Государственное регулирование делопроизводства

Приказ устанавливает порядок подготовки и оформления, а также особенности подготовки отдельных видов документов:

- приказов;

- распоряжений;

- положений;

- правил;

- инструкций;

- протоколов.

В ней расписана процедура  организации документооборота и  исполнения документов, построение поисковых  систем для справочной работы, организации  контроля исполнения документов, порядок составления и работы с номенклатурой дел, формирование дел, составление описей дел, оперативное хранение дел и передача их на архивное хранение.

Данная инструкция предназначена  для министерств и ведомств, но ее могут пользоваться и службы документационного обеспечения управления организаций и учреждений любой формы собственности. Правильное, документационное обеспечение работы в учреждение основывается на соответствующей нормативно-методической базе, комплексе правовых документов организационного, инструктивного, методического характера. Нормативные т методические документы по делопроизводству в каждом учреждении разрабатываются на основе соответствующих законодательных и нормативных актов.

             

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                

 

 

 

                         2. Информационно-справочная документация

 

Информационно-справочные документы являются неотъемлемой частью кадровой документации. Документы этой группы играют служебную, вспомогательную  роль по отношению к другим кадровым документам. Они не содержат распоряжений, не обязывают, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные управленческие решения. В отличие от распорядительной документации информационно-справочные документы не являются обязательными для исполнения и содержат информацию, принимаемую к сведению.

В состав информационно-справочных документов включают:

- Докладная записка;

- Служебная записка;

- Объяснительная записка;

- Предложение;

- Заявление;

- Протокол;

- Акт;

- Справка;

- Заключение;

- Отзыв;

- Перечень;

- Список;

- Переписка.

В составе информационно-справочной документации выделяют:

1. Справочная документация (имеет индивидуальный характер, выдается по запросу, касающегося  одного работника, в зависимости  от адресата может быть внутренней  и внешней).

2. Отчетно-справочная (характеризуется четкой периодичностью (годовой, квартальной) представления ее адресатам и наличием типовых форм, свободных таблиц, итогов, в зависимости от адресата может быть внутренней и внешней (отчетная документация, представляемая в государственные органы статистики).

3. Справочно-аналитическая  (выдается по разовым или периодическим   запросам с различных уровней  управления, имеет свободный, обобщающий  характер, разнообразие запрашиваемых  показателей (пол, возраст, образование), в зависимости от адресата может быть внутренней и внешней).

Докладная записка - документ, адресованный руководству и излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

Докладная записка информирует  руководство об имевших место  событиях, фактах, сложившейся ситуации, выполненной работе, требующих принятия решений.

Докладные записки могут  быть двух видов:

- внешняя;

- внутренняя.

Внешняя докладная  записка представляется руководителю вышестоящей организации.

Внутренняя - руководителю подразделения или организации.

Внешние докладные записки составляются на общем бланке.

Докладная записка состоит из трех разделов:

- в первом излагаются причины,  факты, события послужившие поводом  для ее написания;

- во втором - анализируется  сложившаяся  ситуация и приводятся возможные варианты решения;

- в третьем - содержатся  выводы и предложения о конкретных  действиях, которые необходимо  предпринять.

Как правило, внутреннюю докладную записку подписывает  составитель, если она представляется руководителю подразделения. Если она представляется руководителю организации, то подписывается и составителем и руководителем подразделения.

Внешнюю докладную записку  подписывает руководитель организации.

Обязательными реквизитами докладной записки являются:

- наименование организации  (для внутренней - наименование структурного  подразделения) ;

- наименование вида  документа;

- дата и регистрационный  номер;

- место составления  (для внешней докладной записки);

- адресат;

- заголовок к тексту;

- подпись.

Служебная записка - записка о выполнение какой - либо работы, направляемая должностным лицом другому должностному лицу.

Служебная записка составляется работником или руководителем структурного подразделения на имя руководителя или специалиста другого структурного подразделения.

Служебные записки могут  информировать руководство по следующим  вопросам:

- материально-технического  обеспечения;

- хозяйственного обеспечения;

- организационного обеспечения.

Служебная записка оформляется  на стандартном листе бумаги. Текст состоит из двух разделов:

- обоснования (изложения  причин составления);

- предложения, просьбы,  заявки и т.п.

Служебную записку подписывает  составитель ( специалист или руководитель подразделения).

Обязательными реквизитами  служебной записки являются:

- наименование структурного  подразделения;

- наименование вида  документа;

- дата;

- регистрационный номер;

- заголовок к тексту;

- текст;

- подпись.

Объяснительная записка:

1. Документ, поясняющий  содержание отдельных положений  основного документа (плана, отчета).

2. Сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу.

По содержанию объяснительная записка разделяется на две группы:

- объяснительные записка, прилагающиеся к основному документу (акт, план, отчет) и поясняющие содержание отдельных его понятий.

- объяснительные записки  по поводу каких-либо происшествий, фактов, сложившихся ситуаций.

Объяснительная записка  в трудовых отношениях согласно статье 193 ТК РФ является обязательным документом, сопровождающим документирование дисциплинарных взысканий. В объяснительной записке работник объясняет причины нарушения трудовой дисциплины.

Текст объяснительной записки  состоит из двух разделов:

- первый содержит факты, послужившие поводом к ее написанию;

- второй - причины, объясняющие  сложившуюся ситуацию.

Обязательными реквизитами  объяснительной записки являются:

- наименование организации;

- наименование вида  документа;

- дата;

- регистрационный номер;

- место составления;

- заголовок к тексту;

- текст;

- адресат;

- подпись.

Заявление - документ, содержащий просьбу или предложение лица (лиц) учреждению или должностному лицу.

Заявление адресуется конкретному  должностному лицу (руководителю организации, его заместителю или руководителю структурного подразделения).

По содержанию заявление  подразделяется на две группы:

- по каровым вопросам (о принятии на работу, о представление  отпуска, о переводе, об увольнение  по собственному желанию);

- сообщения о каких-либо  недостатках, нарушениях в работе  организации, отдельных должностных лиц т.д.

В трудовых отношениях заявление  выступает в качестве документа, фиксирующего инициативу работника. ТК РФ содержит многочисленные упоминания об этом документе, например: в статьях 80, 89, 122, 124, 126, 127, 128, 131, 229.1. ТК РФ и другие.

В зависимости от количества заявителей заявление может быть:

- индивидуальным;

- коллективным (например, в статье 195 ТК РФ упоминается  о заявлении от представительного  органа работников).

Заявление составляется в произвольной форме или на трафаретном бланке.

Личное заявление работника  по кадровым вопросам (о приеме, переводе, увольнении) пишется от руки, в произвольной форме. В заявление указывается:

- наименование структурного  подразделения;

-  наименование вида  документа;

- дата;

- адресат (должность, фамилия, инициалы руководителя организации или работодателя);

- текст;

- дата документа;

- личная подпись;

- расшифровка подписи.

Обязательными реквизитами  заявления являются:

- наименование вида  документа;

- дата;

- регистрационный номер;

- адресат;

- фамилия, должность  заявителя и структурное подразделение,  в котором он работает ;

- текст;

- подпись.

Справка:

1. Документ, содержащий  описание и подтверждение тех  ли иных фактов.

2. Документ, подтверждающий  факты биографического или служебного  характера.

Работники обращаются к  работодателю или в кадровую службу организации с просьбой выдать справки, подтверждающие факты биографического  или служебного характера.

Их цель - подтвердить  наличие или отсутствие определенного  факта, например:

- место работы;

- должность, профессия, специальность;

- стаж работы в определенной  должности;

- размер заработной  платы.

Справки с места работы могут быть затребованы органами государственной власти (суд, орган  внутренних дел), органами местного самоуправления (орган опеки и попечительства), сторонними организациями (банковская организация) для подтверждения разнообразных фактов.

Согласно статье 283 ТК РФ при приеме по совместительству на тяжелую работу, работу с вредными условиями труда работник обязан предоставить справку о характере и условиях труда по основному месту работы.

Справки с места  работы могут понадобиться и иных случаях: при оформление льготной пенсии, туристических  документов, оформление субсидий.

Справка с места  работы оформляется на бланке-шаблоне и  они могут составляться на общем бланке формата А4 или А5.

Для указания адресата в  справке используются два подхода:

- адресат указывается  на конце текста и выражается  в формулировке;

- адресат выносится  в правый верхний угол бланка.

Обязательными реквизитами  справки являются:

- наименование организации  (для внутренней - наименование структурного  подразделения);

- наименование вида  документа ;

- дата и регистрационный  номер;

- место составления  (для внешней справки);

- адресат, подпись;

- оттиск печати.

Учет выданных справок ведется с помощью специального журнала. В данном журнале фиксируют: номер выданной справки ( ему соответствуют порядковый номер записи в журнале), краткое содержание справки ( о заработной плате, о стаже).

Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события.

По содержанию различают  следующие виды актов:

- приема - сдача (материальных ценностей, документов);

- обследования (состояние  техники безопасности, противопожарной  безопасности);

- испытаний (образцов, систем, технологий);

- выделения к уничтожению документов;

- о списании материальных ценностей;

- о нарушении установленных  правил;

- ревизии, инвентаризации;

- расследования аварий, несчастных случаях;

- о нарушение дисциплины  труда и несоблюдении правил внутреннего распорядка;

- об отказе о подписи,  свидетельствующей об ознакомление  с приказом;

- об отказе от дачи  объяснений по факту нарушений  трудовой дисциплины.

Акт - это документ , который  составляется коллегиально (не менее  двух составителей). Некоторые акты должна создавать специальная комиссия, состав которой утверждается приказом руководителя организации. Это акты приема-сдачи материальных ценностей, документов, дел, а также акты ревизии, инвентаризации, расследования несчастных случаев на производстве (статья 230 ТК РФ). Во время работы комиссии ведутся черновые записи, которые содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения, они являются основой составления актов.