Формирование и оформление дел

   Законченные делопроизводством дела постоянного  и временного (свыше 10 лет включительно) хранения, в том числе дела по личному составу, подлежат передаче в архив организации. По окончании  делопроизводственного года эти  дела хранятся в структурных подразделениях еще один год, в течение которого происходит их подготовка к последующему хранению, что предполагает их полное оформление и описание. Дела временного (до 10 лет) срока хранения в архив  не передаются и подлежат частичному оформлению при их заведении в  делопроизводстве.

   Оформление  дел, принимаемых в архив организации, представляет собой комплекс работ  по их технической обработке. Эта  работа проводится в структурных  подразделениях организации под  непосредственным контролем заведующего  архивом (лица, ответственного за архив). Оформление дел проводится работниками  службы документационного обеспечения  управления (ДОУ) и других структурных  подразделений, в обязанности которых  входит заведение и формирование дел в соответствии с номенклатурой  дел организации. Для этого в  номенклатуре дел в графе 5 «Примечание» могут быть указаны фамилии лиц, ответственных за ведение дел.

   Полное  оформление дела предусматривает:

   - нумерацию листов в деле;

   - составление листа-заверителя;

   - составление в необходимых случаях  внутренней описи документов;

   - подшивку или переплет дел;

   оформление  реквизитов обложки дела и внесение соответствующих уточнений в  реквизиты обложки дела (уточнение  названия организации, делопроизводственного  индекса дела по номенклатуре дел, крайних  дат дела, заголовков дела).

   Документы подшивают и хранят в твердых  папках (скоросшивателях). Различают  две формы брошюровки документов в скоросшиватели: правую и левую. При правой форме брошюровки документы  располагают в порядке поступления, т.е. последний документ подшивают  сверху. Эта форма брошюровки пригодна только для временного хранения, так  как архивные правила запрещают  расположение документов постоянного  и долговременного хранения в  порядке, обратном хронологическому.

   Прямая  хронологическая последовательность возможна при использовании левой  формы брошюровки. В этом случае первый по времени поступления документ находится в начале, а документ, поступивший последним, в конце  подшивки. Такой способ брошюровки наиболее целесообразен.

   Для брошюровки документов постоянного  и долговременного хранения используют папки-регистраторы со специальными механическими  устройствами (замками), которые позволяют  без затруднений вкладывать и  изымать документы. Таким образом, появляется возможность "соединения" нескольких дел в одной папке. При подготовке к сдаче в архив  остается только изъять документы из регистратора и подшить их в другие папки, а освобожденную от документов папку-регистратор можно вновь использовать в делопроизводстве. 
 
 

2. Заключение

   Формированием дел называется группировка документов в дело (в соответствии с номенклатурой  дел) и систематизация документов внутри него. Основой формирования дел в  делопроизводстве является номенклатура дел.

   Дело - это совокупность документов, относящихся  к одному вопросу или участку  деятельности, помещенных в отдельную  обложку (регистратор или скоросшиватель).

   Работа  по формированию дел состоит из следующих  операций:

   - раскладка документов по папкам (делам) и их подшивка;

   - расположение документов внутри  дел в определенной последовательности;

   - оформление дел.

   Все эти операции выполняются регулярно  в пределах календарного года. В  конце года в структурном подразделении  подготавливается столько папок, сколько  дел числится в номенклатуре. На обложки из номенклатуры дел переносят  их заголовки и индексы, на корешки  папок - только индексы. По мере включения  в папки первых документов на обложках проставляют дату начала дела. Дело считается заведенным после подшивки в папку первого исполненного документа. Одновременно должна быть оформлена  и обложка заведенного дела.

   В зависимости от принятой в учреждении или организации системы делопроизводства формирование дел ведется централизованно  или децентрализовано. В крупных  организациях дела формируются в  структурных подразделениях, в небольших организациях формирование всех дел проводится централизованно службой делопроизводства (канцелярией, общим отделом, секретариатом). В организациях, не имеющих такой службы, формирование дел поручается секретарю. Но независимо от централизованного или децентрализованного принципа организации делопроизводства не рекомендуется хранение дел и их формирование непосредственно исполнителями. Периодический контроль за правильным формированием дел в структурных подразделениях осуществляет канцелярия в форме разъяснений и консультаций. Архив организации оказывает методическую помощь при формировании дел.

   4. Список использованной  литературы

   1. Паневчик В.В.Делопроизводство. - Минск: Высшая школа, 3-е изд. - 2004.

   2. Кузнецов И.Н. Офисная документация: Подготовка и оформление. - Минск:  Книжный Дом, 2004.

   3. Давыдова Э. Формирование дел  в учреждениях, организациях, на  предприятиях //Архивы и делопроизводство. 2006. № 1. С. 26 - 35.

   4. Давыдова Э. Оформление дел  при подготовке к передаче  в архив: нумерация листов в  деле, составление листа-заверителя  дела // Архивы и делопроизводство. 2006. № 3. С.22 - 26.

   5. М.Ю. Рогожин "Офис-мастер".- Приложение к журналу "Справочник  секретаря и офис-менеджера",2 2006 .-М.: МЦФЭР, 2006.-325с.

   6. «Делопроизводство» (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов /Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ - ДАНА, 2003. - 359с.

   7. Государственная система документационного  обеспечения управления. Основные  положения. Общие требования к  документам и службам документационного  обеспечения. М.,1991.

   8. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М., Госстандарт России, 1998.

   9. Государственная система документационного  обеспечения управления. Основные  положения, Общие требования к  документам и службам документационного  обеспечения. - М., ВНИИДАД, 1991.

   10. Богатая и.Н., Кузнецова Л.Н. Делопроизводство  и бухгалтерия: Учеб. Пособие. - М.: Дело, 2001.

   11. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. -- 3-е изд. -- М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003.

   12. Рогожин М.Ю. Настольная книга  секретаря: подготовка документов: Практ. Пособие. - М.: ТКВелби, Изд-во Проспект, 2004. С.198.