Формуляр документа

Герб (реквизиты 01 и 02).

Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации. – 2000. – № 52. – часть I. – ст. 5021). Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Изображение герба при продольном расположении реквизитов будет находиться в центре верхнего поля, а при угловом расположении реквизитов – в левой части верхнего поля над серединой строки с наименованием организации – автора.

Гербовые бланки хранят в надежно запираемых и опечатываемых шкафах. Уничтожение гербовых бланков осуществляют по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме.

Эмблема (реквизит 03).

Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организации в соответствии с Уставом (положением об организации). Это символическое графическое изображение, отражающее направления деятельности организации, предприятия или фирмы. Чаще всего в качестве эмблемы используется зарегистрированный товарный знак (торговая марка фирмы). Эмблема не может помещаться на бланке, если на нем уже воспроизведен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.

Код организации (реквизит 04) проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (реквизит 05) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН / КПП) (реквизит 06) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Код фирмы документа (реквизит 07) проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Наименование организации (реквизит 08), являющийся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименовании вышестоящей организации (при ее наличии). Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов РФ, печатают на двух языках. Наименование организации на государственном языке субъекта РФ или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке РФ. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Справочные данные об организации (реквизит 09) включают в себя: почтовый адрес: номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

Наименование вида документа (реквизит 10), составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренных ОКУД.

Дата (реквизит 11) – обязательный реквизит любого документа. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события). Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенных точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 1 декабря 2008 г. следует оформлять 01.12.2008.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например, 01 декабря 2008 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2008.12.01.

Регистрационный номер документа (реквизит 12) – это его условное цифровое (иногда буквенно-цифровое) обозначение, проставляемое при регистрации. Для него отведено место в бланке документа рядом с датой. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Важным реквизитом является ссылка на регистрационный номер и дату документа (реквизит 13), на который дается ответ. Этот реквизит появился в ГОСТе лишь в 1972 году. Ранее эти поисковые признаки давались в начальной части текста письма. Обычно ответное письмо начиналось такой фразой: «На Ваше письмо от 12 апреля 1970 г. за № 0514.83 сообщаем...». Данный реквизит полностью переписывается из бланка инициативного документа, на который пишется ответ и включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. Получив ответный документ, по этому реквизиту секретарь должен подобрать копию инициативного документа, на который пришел ответ, подложить его к полученному ответу и только вместе доложить руководителю. В этом случае у руководителя сразу будет полная информация: как и что писали, и полностью ли учтена просьба или предложение.

Место составления или издания документа (реквизит 14) указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные  данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения. Этот реквизит не указывается если географическое местоположение вошло в название организации.

Например, АО «Пермские авиамоторы» не указывает в названии г. Пермь, а АО «Шарикоподшипник» должен указать – Москва. Следует помнить, что перед указанием городов Москва и Санкт-Петербург буква г. (город ) не ставится. Перед остальными населенными пунктами проставляется сокращенное обозначение поселка, города и т.д. например, г. Казань, пос. Ягодное и т.д.

В качестве адресата (реквизит 15) могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например:

Минюст России

Департамент информатизации и научно-технического обеспечения

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

Генеральному директору

ОАО «Северные регеоны»

В.А. Лагутину

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Администрации районов

Московской области

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большом числе адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установлено правилами оказание услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Администрация Нагайбакского муниципального района

ул. К.Маркса, д. 55

с. Фершампенуаз, Нагайбакский р-н,

Челябинская обл., 457650

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Гриф утверждения документа (реквизит 16). Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Глава Нагайбакского муниципального района

(личная подпись) В.И. Федоров

дата

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

УТВЕРЖДЕН

Решением общего собрания акционеров от 05.04.2008 № 14

или

УТВЕРЖДЕНО

приказом ВНИИДАД

от 05.04.2008 № 82

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

Резолюция (реквизит 17), написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:

Морозовой Н.В.

Федосеевой Н.А.

Прошу подготовить проект договора с консалтинговой группой «ТЕРМИКА» к 10.02.2009

(личная подпись)

Дата

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

Заголовок к тексту (реквизит 18) включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы: о чем (о ком)? Например:

Приказ о создании аттестационной комиссии;

чего (кого)? Например:

Должностная инструкция ведущего эксперта

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

Отметки о контроле (реквизит 19) за исполнением документа обозначают буквой «к», словом или штампом «Контроль».

Текст документа (реквизит 20) составляют на государственном языке РФ или на государственных языках субъектов РФ в соответствии с Законодательством Российской Федерации и субъектов РФ.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связно текста или в виде соединения этих структур.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения).

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единения, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступали», «постановили», «решили»).

В письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа («просим исправить», «направляем на рассмотрение»);

- от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

- от третьего лица единственного числа («Министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).

Отметку о наличии приложения (реквизит 21), названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Отчет о работе библиотек Нагайбакского района с детьми на каникулах 2008 на 5 л. в 1 экз.

2. Отчет о работе ДК и СК района с детьми летом 2008 на 7 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Рос архива от 05.06.2003 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указание наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение № 2 к приказы Районного отдела культуры от 30.12.2008 № 297

В состав реквизита (22) Подпись входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Начальник Районного

отдела культуры                 (личная подпись)                        Е.О. Васильева

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Начальник Районного

отдела культуры                 (личная подпись)                        Е.О. Васильева

Главный бухгалтер            (личная подпись)                         Т.Г. Ишменева