Електроный документ

Винахід Гутенберга заклало  основи масового книговидання, але  грамотність, що воно в остаточному  підсумку породило, привела до небувалого доти розмаху переписки між окремими особами. Електронний зв'язок розвивався з точністю до навпаки. Усе почалося з електронної пошти, що дозволила зв'язуватися з невеликими групами осіб. А тепер мільйони людей користуються перевагами мереж для широкомасштабної дистрибуції (з низьким "коефіцієнтом тертя") своїх матеріалів.

 

3. Сучасний електронний документ

 

3.1 Формати електронного  документу

 

Формати створюваного електронного документу характеризуються тим, що мають відкриту або закриту специфіка  цію, рівень стандарту, або просто характеризую ться обсягом розповсюдження та використання.

Поширені такі формати  електронних документів[3]:

формати відкритого тексту: в діловодстві для створення  електронного документу широко використовуються формати програм Microsoft (Word, Excel), які  характеризуються тим, що мають закриту специфікацію. Взв'язку з тим, що це не прийнятно в аспекті архівного зберігання електронного документу, для архівів рекомендується використовувати формат відкритої специфікації - PDF фірми Adobe Systems Inc., який визначений ISO (The International Organization for Standardization) як стандарт (ISO/DS 19005-1) довготривалого зберігання електронних документів (до 50 років). Для більшості прикладних програм для створення ЕД можлива конвертація до формату PDF, який відтворює ЕД (текст і графіку).

Формати графічних зображень:

TIFF (Tag Image File Format): графічний  формат, який рекомендується як  стандарт високої якості зображень  для широкого застосування і  довготривалого зберігання графічних  зображень;

GIF (Graphics Interchange Format): графічний  формат рекомендований для передавання зображення каналами зв'язку, не рекомендується як формат довготривалого зберігання зображень;

JPEG (Joint Photographic Experts Group): графічний  формат з ущільненням інформації  з мінімальними її втратами, широко  використовується в Інтернет, в діловодстві, ЕД в цьому форматі надходять і до архіву;

інші формати (pict, bmp тощо) використовують в специфічних додатках і нерекомендовані для довготривалого зберігання зображень;

формат структурованого  тексту (текстові документи, які мають  графічні та аудіо включення, Інтернет-посилання тощо): поширено використання формату SGML (Standard Markup Generalized Language). Цей формат структурованих документів має можливості подетального відкриття документа в зв'язку з чим зручний для довготривалого зберігання документів в архівах.

Архівісти та дослідники покладають великі надії на донедавна  представлений формат XML (Extensible Markup Language), прийнятий для створення  та зберігання структурованих ієрархічних  даних незалежно від характеристик  програмно-технічних засобів. Формат створено W3C (World Wide Web Consortium)[14].

Вибір формату електронного документу здійснюється з урахуванням  забезпечення наступних вимог:

доступність (пошук та візуалізація), неможлива конвертація у формат з ущільненням інформації, який вирішує питання розміщення і не забезпечує надійного доступу;

довговічність (впевненість  тому, що формат в який конвертується  електронний документ буде підтримуватись розробником достатній час без  ризику втрати доступу);

точність (впевненість  в тому, що формат, в який конвертується ЕД, забезпечує точне відтворення даних);

гнучкість (забезпечення достатньо зручного рівня у використанні ЕД: можливість копіювання, передавання  комунікаційними каналами).

 

3.2 Сучасні носії інформації

 

Носії інформації для  запису електронного документу класифіковано  таким чином:

СD-WORM, CD-ROM, CD-R носії: найбільш придатні для архівного зберігання електронних документів. мають відносно значну ємність інформації для запису, захищені від випадкового стирання, досить широко використовуються і виготовляються (виробники обіцяють для своєї продукції термін безпечного зберігання інформації 100 і більше років). На практиці рекомендовано перезапис інформації на CD кожні 10 років при забезпеченні належних умов зберігання (інколи спостерігається руйнація алюмінієвої основи). Орієнтовна вартість зберігання інформації від 5 до 10 $/GB[18];

Hard Disk Drive (HDD): основний  засіб зберігання інформації  в комп'ютері, висока швидкодія,  ємність понад 100 GB. Записана на HDD інформація може бути випадково модифікована або стерта. Рекомендований для доступу до ЕД в режимі "on-line"та зберігання ЕД з резервним копіюванням на інших носіях. Орієнтовна вартість зберігання інформації від 15 до 35 $/GB;

LTO, DLT, SuperDLT - cassettes: порівняно з CD, записана інформація може бути випадково модифікована або стерта, але зручні при опрацюванні великої за об'ємом інформації в декілька десятків GB (виробники, які мають відому торгову марку, визначають для магнітних носіїв діапазон життєвого циклу від 10 до 20 років в залежності від типу). Орієнтовна вартість зберігання інформації близько 3 $/GB при використанні автоматичної бібліотеки носіїв;

DVD (Digital Versatile Disk): оптичний  диск, має такі ж переваги як і CD і більше, оскільки може зберігати до 17 GB інформації і набувають широкого вжитку. Орієнтовна вартість зберігання інформації близько 15 $/GB;

ZIP-drive: носії за об'ємом  в 100-250 MB інформації, не мають промислового  стандарту і можливі у використані за відсутності інших засобів;

1.44 МВ floppy disk: найменш  придатний для архівного зберігання: мала ємність, висока вразливість,  приймаються тільки за погодженням  з архівом.

Вибір носія інформації здійснюється з урахуванням наступних  характеристик[20]:

довговічність (залежить від технологічного рівня виробника, часу та умов зберігання до використання). Реальний діапазон життєвого циклу є прогнозованою величиною;

швидкодія доступу (важливий фактор у створенні інформаційного ресурсу, вирішенні проблеми резервного та страхового копіювання);

ємність носія (визначається в залежності від призначення  та перспективного використання його ємності);

універсальність (визначається можливістю зберігати ЕД різних форматів, наприклад, floppy disk є непридатним  для зберігання графічних файлів, CD або DVD можуть зберігати текстові, графічні, аудіо, відео файли);

мобільність (зручність  перенесення інформації у просторі);

компактність (співвідношення розмірів до об'єму інформації);

ціна (визначається призначенням: створення електронного документу, приймання та розповсюдження електронного документу, зберігання електронного документу).

 

 

4. Фонд електронних документів як сучасний етап історії: загальні поняття

 

За функціональним призначенням фонд електронних документів повністю відповідає традиційному визначенню бібліотечного фонду та є найважливішим системоутворюючим елементом електронної бібліотеки, що є новою системою організації, розвитку та використання електронних інформаційних ресурсів (ЕІР) [13, 15].

За визначенням Ю.Н. Столярова, бібліотечний фонд — це систематизована сукупність документів, яка відповідає завданням, типу, профілю бібліотеки, також інформаційним потребам її абонентів та призначена для використання та збереження документів. За якісними характеристиками бібліотечний фонд — цілісна, відкрита, стохастична, керована, надійна система [11, 12].

Фонд електронних документів повинен мати ті самі ознаки, які  притаманні бібліотечному фонду  взагалі: наявність документів, множину  зосереджених у фонді документів (обсяг фонду), профіль фонду, упорядкованість масиву документів, готовність до використання, бути призначеним для абонентів бібліотеки та використовуватися ними [11].

Основним фондоутворюючим  елементом бібліотечного фонду  є документ. Документом вважається будь-яка нооінформація (інформація, яка створена розумом людини, на відміну від інформації, котра зафіксована в явищах неживої природи або біології), що зафіксована на фізичному носії з метою її використання, передачі та зберігання. Форма та засіб фіксації припускаються будь-які, тобто на папері, плівці, стрічці, диску тощо [11].

Одиницею збереження фонду електронних документів є  електронний документ: електронне видання, Інтернет-публікація, електронний аналог або електронна копія друкованого  видання або публікації. ЕД надається у вигляді одного або декількох файлів у відповідних вмісту документа форматах (текстових, графічних, векторних, мультимедійних) [3, 14]. Для фіксації та відображення інформації, яку містить ЕД, застосовуються комп'ютерне обладнання та програмні засоби [1, 7, 8]. Таким чином, специфічною ознакою одиниць збереження фонду електронних документів є специфіка матеріальних носіїв документів — це електронні носії інформації.

З усього потоку ЕД, які  вже надходять до книгозбірень як на окремих фізичних носіях (компакт-диски, магнітні стрічки, гнучкі диски), так і через комп'ютерні мережі, слід виокремити ті документи, використання котрих має бути забезпечене організацією онлайнового доступу (онлайнові документи). Особливістю фонду онлайнових документів є те, що він може бути побудований лише на базі комп'ютерного обладнання, автоматизованих бібліотечно-інформаційних систем та мережевих інформаційних технологій.

Таким чином, до основної матеріально-технічної бази традиційних  фондів книгозбірень додається обов'язкове для орга-нізації фондосховищ ЕД програмно-апаратне комп'ютерне та мережеве обладнання, спеціалізоване обладнання для захисту електронної інформації й збереження ЕД на різних носіях, автоматизовані програмно-апаратні комплекси та мережеві системи для обслуговування користувачів електронними документами.

Формування фонду електронних  документів — це нова бібліотечна  технологія. Основна відмінність  від традиційної технології формування фондів пов'язана зі специфікою онлайнових документів — відсутністю окремого для кожного документа фізичного носія, новими джерелами комплектування [3, 5] (зокрема, з глобальної мережі Інтернет) та шляхами надходжень (комп'ютерні мережі та засоби телекомунікаційного зв'язку), файловою структурою електронних документів тощо. Тому етапи та операції окремих процесів технологічного циклу формування фонду електронних документів відрізняються від традиційних бібліотечних процедур опрацювання вхідного документального потоку, зокрема друкованих видань. Але набір процесів залишається постій-ним [12].

Отже, загальний цикл формування фонду електронних документів повинен включати наступні процеси:

моделювання фонду;

комплектування (виокремлюються технології збору електронних документів та технології оцифровування фондів);

облік;

технічна або формальна  обробка файлів документів та ана-літико-синтетичне наукове опрацювання вмісту документів;

розташування документів у файловому сховищі;

зберігання та захист інформації та носіїв;

забезпечення умов використання (онлайновий доступ та локальне використання);

аналізування інформації та моніторинг використання фондів електронних  документів (у комплексі з іншими інформаційними ресурсами електронної  бібліотеки).

Практично усі ці процеси  технологічного циклу формування фондів електронних документів знаходяться в стадії досліджень, розробок та перших апробацій [9]. Різні бібліотеки світу мають певні досягнення та напрацювання в реалізації того чи іншого процесу, про що свідчать матеріали міжнародних конференцій з питань розвитку бібліотечно-інформаційних технологій, електронних інформаційних ресурсів та електронних бібліотек.

Зокрема, на сьогодні у  процесі формування наукової електронної  бібліотеки НБУВ маємо певні результати стосовно розробки та впровадження таких  технологічних процесів, як комплектування, зокрема, мережевого збирання електронної інформації, технологічного опрацювання електронних онлайнових документів, систематизованого розташування їх у файловому сховищі та забезпечення онлайнового доступу до них.

 

 

Висновки

 

Формування фонду електронних, зокрема онлайнових, документів стає невід'ємною складовою процесу формування загального фонду книгозбірні. Однак, якщо формування фондів бібліотек забезпечується відповідною законодавчою базою держави (www.nbuv.gov.ua/eb/law/), то комплектування бібліотек електронними документами потребує законодавчої підтримки та відповідної нормативно-методичної бази.

Нині людство вступає  в інформаційну сферу складних комунікаційних процесів, які на засадах високої  культури та моральності політичної і технічної еліт та населення обумовлюють вигляд і місце держав у світі, на світовому ринку товарів і послуг. Бурхливий розвиток інформаційно-комунікаційних технологій у другій половині ХХ сторіччя кардинально змінив світ, надав нові, нечувані можливості розвитку людської цивілізації. Серед основних тенденцій розвитку інформатизації суспільства, що стосується практично всіх сфер життєдіяльності, включаючи економіку, державне управління, науку, мистецтво, слід відзначити стрімкий розвиток інформаційної мережі Інтернет. Галузі економіки, безпосередньо пов’язані з інформаційними і телекомунікаційними технологіями, порівняно з традиційною промисловістю, зростають більш швидкими темпами, набувають домінуючого значення. До сфери Інтернет поступово й органічно вливаються такі галузі економіки, як зв’язок, засоби масової інформації, консультаційні послуги і т. ін.