Государственное регулирование делопроизводства

                                                           Содержание

 

1. Государственное регулирование делопроизводства  _______________________3

1.1. Нормативные правовые акты  ________________________________________3

1.2. Государственные стандарты на  документацию  _________________________4

1.3. Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной

       информации  ______________________________________________________7

1.4. Ведомственные нормативные  акты  ___________________________________9

2. Информационно-справочная документация  ____________________________11

3. Составление документов  ____________________________________________22

4. Список литературы  _________________________________________________26

   

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                   1. Государственное регулирование делопроизводства

 

                                    1.1. Нормативные правовые акты

 

Нормативно-правовую базу делопроизводства в России составляет совокупность законодательных актов  РФ, нормативно-методических документов, государственных стандартов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения деловых документов, а также регулирующих работу служб ДОУ организаций всех форм собственности. Законодательные и нормативные акты, содержащие как отдельные требования по организации делопроизводства и оформлению документов, так и целиком посвященные данным вопросам.

 Федеральный закон  «Об информации, информатизации  и защите информации» установил  обязательность документирования  информации, определил ряд терминов (информация, документированная информация и др.).

Гражданский кодекс РФ установил  правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. В ряде статей ГК установлены требования к содержанию устава и учредительного договора, на основании которого действуют юридические лица. Уголовный кодекс установил уголовную ответственность за неправомерные действия с документами и информацией.

 Ряд законодательных  актов (Закон РФ «О языках  народов Российской Федерации», Закон РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров», постановление Правительства РФ «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации», «Об оказании услуг почтовой связи» и др.) содержат совокупность частных норм, которые необходимо учитывать при составлении и оформлении деловых документов. Законодательством также регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи, требования к защите информации, приданию документам юридической силы (официальности), определяется порядок формирования, хранения, учета и использования архивных документов.

 Государственная система  документационного обеспечения  управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ).

 Нормы и правила  ГСДОУ базируются на основных  положениях Единой государственной  системы делопроизводства (ЕГСД), созданной  в СССР еще в 1973 г. и сыгравшей важную роль в оптимизации документационных процессов в отечественной экономике.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Инструкция излагает общий порядок подготовки и оформления управленческой документации в министерствах и ведомствах — особенности оформления отдельных организационно-распорядительных документов, описывает процедуры документооборота. Инструкция также находит применение на предприятиях и в организациях в качестве основы для создания собственных систем документационного обеспечения управления.

 ГОСТ Р 6.30-2003 УСД.  Унифицированная система организационно-распорядительной  документации. Требования к оформлению  документов.

Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД) — постановления, приказы, распоряжения, письма, протоколы, акты и другие документы, включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД, класс 0200000).

 

 

                         1.2. Государственные стандарты на документацию

 

Стандартизация создает  организационно-техническую основу управления, являясь при этом инструментом обеспечения качества продукции, работ и услуг. Работы по стандартизации в  России осуществляется на основе Федерального закона "О техническом регламенте" и Концепции развития национальной системы стандартизации.

Современные требования к делопроизводству и его нормативно-правовая база РФ устанавливается и развивается преимущественно в форме государственных стандартов, типовых, примерных и индивидуальных инструкций по делопроизводству; в регламентах, методиках и методических рекомендаций и иных подобных документов.

В настоящее время  в РФ используются стандарты серии ИСО 9000 "Системы качества. Требования к бланкам документов"; ИСО 8601-2001 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Представление дат и времени. Общие требования"; ИСО 9735-88 "Электронный обмен данными в управлении, торговле и на транспорте" (ЭДИФАКТ).

В области  создания и  оформления документов является стандарт - ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы  документации. Требования к оформлению документов." Этот стандарт распределяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно- распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы протоколы, акты и др. включаемые в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД). Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов и справочные приложения, расположения реквизитов на формате А4 углового и продольного бланков, также образцы употребляемых бланков: общего бланка организации, углового бланка письма бланка организации, бланка письма должностного лица и бланка приказа, включая бланки документов с произведением Государственного герба Российской Федерации.

Стандарт ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России.

Стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования".

Значение Стандарта  ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 регулирование  процессов управления документами  государственных и негосударственных организаций, предназначенный как для внутреннего, так и для внешнего пользования. Стандарт могут применять в документационном обеспечении и управления деятельностью индивидуальными предпринимателями, а также общественными организациями. Настоящий стандарт: распространяется на управление документами, создаваемыми или получаемыми государственной, коммерческой или общественной организацией  в процессе ее деятельности или лицами, на которого возложена обязанность создавать и сохранять документы;

- содержит руководящие указания по управлению документами управления качеством и управлению окружающей средой в соответствии с международными стандартами ИСО 9001 и ИСО 14001;

- содержит положения об ответственности, политике, процедурах, системах и процессах, связанных с документами организаций;

- содержит методические  рекомендации по проектированию и внедрению систем управления документами.

Стандарт ГОСТ Р 53898-2010 "Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению." К основным определениям, установленным  в ГОСТ Р 51141-98 и ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, в Стандарте установлены определения для таких терминов, как "дополнительные материалы к документу", "информационное взаимодействие систем управления документами","отправитель электронного отправления", "электронное сообщение".

Каждое электронное сообщение, обеспечивающее информационное взаимодействие систем управления документами. При необходимости к сообщению может быть прикреплен один или несколько файлов. Созданный в организации в электронной форме документ может быть подписан электронной подписью, прикреплен к регистрационной карточке, а потом электронный дубликат документа с описывающими реквизитами отправляется к адресату.

 

       1.3. Общероссийские классификаторы технико-экономической и  

            социальной информации 

 

Общероссийский классификатор  технико-экономической и социальной информации  нормативные документы, распределяющие технико-экономическую  и социальную информацию в соответствии с ее классификацией ( классами, группами, видами) и являющиеся обязательными для применения при создании государственных информационных систем и информационных ресурсов и межведомственном обмене информацией.

Порядок разработки, принятия, введения в действие, ведения в  применения общероссийских классификаторов  в социально-экономической области ( в том числе в области прогнозирования, статистического учета, банковской деятельности, налогообложения, создании информационных систем ) устанавливается Правительством Российской Федерации.

При управление любыми организациями  или предприятиями разрабатываются сходные и повторяющиеся документы. Поэтому возникла возможность создания систем документации, отражающий определенный вид деятельности ( например, бухгалтерская, финансовая, юридическая, медицинская), а затем необходимость их стандартизации и унификации.

Унифицированная система  документации (УСД) - совокупность форм документов, созданных по правилам и требованиям, функционирующих  в определенной сфере деятельности. Задачей унификации является сокращение многообразия применяемых документов, приведение к единому виду их форм, структуры, языка  и стиля (в документоведение), а также процессов их  обработки, учета и хранения .

Работа по унификации документов включает :

- разработку унифицированной  системы документирования (УСД), которая  осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующими системы документации;

- внедрение межотраслевых УСД в рамках УСД субъектов Федерации и отраслевых УСД;

- введение УСД  Отраслевого   классификатора технико-экономической  документации (ОКТЭ) с целью поддержания достоверности информации;

- разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли  вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию.

Общероссийский классификатор  управленческой документации (ОКУД) является составной частью Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и охватывает унифицированные системы документации и формы документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве. ОКУД предназначен для решения следующих задач:

- регистрация форм  документов;

-  упорядочения информационных  потоков в народном хозяйстве; 

- сокращения количества  применяемых форм;

- исключения из обращения  неунифицированных форм документов.

Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные формы документов, утверждаемые министерствами Российской Федерации - разработчиками унифицированных систем документации (УСД).

Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации:

- Общероссийский классификатор  стандартов (ОКС);

- Общероссийский классификатор   услуг населению (ОКУН);

- Общероссийский классификатор   информации по социальной защите  населения (ОКИСЗН);

- Общероссийский классификатор продукции (ОКП);

- Общероссийский классификатор  управленческой документации (ОКУД);

- Общероссийский классификатор  основных фондов (ОКОФ);

- Общероссийский классификатор  валют (ОКВ);

- Общероссийский классификатор  информации о населении (ОКИН);

- Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (ОКОГУ);

- Общероссийский классификатор  форм собственности (ОКФС);

- Общероссийский классификатор  организационно-правовых форм (ОКОПФ) и т.д.

 

                           1.4. Ведомственные нормативные акты

 

Важную часть нормативной  базы подготовки и оформления документации составляют нормативно-правовые акты межведомственного и ведомственного характера, издаваемые министерствами, государственными комитетами и другими  органами исполнительной власти: Комархивом, Минфином, Минюстом.

Наиболее полным общеотраслевым документом, регламентирующим работу с документами, является "Государственная  система документационного обеспечения  управления. Основные положения. Общие  требования к документам и службам  документационного обеспечения (ГСДОУ)". Данный документ одобрен коллегией Главархива СССР 27.04.1988 и утвержден приказом Главархива СССР от 25.05.1988 №33.