БАНКОВСКОЙ СИСТЕМЕ

СОСТОЯНИЕ И НАПРАВЛЕНИЯ РАЗВИТИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

ПРИМЕНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ В ПРОЦЕССАХ СБОРА И ХРАНЕНИЯ ОТЧЕТНОСТИ

АРХИВЫ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

ВЕБ-ПОРТАЛ БАНКОВСКОЙ СИСТЕМЫ – СРЕДА ЭЛЕКТРОННОГО ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ И ИНФОРМАЦИОННОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

ПРИМЕНЕНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ В БАНКОВСКОЙ СИСТЕМЕ

Тенденции развития современных информационных технологий направлены на вытеснение традиционных средств передачи, обработки и хранения информации на бумажных носителях их электронными аналогами. Данный процесс носит объективный характер, поскольку поток информации в современных условиях резко возрастает. Банковская деятельность в первую очередь оказывается областью применения передовых информационных технологий.

Банковская система Республики Беларусь, находясь в общемировом русле развития информационных технологий, также широко применяет технологии, связанные с использованием электронных документов. В том числе достаточно много внимания уделяется решению задач межкорпоративного (межведомственного) электронного документооборота, что подтверждается целым рядом планов и программ. Так, в Программе развития  банковского  сектора экономики Республики Беларусь на 2006 – 2010 годы, утвержденной Указом Президента Республики Беларусь от 15 января 2007 г. № 27, отмечена необходимость разработки и внедрения единой автоматизированной системы банковского электронного документооборота, реального и полнофункционального использования средств ЭЦП и цифровых сертификатов.

В настоящее время ведется работа по построению БИОК, которая станет важным фактором в развитии технологий, связанных с электронными документами и электронным документооборотом в банковской системе. Многие положения настоящей Концепции непосредственно основываются на перспективах использования единой инфраструктуры ключевой информации, реализуемой в рамках БИОК.

С учетом различных требований, специфики и условий развития можно выделить несколько основных видов электронных документов (или документов в электронном виде), обращающихся в настоящее время в банковской и смежных системах:

       электронные документы (электронные сообщения) автоматизированной системы межбанковских расчетов (далее – АС МБР);

       электронные документы автоматизированных систем ”клиент-банк“;

       внутрибанковские мемориальные электронные документы;

       расчетные документы в электронном виде;

       подтверждения, извещения, авизо, реестры и другие документы, связанные с банковскими технологиями и инструментами, а также, как правило, с необходимостью межбанковского обмена;

       организационно-распорядительные документы;

       банковская отчетность и статистические данные;

       электронные документы различных автоматизированных систем, связанных с банковскими пластиковыми карточками, ценными бумагами, электронными торгами и аукционами, а также SWIFT, Reuters и др.

Между тем существенной особенностью текущего состояния электронного документооборота является то, что он, как правило, замыкается в рамках конкретной автоматизированной системы. Степень взаимодействия различных систем, использующих или потенциально предназначенных для использования электронных документов, можно оценить как недостаточную. При этом возможность обмена электронными документами между разнородными системами на данном этапе является необходимым условием успешного развития электронного документооборота в целом.

Законодательство в Республике Беларусь в области использования электронных документов пока не позволяет обеспечить однозначные подходы к проектированию всех автоматизированных систем, применяющих электронные документы. Нормативное и технологическое обеспечение кардинально отличается для разных сфер применения электронных документов.

Наиболее развиты в области нормативного и технологического обеспечения АС МБР и системы ”клиент-банк“. К такому обеспечению относятся нормативные правовые акты Национального банка, специализированные стандарты, руководящие документы, кодексы установившейся технической практики. Установлены требования и правила, касающиеся различных этапов жизненного цикла электронных документов, их унификации, форматов, необходимости сертификации, архивного хранения и уничтожения. Организован Центральный архив межбанковских расчетов Национального банка Республики Беларусь, реализующий все процедуры долговременного хранения электронных документов.

Остальные автоматизированные системы обычно строятся на базе локальных нормативных правовых актов либо на основе сведений и представлений, имеющихся у разработчиков. При наличии в республике общих нормативных требований и стандартов высокого уровня (определяющих, как правило, общеметодологические вопросы) и ряда требований и стандартов частного технического характера (вычисление ЭЦП и др.) конкретные реализации автоматизированных систем, даже находящихся в одной сфере применения, существенно отличаются одна от другой. Это значительно усложняет задачу организации взаимодействия различных систем, которая непременно возникает на определенном уровне развития.

В самом общем виде требования к автоматизированным системам, использующим электронные документы, сводятся к необходимости охвата полного жизненного цикла обращения электронных документов. В такой жизненный цикл включаются создание, регистрация, исполнение, хранение и уничтожение документов. При этом задача хранения электронных документов технологически значительно отличается от остальных (время создания, регистрации и исполнения электронных документов в автоматизированных системах может исчисляться долями секунд, время хранения – годами). Отдельной задачей также является создание возможности однозначной визуализации и подтверждения юридической значимости электронных документов при хранении.

Создание крупных интегрированных автоматизированных систем, охватывающих банковскую систему в целом, не является лишь вопросом технического проектирования и реализации. Построение такого рода систем требует разработки соответствующей нормативной правовой и технической базы, направленной в первую очередь на установление и определение однозначных требований к взаимодействующим системам. Важно отметить, что существующее состояние нормативного и технологического обеспечения систем, использующих электронные документы, и общее состояние нормативной базы, а также недостаточная степень их взаимодействия зачастую приводит к тому, что в ряде важнейших бизнес-процессов, массово оперирующих документами, наряду с электронными документами приходится использовать документы на бумажных носителях. Так, при осуществлении автоматизированных межбанковских платежей банкам приходится осуществлять массовую досылку бумажных приложений. В целом, несмотря на все достижения в области использования электронных документов в банковской деятельности, в настоящее время не удается в полной мере осуществить переход на электронную форму платежных и бухгалтерских документов без их дублирования на бумажных носителях.

Необходимая методологическая и нормотворческая деятельность ведется достаточно медленно и зачастую разрозненно. В связи с этим возрастает потребность со стороны участников банковской системы в усилении координации работы в данном направлении между собой (с обязательным участием Национального банка), а также с соответствующими государственными органами.

Применительно к областям деятельности, требующим взаимодействия участников банковской системы между собой, а в перспективе – с государственными органами и иными организациями, настоящая Концепция направлена на решение наиболее актуальных задач: долговременное архивное хранение электронных документов, организационно-распорядительный документооборот, совершенствование процесса сбора банковской отчетности и иных процессов технологического документооборота. Необходимо дальнейшее развитие механизмов и инструментов этого взаимодействия.

СОСТОЯНИЕ И НАПРАВЛЕНИЯ РАЗВИТИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Анализ текущего состояния организационно-распорядительного электронного документооборота показывает, что основной объем документооборота между организациями банковской системы составляет переписка Национального банка и банков. Эти документы не носят массовый характер, однако их количество оказывается достаточно существенным и может доходить до нескольких тысяч в год для одной организации. Одной из частей этой переписки являются нормативные правовые акты и другие документы, регулирующие банковскую деятельность, рассылаемые Национальным банком в банки (постановления Правления и Совета директоров Национального банка и др.). Другую часть переписки составляют документы отчетного характера, направляемые из банков в Национальный банк.

В технологическом аспекте текущее состояние организационно-распорядительного документооборота в банковской системе характеризуется следующим:

       переписка между организациями, как правило, осуществляется посредством документов на бумажных носителях;

       ряд организаций не имеет в своем распоряжении АС ДОУ, обеспечивающих процессы обработки организационно-распорядительных документов;

       в целом различные организации, использующие АС ДОУ, применяют решения разных производителей;

       в АС ДОУ банков используются различные программно-технологические решения, основанные на разных архитектурных принципах и использующие отличающиеся форматы электронных документов (при этом в различных реализациях формат электронного документа может иметь неодинаковую трактовку), форматы и принципы обмена электронными документами, форматы ЭЦП, средства ЭЦП, ключи для выработки и проверки ЭЦП;

       в ряде случаев выполнены или ведутся работы по внедрению внутреннего электронного документооборота, в том числе с удаленными структурными подразделениями.

Для организации электронного документооборота на межкорпоративном (межведомственном) уровне необходимо учитывать ряд факторов, существенно усложняющих решение этой задачи:

      технологическая разнородность систем, использующих электронные документы;

      неполная оснащенность банков АС ДОУ;

      недостаточная готовность банков в силу ряда причин объективного и субъективного характера к использованию официальных электронных документов;

      отсутствие единой инфраструктуры ключевой информации.

Несмотря на ряд имеющихся проблем, в настоящее время сложились веские предпосылки для реализации электронного организационно-распорядительного документооборота между организациями банковской системы.

Решение задач электронного организационно-распорядительного документооборота в банковской системе, в частности переписки в электронном виде, позволит добиться оптимизации взаимодействия ее участников за счет:

      сокращения бумажного документооборота;

      повышения скорости и надежности доставки документов;

      возможности использования документов в электронном виде в текущей работе;

      возможности быстрого поиска документов;

      ведения полного архива переписки между участниками документального обмена с возможностями объединения логически связанных документов (запрос – ответ, поручение – отчет) в пакеты;

      существенного уменьшения объема помещений, занимаемых архивами;

      реализации функций, связанных с контролем рассмотрения (исполнения) документов.

Кроме того, существенным фактором оптимизации организационно-распорядительного документооборота может стать его сокращение за счет перевода в разряд технологического электронного документооборота процессов, связанных с обработкой некоторых категорий документов. К ним можно отнести, в частности, отчеты и сведения отчетного характера, которые в настоящее время направляются регулярно или нерегулярно из подотчетных организаций с сопроводительными письмами. Такой подход, кроме формального сокращения документооборота, позволит добиться исключения излишнего их рассмотрения руководителями организаций и структурных подразделений, получающих такие документы, а также операций по их обработке службой ДОУ.

Следует учитывать, что потенциальными участниками обмена документами могут быть не только головные организации (например, Национальный банк и банк), но и их структурные подразделения (например, главное управление Национального банка по области и филиал банка). Кроме того, возможно расширение круга участников электронного документооборота путем присоединения страховых организаций, которые являются активными контрагентами банков в части обмена документами, а также, поскольку организации банковского сектора являются активными участниками обмена документами с рядом органов государственного управления и иными организациями, необходимо рассматривать возможности взаимодействия с органами государственного управления в единой системе электронного документооборота и (или) взаимодействия с отдельными автоматизированными системами организаций.