Формуляр документа

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

В документах, составленных комиссией, указывают не должностных лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Гриф согласования документа (реквизит 23) состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Заместитель Главы района

по социальным вопросам

(личная подпись)       О.И. Ишимова

Дата

Согласование документа оформляют визой согласования документа (реквизит 24) (далее – виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Руководитель юридического отдела

(личная подпись)       Н.М. Картавцева

Дата

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Руководитель юридического отдела

(личная подпись)       Н.М. Картавцева

Дата

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

Оттиск печати (реквизит 25) заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Документы заверяют печатью организации.

Отметка о заверении копии (реквизит 26). При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно», должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Верно

Инспектор службы кадров         (личная подпись)                О.Н. Клюшина

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

Отметка об исполнителе (реквизит 27) включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

В.А. Жуков

924 45 66

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28) включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «в дело», номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Отметка о поступлении документа в организацию (реквизит 29) содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

Идентификатором электронной копии документа (реквизит 30) является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

2.5. Виды бланков документов организации

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

- общий бланк;

- бланк письма;

- бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08,11,14.

Блан письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком РФ государственный язык субъекта РФ, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 08, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумерую.

Номера страниц проставляют посередине верхнего листа.

III. Заключение

Понятие секретарь сегодня достаточно сложное и имеет много градаций – от секретаря-помощника руководителя, секретаря-референта, ученого секретаря, секретаря коллеги, секретаря учреждения, секретаря структурного подразделения до технического секретаря. Отсюда большое разнообразие их деятельности, комплекса обязанностей и прав, различные требования к образованию, профессиональным навыкам.

Работа секретаря включает в себя: работу с документами (информационно-документационное обслуживание); работу организационную (т.е. бездокументное обслуживание: организация совещаний, приема посетителей, телефонных переговоров, командировок и т.д.)

В свете ежегодно возрастающего потока документированное информации в работе любого предприятия важнейшую роль играет базовая профессиональная подготовка секретарей, включающая как высокий уровень общего образования, так и специфические знания.

Работа с документами требует специальных знаний и навыков. Документы многообразны и имеют свои особенности и свои правила работы с ними. Чтобы соответствовать современным требованиям необходимо систематически повышать свой профессиональный уровень, руководствуясь новыми ГОСТами, типовой инструкцией по делопроизводству и другими нормативно-методическими документами.

Российская Федерация

Администрация Нагайбакского муниципального района Челябинской области

МУ Районный отдел культуры

Кооперативный пер., д. 12, с. Фершампенуаз, Нагайбакский район,

Челябинская область, 457650

Тел. (8-35157) 2-22-83, т/ф  (8-35157) 2-23-14, тел. (8-35157) 2-27-37

БИК 047501001, ОГРН 1027401782528, ИНН/КПП 7435000376/743501001

V. Список используемой литературы:

1. Белов, А.Н. Делопроизводство и документооборот: Учебное пособие / А.Н. Белов, А.А. Белов. – 6-е изд. переработ. и доп. – М.: Эксмо, 2008. – 560 с. – (Образовательный стандар XXI).

2. Делопроизводство: Учебник / Под ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: МЦ ФЭР, 2004. – 543 с.

3. Кушнаренко, Н.Н. Документоведение: Учебник / Н.Н. Кушнаренко. – 7-е изд., стер. – К.: Знання, 2006. – 459 с.

4. Моисеев Р.Н. Современное документоведение / Р.Н. Моисеев. – М.: АСТ: Восток – Запад, 2007. – 377 с.

5. Лопатникова, Е.А. Делопроизводство: образцы документов с комментариями / Е.А. Лапотникова. – 3-е изд., стер. – М.: Омега-Л, 2006. – 319 с. – (Библиотека типовых документов).

6. Рогожин, М.Ю. Делопроизводство / М.Ю. Рогожин. – М.: ИндексМедиа, 2006. – 240 с.

[1] ГОСТ 16.487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». – М.: Издательство стандартов, 1984. – С. 4.