Единая государственная система делопроизводства

Кроме того, боле узко аналогичной проблемой занимаются Минздрав, который отвечает за разработку медицинских документов и центральное статистическое управление (ЦСУ), которое разрабатывает отчетно-статистические документы

      Реквизиты - это обязательные данные, установленные законом для документов  (автор, адресат, подпись, дата и т.д).  Совокупность реквизитов, определенным образом расположенных в документе, составляет их формуляр. Различные виды документов имеют разный набор реквизитов, который определяется назначением документов. Формуляр, характерный для определенного вида документов, называется типовым формуляром.

  Унифицированным называется документ, разработанный с учетом единых норм и правил его составления. При создании единой системы документации разрабатывается формуляр - образец - модель совокупности унифицированных форм документов. Он должен содержать все реквизиты, входящие в конкретные документы. В ГОСТе «формуляр-образец» указывает место реквизита на листе бумаги. Для реквизита с постоянной информацией высчитывается необходимая площадь с учетом максимального набора знаков при его написании.  
 
 
 
 
 
 
 
 

      СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

Основная:

Единая государственная система делопроизводства / Основные положения /. -  М.: МИАИ, 1975. - 156 с.

ГОСТ 6.10.5 - 87 УСД. Требования к построению формуляра-образца. - М.: Экономика, 1987. - 125с.

ГОСТ Р 6.30 - 97. Унифицированная система организационно -

распорядительной документации. Требования к оформлению документов. -М.: ГОСТстандарт, 1997 - 19с.

Белов А.Н., Белов В.Н. Корреспонденция и делопроизводство. - М.:

Экономика, 1988. - 108с.

Дополнительная:

Кузнецова Т.В. - Документы и делопроизводство. - М.: Высшая школа, 1991. - 172с.

Лившиц Я.З. История делопроизводства. - М.: МИАИ, 1974. - 133с. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Виды редакторской правки                                                    

     Редактирование - это любое изменение текстового материала, такое как исправление, добавление и удаление, реорганизация структуры. 
 
Работа над текстом состоит из:   

• редакторского анализа;   
• редакторской правки;   
• корректорской правки.

      
Существует несколько видов редакторской правки:

• правка-вычитка;
• правка-сокращение;
• правка-переделка.
• правка-обработка

      
Правка текста нужна для того, чтобы:

• устранить погрешности, оставшиеся после авторской доработки;
• добиться ясности и четкости формулировок;
• проверить фактический материал и избавить рукопись от неточностей;
• устранить шероховатости языка и стиля;
• технически обработать рукопись.

     1. Правка-вычитка. Цель корректора: исправить допущенные ошибки, унифицировать обозначения и сокращения, привести в единую систему все ссылки и сноски и т.д.  
2. Правка-сокращение. Такое корректирование применяется, когда по тем или иным причинам необходимо уменьшить объем текста без ущерба для его содержания. Бывает, что по требованиям редакции автору необходимо изложить материал на строго установленном числе листов, с определенным количеством строк или знаков. Тогда редактор оставляет в тексте только самое основное, жертвуя второстепенной информацией. 
3. Правка-обработка - исправление рукописи, позволяющее в конечном итоге считать ее издательским оригиналом, уже готовым к печати. При этом используется весь комплекс корректорских операций: уточняются фактические данные, исправляются композиционные недочеты, логические неувязки, совершенствуется языковая сторона произведения (устраняются лексические и стилистические погрешности). Все серьезные изменения, вносимые в текст редактором, согласовываются с автором.  
4. Правка-переделка. Применяется при корректорской подготовке к печати рукописей тех авторов, которые слабо владеют литературным языком. Правка-переделка широко используется в редакциях газет, особенно в отделах писем, так как материалы, присылаемые читателями, по разным причинам бывает трудно отправить в печать в том виде, в каком они поступили. Разновидностью корректорской правки-переделки является так называемая литературная запись (литературно обработанный текст на основе устного изложения, сделанного простым разговорным языком).

     Корректорская правка статей, документов, текстового наполнения сайтов и публикаций для СМИ позволит авторам получить конкурентное преимущество в бизнесе, сделать более эффективной рекламу, продемонстрировать уважительное отношение к русскому языку, как носителю культурных традиций и эффективному орудию деловых коммуникаций, а значит, и к своим клиентам. 

     Особенности редакторской правки-вычитки, отличия ее от корректорской правки-вычитки.  
Различают корректорскую вычитку как стадию издательского процесса, которой завершается подготовка оригинала к сдаче в набор, и правку-вычитку как самостоятельный вид редакторской работы.  
Цели корректорской и редакторской вычитки различны. Корректор, вычитывая подготовленный к печати текст, добивается полного совпадения с текстом авторитетным, выверенным, внося необходимые исправления. Основная цель корректорской вычитки - завершить Цель редакторской правки-вычитки - чтение текста "насквозь". Вычитчик должен отметить его смысловые, композиционные, стилистические недочеты, обратить внимание на правильность написания географических наименований, имен и фамилий, на точность цитат, цифр и дат, проверить сопоставимость единиц измерения. В его обязанность входит также проверка соответствия заголовков тексту и соответствия подписей под иллюстрациями изображению.  
Обычно вычитку поручают опытному редакционному работнику, но он ни в коем случае не должен подменять редактора, готовившего материал. Его обязанность - заметить недостатки текста и указать на них, но отнюдь не править его, исключая, разумеется, бесспорные ошибки и буквенные опечатки. Поэтому даже при очень высокой квалификации вычитчика ведущий редактор участвует в этом процессе, снимая его вопросы.  
Как самостоятельный вид редактирования правка-вычитка применяется при подготовке к выпуску переизданий, а также документальных материалов самого различного характера.  
Тщательная вычитка текста книги, которая должна быть переиздана, во многих случаях необходима. Бытующее в некоторых издательствах мнение, будто при переиздании, например, классических работ правка-вычитка не нужна, является неправильным. Ошибка или опечатка, как показывает практика, может быть допущена в любой книге.

  Правка-сокращение.

     Типичные ошибки, допускаемые при сокращении текста.  
Правка сокращение как особый вид обработки рукописи имеет своей задачей достичь возможной в данных условиях краткости изложения, конечно, без ущерба для содержания, довести текст до заданного размера. Обычно сокращения как специальный вид правки бывают вызваны необходимостью внести конъюнктурные изменения или различными техническими соображениями. Правка-сокращение в отличие от правки-вычитки уже прямое вмешательство в текст, поэтому редактор должен учитывать особенности его смысловой и синтаксической структуры.  
Необходимо различать три (это по Сикорскому - по Накоряковой, их два) типа правки-сокращения, имеющих некоторые особенности.  
Характер изменений, вносимых обычно в текст при сокращении, позволяет разделить их на две группы: сокращение текста частями и сокращения, которые мы условно назовем внутри текстовыми. В первом случае исключаются части текста, представляющие собой определенные смысловые звенья. Они, как правило, оформлены композиционно и синтаксически. Сокращение однотипных примеров, фактов одного смыслового ряда, частных подробностей не вызывает трудностей при редактировании.  
Сокращая текст, редактор всегда должен тщательно следить за тем, чтобы эпизоды и факты, исключенные в процессе правки, не упоминались косвенно в последующем изложении.  
Когда связь между смысловыми звеньями текста необходима, сокращение его крупными частями невозможно. В этом случае прибегают к сокращениям внутри текстовым, связанным с более глубоким вмешательством в текст.  
Правка-сокращение, как видим (это не я вижу, а Сикорский), имеет очень важное значение. Во многих случаях она позволяет сжать изложение и при этом усилить выразительность, доходчивость материала. Конечно, редактора никогда не должно покидать чувство меры. Как и всякая правка, сокращение текста не есть самоцель, не может ни в какой степени обеднять рукопись. Правка-сокращение - сильное средство в руках редактора и пользоваться им надо осмотрительно, тщательно взвешивая каждый шаг.  
 

     Правка-обработка. Ее задачи и методика.  
Сокращения, обусловленные литературными вмешательствами качествами произведения, следует рассматривать уже как правку-обработку.  
Правка-обработка - наиболее распространенный вид редакторской работы, который подразумевает и правку-вычитку и правку-сокращение. Речь идет о таком исправлении рукописи, которое позволяет подготовить вариант, достойный стать издательским оригиналом, в котором полностью учтены результаты редакторского анализа. В правке-обработке находит отражение, в сущности, весь комплекс операций: уточнение фактических данных, исправление композиционных недочетов, устранение логических неувязок и, пожалуй, главным образом совершенствование языково-стилистических средств. Работая над языком и стилем, редактор улучшает содержание произведения. Процесс этот един, нерасторжим.  
Цель обработки - литературная отделка текста, совершенствование его формы, уточнение идеи автора, его замысла. По своему характеру изменения, вносимые при этом в текст, разнообразны: сокращения, дописывание отдельных фрагментов, замена слов и оборотов речи, изменение синтаксических структур, совершенствование композиции. Особенности авторской манеры изложения, его стиль, правка-обработка изменять не должна. Главное для правки-обработки - не изменить ход мысли автора, вескость аргументации, сохранить индивидуальные особенности, манеру излагать материал - все то, что можно назвать слогом. 
 
 
 
 
 
 

     Правка-переделка.

     Литературная запись как вид литературной работы.  
Правка-переделка является специфической формой редактирования. Она применяется при подготовке к печати рукописей авторов, которые слабо владеют литературными навыками. Правка-переделка широко распространена в практике газетной работы, в частности отделов писем. Материалы, присланные читателями, по разным причинам бывает трудно отправить в печать в том виде, в каком они поступили. Правка-переделка позволяет расширить публикацию читательских высказываний на самые разные темы.  
Цель правки-переделки - создание нового варианта текста на основе материала, представленного автором. Строго основываясь на сообщенных фактах, журналист облекает мысль автора в литературную форму. Изменение жанровой структуры произведения, обработка текста в случае изменения его целевого назначения также осуществляется правкой-переделкой.  
Близка по методике к правке-переделке литературная запись - специфический вид творческого сотрудничества редактора и автора. Это такая форма литературной работы, когда первоначальной рукописи может вообще не быть. Бывалый человек, герой, крупный военачальник, партизан, известный спортсмен рассказывают о своей жизни, делах, боевых друзьях, сделанном и достигнутом, а литератор использует весь этот богатейший материал, осмысливает его, иногда дополняет архивными изысканиями, собственными наблюдениями и в содружестве с бывалым человеком создает произведение. 
 
 
 
 
 
 
 
 

3. Сроковый контроль                                                                 

     Значение и виды контроля

     Контроль исполнения задания -- одна из функций управления. Цель контроля состоит в обеспечении своевременного и качественного исполнения поручений и решения вопросов. Можно выделить контроль по существу решения вопроса и контроль за сроками исполнения задания.

     Контроль по существу -- это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос. Контроль по существу выполнения поручения, решения вопроса осуществляет руководитель (учреждения или отдела) или специально уполномоченное лицо. Ответственность за правильное и своевременное решение вопросов, отраженных в документах, несут руководители структурных подразделений и сотрудники, которым поручено исполнение документа. Исполнитель, как правило, указывается в резолюции руководителя на документе или определяется в соответствии с распределением обязанностей в организации (фирме). Если в резолюции руководителя указано несколько исполнителей, ответственным за исполнение документа и соответственно организующим его исполнение является лицо, указанное в резолюции первым.

     Контроль за сроками исполнения документов ведет служба документационного обеспечения управления, а в небольшой фирме -- секретарь. В Государственной системе документационного обеспечения управления указано, что «Контроль исполнения включает постановку на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя. Организация контроля исполнения должна обеспечивать своевременное и качественное исполнение документов».

     Технологию ведения контроля за сроками исполнения документов можно разбить на следующие процедуры:

     * фиксация всех поставленных на контроль документов, указаний, поручений, заданий руководства (проводится в процессе регистрации);

     * проверка своевременного доведения документа до исполнителя;

     * корректировка данных о контролируемых документах при изменении сроков исполнения, передаче документа от исполнителя к исполнителю, из подразделения в подразделение (заполнение раздела «Ход исполнения»);