Електроный документ

2

Зміст

 

Вступ

1. Загальне поняття  про електронний документ

2. Історія і сучасність  електронного документу

3. Сучасний електронний  документ 

3.1 Формати електронного  документу

3.2 Сучасні носії інформації

4. Фонд електронних  документів як сучасний етап  історії: загальні поняття

Висновки

Список використаних джерел

 

 

Вступ

 

Актуальність теми. Безперервне  збільшення потоку електронної інформації, кількості електронних документів і виникнення електронних бібліотек  — характерні ознаки сучасного стану  розвитку бібліотечно-інформаційної сфери суспільної діяльності. Необхідність задоволення нових інформаційних потреб сучасних користувачів за рахунок використання переваг, які надає застосування електронних документів та нового електронного інформаційно-комунікаційного середовища, ставлять перед книгозбірнями завдання комплектування фондів електронних документів (ЕД) та забезпечення техніко-технологічних умов введення їх в суспільний обіг.

Специфічні властивості  електронного середовища, яке будується  на комп'ютерному обладнанні, програмному забезпеченні та інформаційних мережах і в якому електронні документи існують, зберігаються та використовуються, вимагають вирішення завдань формування в бібліотеках нового виду фондів - фондів ЕД, принциповою відмінністю яких від традиційних бібліотечних фондів є комп'ютерно-програмна техніко-технологічна база.

Найвизначнішими авторами, які розглядали проблеми функціонування електронних документів можна назвати  Шеннона К, Колмогорова А.Н, Кузнецова  Н.А., Романець Ю. В., Тимофеева П. А., Шаньгина В.Ф. Завдяки вкладу цих вчених поняття електронний документ ввійшло в наше життя. Шевцова-Водка розглядала питання компьютеризації документів, їх зберігання в бібліотечних фондах, Антопольский А. Б., Вигурский К. В розглядали проблеми створення бібліотек електронних документів. Матвієнко О.В., Бородкіна І.Л. будо розглянуто поняття електронного документу в мережі Интеренет, їх класифікація і використання.

Соціальні і економічні зміни, що відбуваються в суспільстві, знаходять своє відображення і в діяльності бібліотек, як установ, що стоять на перехресті інформаційних потоків. Реалії сьогодення свідчать про відсутність єдиного інформаційного простору, втрату стійкого і достатнього фінансування, необхідного для комплектування бібліотечних фондів.

Ось вже більше 500 років паперові документи зберігають знання людства. Один з таких документів Ви зараз тримаєте в руках, якщо лише не читаєте цю книгу з компакт-диска або по мережі (як майбутнє оперативне видання). І хоча з папером ми навряд чи коли-небудь розлучимося, значущість її як засоби пошуку, зберігання і поширення інформації слабшає вже в наші дні.

Слово "документ", мабуть, відразу ж викликає у Вас уявлення про текст, надрукований на листах паперу, але це визначення дуже вузьке. Документом може бути будь-яка сума інформації. Стаття в газеті - документ; тут все ясно. А в ширшому тлумаченні "документ" - це і телешоу, і пісня, і інтерактивна відеогра. Оскільки всі дані можна відобразити в цифровому вигляді, інформаційна магістраль дозволить легко знаходити, зберігати і пересилати будь-які документи. Друкарські документи пересилати набагато важче, та і можливості їх вельми ограніченни, коли йдеться не лише про текст, але і про схеми, малюнки і іншу графіку. У майбутні документи, представлені в цифровій формі, ми зможемо включати, окрім окремих картинок, ще і звукозаписи, мультиплікацію, програмні інструкції, що забезпечують інтерактивність, або комбінацію цих і інших елементів.

Мета – розглянути основні пошукові системи.

Завдання: визначити проблеми пошуку інформації, її задання, види пошукових сайтів, закордонні та наші пошукові системи, їх порівняння і реалізація.

 

 

1. Загальне поняття про електронний документ

 

Електронний документ - документ, інформація, в якому представлена у формі електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа, у тому числі й електронний цифровий підпис.

Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму[6].

Візуальною формою подання електронного документа є відображення даних, які він містить, електронними засобами або на папері у формі, придатній для сприймання його змісту людиною.

Форма і структура даних електронного документа, його обов'язкові реквізити, а також візуальна форма його відображення визначаються законодавством.

Електронний цифровий підпис є обов'язковим  реквізитом електронного документа, який формується автором під час створення  електронного документа і перевіряється  з метою підтвердження цілісності документа та ідентифікації автора іншими суб'єктами електронного документообігу.

Відносини, пов'язані з використанням  електронних цифрових підписів, регулюються  законом.

Оригіналом електронного документа  вважається електронний примірник  документа з обов'язковими реквізитами, у тому числі з електронним цифровим підписом автора.

У разі надсилання електронного документа  кільком адресатам або його зберігання на кількох електронних носіях інформації кожний з електронних примірників  вважається оригіналом електронного документа.

Якщо автором створюються ідентичні за вмістом та реквізитами електронний документ та документ на папері, кожен з документів є оригіналом і має однакову юридичну силу.

Оригінал електронного документа: повинен давати змогу довести  його цілісність та справжність згідно з процедурою, визначеною законодавством; у визначених законодавством випадках може бути пред'явлений у візуальній формі відображення, у тому числі у паперовій копії[14].

Паперовою копією електронного документа  є візуальне подання електронного документа на папері, яке засвідчене в порядку, встановленому законодавством.

Електронний документ і документ на папері, які є ідентичними за вмістом  та реквізитами, мають однакову юридичну силу.

Оригінал електронного документа  та його паперова копія, засвідчена у  встановленому порядку, мають однакову юридичну силу.

Допустимість електронного документа  як доказу (незалежно від вмісту і призначення електронного документа) не може заперечуватися виключно на підставі того, що він має електронну форму.

Електронний документ може бути застосовано для передачі повідомлень та іншої інформації, здійснення листування, укладання договорів (угод) та здійснення розрахунків, у порядку, встановленому законодавством.

Електронний документ не може бути застосовано  як оригінал:

1) свідоцтва про право на спадщину;

2) документа, який відповідно  до законодавства може бути  створений лише в одному оригінальному  примірнику, крім випадків існування  централізованого сховища оригіналів  електронних документів;

3) в інших випадках, передбачених  законом.

У разі коли законом передбачається вимога нотаріального посвідчення  цивільно-правової угоди, така угода, оформлена  шляхом створення електронного документа (електронних документів), повинна  бути посвідчена нотаріусом, у порядку  встановленому законом[8].

Закон України “Про електронні документи та електронний документообіг” від 22 травня 2003 р. № 851–IV (набирає чинності через 6 місяців з дня його опублікування).

Закон України “Про електронний  цифровий підпис” від 22 травня 2003 р. № 852–IV

Швидка інформатизація суспільства, поширення комп’ютерних технологій та необхідність правового врегулювання зазначених процесів зумовили розроблення і прийняття закону, який має регулювати основні організаційно-правові засади електронного документообігу та порядок використання електронних документів. Зазначимо, що аналогічні за змістом і спрямованістю нормативно-правові акти дотепер прийняті й діють практично в усіх розвинених країнах, стають елементами “електронної системи врядування”, сприяють зменшенню документообігу. Тож Україна в цьому випадку є аж ніяк не винятком.

 

 

2. Історія і сучасність електронного документу

 

На магістралі з електронними документами, що містять різноманітні види інформації, будуть відбуватися  такі речі, які попросту немислимі  з жодним клаптиком паперу. Потужна технологія баз даних послужить гарантією для всебічної індексації електронних документів і режиму інтерактивного пошуку потрібних відомостей. Поширення таких документів стане надзвичайно простим і недорогим. Коротше кажучи, новий тип документів - цифровий - замінить більшість друкованих хоча б тому, що відкриє перед нами нові перспективи.

Але це відбудеться не завтра. І справа не тільки в технологіях. Книга, журнал або газета, видані на папері, як і раніше мають масу переваг  перед своїми електронними варіантами. По-перше, цифровий документ не прочитаєш без інформаційного пристрою - того ж персонального комп'ютера. По-друге, книга, компактна, легка, видрукувана на гарному папері чітким шрифтом, у порівнянні з комп'ютером коштують гроші. Принаймні, у найближче десятиліття читати "важкий" документ на екрані комп'ютера навряд чи буде зручніше, ніж на папері. Я впевнений, що першими одержать широке поширення ті цифрові документи, які будуть не просто дублювати паперові, а відкриють зовсім нові можливості. Телевізор - якщо його зіставити з тією же книгою - річ велика (навіть громіздка), дорога, а дозвіл у нього ще гірше, ніж у моніторів, але адже це не відбивається на його популярності. Телебачення принесло в наші будинки відеорозваги й виявилося настільки привабливим, що зайняло своє місце в нашім житті поряд із книгами й журналами.

Поступовий розвиток комп'ютерів і технології виробництва  моніторів приведе до створення  майже невагомої, універсальної  електронної книги (або "e-book"). Представте: у коробочці розміром і вагою приблизно з нинішню книгу (у твердій або гнучкій обкладинці) буде перебувати дисплей, здатний показувати текст, картинки й відстежувати у високому дозволі. Ви зможете "перегортати" сторінки... пальцем або віддавати команди голосом і так знаходити потрібні уривки. З такого пристрою Вам буде доступний будь-який документ у мережі.

Однак щирий зміст  електронних документів зовсім не в  тім, що ми зможемо читати їх на якихось  апаратах. Перехід від паперових  книг д електронних - усього лише кінцевий етап того процесу, що уже зараз розвивається досить бурхливо. Саме хвилююче в цифрових документах інше - зміна самого поняття "документ".

Нам доведеться вкласти інший зміст не тільки в термін "документ", але й у такі поняття, як "автор", "видавець", "офіс", "шкільний клас" і "підручник". Це спричинить радикальні наслідки.

Сьогодні, якщо дві фірми беруть контракт, перший, чорновий його проект становлять звичайно на комп'ютері, потім  друкують на папері. Далі його передають - найчастіше по факсу - іншій стороні; там його редагують: вносять зауваження від руки або набирають змінений документ на іншому комп'ютері з наступною роздруківкою. Потім він відсилається по факсу назад; виправлення приймаються або відкидаються; з'являється новий паперовий документ, його відправляють по факсу, і процес редагування відновляється. При такій роботі над документом найчастіше важко розібратися, хто автор конкретних змін. Координувати всі виправлення й передачу паперів стає досить проблематично. Електронні документи спрощують цей процес, допускаючи обмін проектом контракту з усіма виправленнями, зауваженнями й позначками: хто й коли їх вніс.

У найближчі кілька років електронний  документ із завіреними цифровими підписами  вийде на перший план, а паперовий  відійде на другий. Уже зараз багато організацій, відмовившись від паперу й факс-апаратів, перейшли на обмін редагуються документами, що, з комп'ютера на комп'ютер по електронній пошті. Помічу, до речі, що без електронної пошти написати цю книгу було б куди сутужніше. Читачі, чия думка для мене небайдуже, переглядали чорновий варіант книги в електронному виді, вносили свої зауваження й повертали мені по електронній пошті; при цьому я завжди бачив не тільки пропоноване виправлення, але й хто й коли працював з текстом.

До кінця поточного десятиліття  більшу частину документів, навіть офіційних, буде вже неможливо адекватно  відтворити на папері. У них з'явиться  певна подібність із нинішніми фільмами або піснями. При бажанні, звичайно, Ви зможете віддрукувати двовимірне подання їхнього вмісту, але отут Ви вподібнитеся людині, що читає ноти, замість того щоб слухати музику.

Деякі документи в цифровій формі  мають такі достоїнства, які в  паперових версіях зовсім нереальні. Компанія Boeing, наприклад, створювала свій новий авіалайнер "Боїнг 777", зберігаючи всю технічну інформацію в одному електронному документі гігантських розмірів. При розробці попередніх авіалайнерів для координації конструкторських і виробничих груп, а також зовнішніх підрядників у компанії Boeing надходили традиційно: вичерчували на синьках креслення й зводили дорогі макети літаків у натуральну величину. Подібні макети служили для припасування й контролю деталей, спроектованих різними підрозділами. Приступаючи до створення "Боїнга 777", компанія вирішила покінчити із синьками, відмовитися від макетів і із самого початку для тривимірного моделювання всіх деталей використовувати електронний документ, за допомогою якого й перевіряти їхнє припасування друг до друга прямо на комп'ютері. Інженери за комп'ютерними терміналами могли переглядати креслення й вивчати деталі в різних видах. Вони одержали можливість спостерігати за просуванням робіт у якій завгодно області, відшукувати результати всіх випробувань, змінювати будь-які частини проекту й робити багато чого іншого, що на папері просто виключений. Кожний - у рамках своєї компетенції - міг знайти потрібні дані. Всі зміни негайно відбивалися на терміналах інших співробітників, і вони бачили: ким, коли й чому внесені ці зміни. Таким чином, компанія Boeing заощадила на цифрових документах сотні тисяч аркушів паперу й багато людино-років проектно-конструкторських робіт.