Формирование и хранение дел в делопроизводстве

5. Формирование  и хранение дел с конфиденциальными  документами 

Систематизация  конфиденциальных документов в дела и ведение дел в целом соответствуют  тем требованиям, которые предъявляются  к обычным документам. Но помимо известных задач систематизации документов обычного документооборота номенклатура конфиденциальных дел предназначена для решения следующих задач: 

учета формируемых дел и обеспечения  проверки наличия документов и дел; 

закрепления схемы разрешительной системы доступа  руководителей и сотрудников  организации к делам с конфиденциальной информацией; 

учет  дел архивного фонда; 

учет  движения, использования и уничтожения  архивных документов, дел и другой конфиденциальной информации до передачи их в архив. 

Табличная часть номенклатуры конфиденциальных дел имеет дополнительные графы: 

гриф  конфиденциальности дела; 

фамилии сотрудников, которым разрешено  пользоваться делами 

отметка о движении дела (архивный номер, номер  и дата об уничтожении, запись об отправлении, номер и дата сопроводительного  письма); 

отметка о проверке наличия документов и  дел (подписи и дата). 

Закрепление дел за конкретными исполнителями  делает номенклатуру дел конфиденциальных документов правовой основой для  разрешения доступа к документам. 

Особенностями процедуры оформления дела при его  заведении являются: 

оформление  обложки дела с указанием грифа  конфиденциальности дела; 

оформление  списка сотрудников, допущенных к делу (на внутренней стороне обложки дела); 

оформление  карточки учета разрешений и выдачи дела (помещается в конверт на внутренней стороне обложки); 

подшивка  в дело чистых листов (бланков) внутренней описи документов; 

внесение  в номенклатуру отметки о заведении  дела. 

Гриф  конфиденциальности указывается в  правом верхнем углу обложки дела. Внутренняя опись обязательна для  всех дел, содержащих конфиденциальных документы, и выполняет функцию учета документов, включенных в дело. Она содержит следующие графы: 

учетный номер документа; 

гриф  конфиденциальности; 

дату  подписания или утверждения; 

вид; 

краткое содержание; 

номера  листов дела, соответствующих расположению документа в деле. 

Особенностями процедуры оформления дела при его  закрытии являются: 

подшивка  и оформление листа-заверителя (только для дел, содержащих документы долговременного  периода конфиденциальности) 

оформление  итоговой записи во внутренней описи  дела 

опечатывание  концов шнурка на заверительном листе (только для дел, содержащих документы долговременного периода конфиденциальности) 

внесение  итоговых сведений в реквизиты на обложке дела 

проставление  отметки о закрытии дела (тома) в  номенклатуре 

при необходимости - внесение дела в инвентарную опись  законченных производством дел, картотек и журналов 

по окончании  года - закрытие номенклатуры дел, всех картотек на исполненные документы  и контрольных журналов учета  карточек; 

внесение  соответствующих отметок в номенклатуру дел; 

при необходимости - внесение закрытых картотек и журналов в инвентарную опись законченных  производством дел, картотек и журналов. 

Дело (том) может быть закрыто только после  исполнения и подшивки в него всех документов, относящихся к данному  делу. [1] 

Заключение 

При написании  данной курсовой работы мною была рассмотрена  процедура оформления, формирования и хранения дел. Я пришла к выводу, что при правильном формировании дел и оформлении сопровождающих их документов обеспечивается быстрый  поиск документов, также обеспечивается сохранность документов, учет количества дел. Правильно организованная работа по оформлению дел облегчит в дальнейшем передачу документов в архив. 

Список  литературы 

1.    Непогода А.В. Делопроизводство  организации: подготовка, оформление  и ведение документации (75 образцов  основных документов) /А.В. Непогода, П.А. Семченко. - М.: Омега-Л, 2007. - 480 с. 

2.    Санкина Л.В. Система хранения  документов в делопроизводстве /Л.В.  Санкина // Секретарское дело. - 2002. - № 2 (27). - с.13-16 

3.    Шатенштейн Л.С. Подготовка дел для архивного хранения /Л.С. Шатенштейн // Секретарское дело. - 2002. - № 2 (27). - с.17-21 

4.    Вялова Л.М. Номенклатура дел. Порядок оформления/ Л.М. Вялова // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2002. - № 6. - с.26-32 

5.    ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - Введ.01.01.99. - М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998. - III, 7 с. 

6.    Перечень типовых управленческих  документов, образующихся в деятельности  организаций, с указанием сроков  хранения. - М.: Росархив, - 2000 

7.    Основные правила работы архивов  организаций: Одобрены решением  Коллегией Росархива от 06.02.2002/ВНИИДАД.М., 2003. - 152 с. 

8.    Типовая инструкция по делопроизводству  в федеральных органах исполнительной  власти: Утверждена Приказом Минкультуры  России от 8 ноября 2005 г. № 536 // Консультант-Плюс