Должностная инструкция, положение о структурном подразделении. Разработка и утверждение

  Согласование  должностной инструкции — это  одна из необходимых административных процедур. Документ проходит два типа согласований. Первый — технические  согласования, это прежде всего согласование юридическим подразделением, которое  призвано выявить возможные нарушения  трудового законодательства, по ряду должностей производится согласование с подразделением, обеспечивающим безопасность труда, достаточно часто производится и согласование с финансовым подразделением компании, для определения уровня затрат.

  Второй  тип — согласование со структурными подразделениями организации. Данная процедура преследует несколько  целей. Прежде всего она направлена на исключение дублирования должностных  обязанностей и на информирование руководителей  смежных подразделений об изменениях в порядке взаимодействия. Кроме  того, необходимо понимать, что введение новых должностей обычно ведет к  необходимости корректировки должностных  инструкций и других сотрудников, и  согласование как раз помогает определить, какие из них подлежат корректировке.

  Действующее законодательство не устанавливает  требования о согласовании должностных  инструкций с представительными  органами работников, но в ряде случае это может помочь избежать в последующем  возможных конфликтов, особенно когда  речь идет об изменении уже существующих должностных инструкций.

  Следующий этап — это утверждение согласованной  инструкции. Как правило, они утверждаются путем издания приказа полномочным  лицом организации. При этом на самой  инструкции проставляется гриф «Утверждено» с указанием реквизитов соответствующего приказа. На практике встречается и  непосредственное утверждение должностных  инструкций путем проставления подписи  полномочного представителя и даты непосредственно на титульном листе  документа. Однако такой подход, на наш взгляд, не совсем корректен. Прежде всего потому, что порядок выражения  воли юридического лица путем издания  соответствующего приказа предпочтительнее, в том числе и с точки  зрения облегчения процедуры доказывания  при возникновении трудового  спора. Кроме того, это позволяет  избежать необходимости вести отдельные  книги учета утверждения и  внесения изменений в должностные  инструкции. Согласованную и утвержденную должностную инструкцию нумеруют, шнуруют, заверяют печатью организации. Для  текущей работы с подлинника должностной инструкции снимают копию, которую выдают работнику и начальнику структурного подразделения. Копии должностных инструкций, выдаваемых работнику и в структурные подразделения, как правило, заверяют.

  Обычно  это делается подписью руководителя структурного подразделения, отвечающего  за кадровую работу в организации. При  необходимости должностная инструкция полностью или в части может  быть передана в другие структурные  подразделения.

  Последний этап — это ознакомление с должностной  инструкцией работника, который  занимает соответствующую должность. Если это вновь принимаемый сотрудник, то ознакомление с должностной инструкцией  должно производиться одновременно с заключением трудового договора.

  Лист  ознакомления является частью должностной  инструкции, рассчитывается на количество работников, до сведения которых будет  доводиться данная должностная инструкция в течение времени ее действия.

  На  обороте последнего листа делают запись: "В данной должностной  инструкции пронумеровано, прошнуровано и заверено печатью ___ листов" (количество прописью). Запись подписывает руководитель учреждения или лицо, им уполномоченное, с указанием даты. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

  Глава 2. Положение о  структурном подразделении, его разработка и  утверждение.

  При создании структуры предприятия  необходимо не только определить функции  каждой структурной единицы, но и  закрепить их в соответствующем  документе. Положение о структурном  подразделении как раз и является документом, определяющим: порядок  создания подразделения, правовое положение  подразделения в организационной  структуре предприятия, задачи и  функции подразделения, права подразделения, взаимоотношения с другими подразделениями  предприятия, ответственность подразделения.

  Положение о структурном подразделении — документ, в котором определяются: порядок создания (образования) подразделения; правовое положение подразделения в структуре организации; структура подразделения; задачи, функции, права и ответственность подразделения; порядок взаимодействия подразделения с иными структурными единицами организации.

  Порядок разработки этого документа аналогичен порядку разработки должностных  инструкций. Одним из самых простых  является макет, в котором выделяются разделы:

  1. Общие положения.

  2. Основные задачи подразделения.

  3. Функции подразделения.

  Также в макетах положений можно  встретить следующие блоки: организационная структура подразделения, права подразделения, взаимоотношения (служебные связи) подразделения с другими подразделениями, ответственность подразделения.

  Теперь  кратко по каждому из разделов.

  Раздел 1. «Общие положения»:

  1.1. Место подразделения в структуре управления организацией. Указывается, является ли подразделение самостоятельным или входящим в состав иного подразделения

  1.2. Порядок создания, реорганизации и ликвидации подразделения. Определяется: кто (орган или должностное лицо) создает подразделение, какими документами; кто принимает решение о реорганизации или ликвидации подразделения

  1.3. Подчиненность. Указывается, кому из руководства (руководителю организации или его заместителям, иным руководящим работникам) подчиняется самостоятельное подразделение. Подчиненность определяется по схеме структуры организации

  1.4. Руководство подразделением. Указывается, какое должностное лицо руководит деятельностью подразделения, в каком порядке производится назначение на должность и освобождение от должности, квалификационные требования к нему

  1.5. Основополагающие организационно-правовые документы, которыми руководствуется подразделение в своей деятельности. Указывается, какое должностное лицо руководит деятельностью подразделения, в каком порядке производится назначение на должность и освобождение от должности, квалификационные требования к нему

  1.6. Планирование деятельности подразделения. Указывается, по каким планам ведется работа подразделения

  1.7. Формы отчетности о деятельности подразделения. Здесь можно указать, в каком порядке отчитывается подразделение: представляет письменный отчет раз в месяц (квартал, год); руководитель организации заслушивает отчет руководителя подразделения; иные формы

  1.8. Пояснения используемых терминов. Приводятся в том случае, если подразделения выполняют специфические функции и характеризуются специальной терминологией

  Раздел 2. «Основные задачи подразделения». Основные задачи подразделения, как правило, определяются на основе матрицы распределения функций управления. Если организация обходится без нее, за основу можно взять положения Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих. Если в состав подразделения входят структурные единицы, то разбивку задач рекомендуется проводить по этим же направлениям.

  Раздел 3. «Функции подразделения». При разработке данного раздела также используется матрица распределения функций управления. Если таковой нет, то можно использовать Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих — «вывести» функции из должностных обязанностей руководителей соответствующих подразделений. Поможет определить функции структурного подразделения и ГОСТ 24.525.5-81 «Управление производственным объединением и промышленным предприятием. Управление ресурсами. Основные положения».

  Структура раздела «Функции подразделения» может  быть представлена в виде текста или  таблиц, схем. Табличная форма удобна. Сложность только в том, что документ является результатом не любой функции, поэтому напротив отдельных функций  будут проставляться прочерки.

  Для того чтобы одни и те же функции  не дублировались в положениях о  разных подразделениях, можно использовать способ, который применяется при  разработке должностных инструкций. Но, в принципе, использование матрицы  распределения функций управления должно исключать дублирование.

  Раздел 4. «Организационная структура подразделения». Наименование этого раздела может быть и другим, например «Структура» или «Структура и штатная численность». Предложения по структуре подразделения разрабатываются руководителем подразделения совместно с отделом организации и оплаты труда. По мере деятельности подразделения структура может изменяться.

  Структура подразделения может приводиться  простым перечислением, например: «В состав отдела кадров входят: сектор приема, сектор увольнения, сектор учета, сектор по консультированию работников».

  В разделе «Структура» следует  также определить порядок утверждения  положений о структурных единицах подразделения.

  В небольших организациях подразделения  могут и не структурироваться  на более мелкие единицы. В этом случае указываются группы специалистов, выполняющие  работы по отдельным направлениям, либо вообще отдельные специалисты, а также определяется, в каком  порядке утверждаются должностные  инструкции специалистов подразделения. В данном разделе также указывается штатная численность подразделения. Она может приводиться в самом положении или оформляться отдельным приложением.

  Раздел 5. «Права подразделения». Прежде чем разрабатывать этот раздел, рекомендуем обратить внимание на порядок разработки раздела «Права» должностных инструкций. В отличие от должностной инструкции положение о подразделении наделяет правами не отдельного работника, а все подразделение. Если есть желание, можно «расписать» права работников. Но лучше всего привести общий для руководителя подразделения и его работников перечень прав и отдельным блоком выделить права руководителя. Наделяя последнего правами, предпочтение следует отдавать функциональным правам, так как трудовые у него те же, что и у работников подразделения.

  Раздел 6. «Взаимоотношения (служебные  связи) подразделения». Все рекомендации по подготовке одноименного раздела, но только должностных инструкций, приведены в главе «Должностные инструкции» настоящей работы. Следует только обратить внимание на то, что «расписывается» взаимодействие подразделений, а не отдельных работников. Поэтому в первую очередь нужно ориентироваться на служебные связи между руководителями различных подразделений, и во вторую (если в этом есть необходимость) — на согласование служебных связей между рядовыми работниками подразделений (т.е. определить, нужно ли получать у руководителя своего подразделения согласие, нужно ли согласовывать свои действия с руководителем другого подразделения, прежде чем взаимодействовать с его работниками).

  Раздел 7. «Ответственность подразделения». Порядок разработки этого блока положения также во многом аналогичен порядку составления раздела «Ответственность» должностной инструкции. Между тем есть и особенности. Так, желательно в положении, наряду с ответственностью всего подразделения, выделить ответственность его руководителя, так как по общему правилу он в своей деятельности руководствуется положением и в большинстве организаций должностные инструкции на него не разрабатываются. Можно разделить ответственность на персональную (например, начальника отдела) и коллективную (работников подразделения).

  Положения о структурных подразделениях составляются отделом организации и оплаты труда или лабораторией (бюро) по организации труда. Если таких подразделений  нет — можно закрепить эту  функцию за юридическим отделом  или отделом кадров. Разработку можно  поручить и отдельным специалистам, например инженеру по организации управления производством.

  Общий контроль и руководство разработкой  положений о структурных подразделениях осуществляет заместитель руководителя организации по управлению персоналом.

  Положение о структурном подразделении  должно содержать следующие реквизиты:

  1. Наименование организации.

  2. Наименование документа.

  3. Дату и номер.

  4. Заголовок к тексту (наименование  структурного подразделения).

  5. Гриф утверждения.

  6. Текст.

  7. Подпись разработчика.