Должностная инструкция, положение о структурном подразделении. Разработка и утверждение

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПО РЫБОЛОВСТВУ

Федеральное государственное образовательное  учреждение

высшего профессионального образования

«МУРМАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

Экономический факультет.

                                                                    Кафедра «МКМ и Р»

                                                      

РЕФЕРАТ

по дисциплине «Кадровое обеспечение деятельности предприятия»

на тему «Должностная инструкция, положение  о структурном подразделении. Разработка и утверждение.» 
 
 
 

                                                                             Выполнила: студентка 5 курса

                                                                             специальности «Менеджмент   

                                                                             организации»                                                                                            

                                                                             Якимушкина Юлия

                                                                             группа Мн-571

                                                                             Проверила:

                                                                             Евграфова Л.Е. 
 
 
 

Мурманск 2011.

Содержание.

1. Введение………………………………………………………………….3
2. Глава 1. Должностная инструкция, ее разработка и утверждение…....4
3. Глава 2. Положение о структурном подразделении, его разработка и утверждение……………………………………………………………..11
4. Заключение………………………………………………………………18
5. Список литературы……………………………………………………...20

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение.

  Персональные должностные инструкции, наряду с положениями о структурных подразделениях входят в комплекс корпоративных нормативных документов, определяющих деятельность предприятия в целом, его подразделений и отдельных сотрудников. С ростом компании увеличивается количество сотрудников, поэтому появляется необходимость формализации всех процедур и фиксации их во внутренних организационно-распорядительных документах, одними из которых  является должностная инструкция и положение о структурном подразделении. С изменением экономических условий меняется отношение к должностным инструкциям и положениям о подразделении. Бизнес становится успешным лишь тогда, когда компания эффективно использует имеющиеся ресурсы, в том числе и человеческие. Поэтому должностная инструкция и положение о структурном подразделении становятся важнейшими инструментами организации эффективной работы персонала. Это документы, которые устанавливают в компании «правила игры» для сотрудников: четко прописывает их функциональные обязанности, подчиненность, ответственность, права, взаимодействие с другими сотрудниками и подразделениями компании.

  Предметом исследования данной работы является кадровое обеспечение деятельности предприятия, а объектом – должностная инструкция и положение о структурном подразделении.

  Цель исследования – изучить порядок разработки и утверждения должностной инструкции и положения о структурном подразделении. Для этого были поставлены следующие задачи:

• рассмотреть понятия «должностная инструкция» и «положение о структурном подразделении»;
• проанализировать процесс разработки и утверждения данных документов

 
 

Глава 1. Должностная инструкция, ее разработка и утверждение.

  Должностная инструкция – формализованный документ, в котором закрепляются обязанности сотрудника, предъявляемые к нему квалификационные требования, порядок приема, увольнения, замещения и взаимоотношений.

  Персональные  должностные инструкции, наряду с  положениями о структурных подразделениях и регламентами выполнения рабочих  операций, входят в комплекс корпоративных  нормативных документов, определяющих деятельность предприятия в целом, его подразделений и отдельных  сотрудников.

  Должностные инструкции разрабатывает руководитель подразделения для своих непосредственных подчиненных. Должностные инструкции на должности, находящиеся непосредственно  в его подчинении, утверждает руководитель организации. На другие должности инструкции утверждают соответствующие заместители. Первый экземпляр должностной инструкции на каждого работника хранится в  отделе кадров, второй — у руководителя подразделения, третий — у работника.

  Разработка  должностных инструкций осуществляется в соответствии с положением о  подразделении. Комплект должностных  инструкций охватывает все функции  подразделения и равномерно распределяет нагрузку между работниками с  учетом уровня их квалификации. Каждая должностная инструкция содержит однозначное  определение того, чем данная работа отличается от всех иных работ. Ответственность  за полноту обеспечения организации  должностными инструкциями лежит на начальнике отдела кадров.

  Не  существует стандарта, регламентирующего  содержание и процедуру разработки должностной инструкции, в связи  с чем каждая организация имеет  возможность самостоятельно формировать  описание той или иной должности.

  Учитывая, что законодательство РФ не определяет должностные инструкции в части  их содержания, эти документы составляются руководством предприятия добровольно, с целью улучшения деятельности предприятия. В то же время инструкция должна быть полезна и работнику, облегчая его деятельность и взаимоотношения  с другими субъектами деятельности. Третье основное применение должностной  инструкции – в отделе кадров, для  выявления соответствия работника  или кандидата конкретной должности  и выработки соответствующих  кадровых решений.

  Титульный лист должностной инструкции должен содержать следующие реквизиты: наименование организации;  наименование документа; дата; место разработки; гриф утверждения;  виза согласования (если согласование предусмотрено); подпись  руководителя структурного подразделения; расписка работника, подтверждающая ознакомление с инструкцией.

  Гриф  утверждения размещается в правом верхнем углу и состоит из слова "Утверждаю" (кавычки не ставятся), наименования должности лица, утверждающего  документ, его подписи, инициалов, фамилии  и даты утверждения. При утверждении  должностной инструкции приказом или  распоряжением гриф утверждения  состоит из слова "Утверждено" (кавычки не ставятся), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Разумно  также согласовать инструкции с  начальником отдела охраны труда, если таковой действует на предприятии, либо с сотрудником, отвечающим за соблюдение требований охраны труда.

  Как правило, должностная инструкция включает в себя такие разделы: 1) общие положения; 2) должностные обязанности; 3) права; 4) ответственность; 5) квалификационные требования; 6) необходимые знания; 7) взаимодействия.

  В разделе «Общие положения» указывается:

• к какой категории относится должность, например: «наименование должности» относится к категории руководителей (специалистов и т. д.);
• подчиненность, например: линейное подчинение, функциональное;
• порядок назначения на должность и увольнения с нее, например: назначение на должность и освобождение от нее производится приказом руководителя предприятия по представлению непосредственного руководителя (иного лица);
• условия замещения сотрудника на данной должности в случае его отсутствия (болезнь, отпуск).

  В разделе «Должностные (функциональные) обязанности» описываются работы, которые должен выполнять сотрудник в рамках своей должности. Данный раздел занимает по объему около 60% всего документа. Обязанности (функции) должны быть выполнимыми и соответствовать задачам данной должности. В этом разделе можно указать периодичность выполнения работником своих основных обязанностей, например: постоянно; еженедельно; по распоряжению руководителя и пр.

  В разделе «Права» определяются и перечисляются делегируемые сотруднику правовые средства, которые обеспечивают выполнение возложенных на него задач и обязанностей. Этот раздел обычно строится по следующей схеме:

• права работника на самостоятельное принятие решений (перечисление вопросов, по которым он имеет право принимать решения самостоятельно);
• права на получение информации, в том числе и конфиденциальной, необходимой сотруднику для реализации его функций и эффективного исполнения обязанностей (кроме простого перечисления конфиденциальных сведений возможно и установление процедуры доступа работника к ним, особенно если эти сведения относятся к коммерческой тайне предприятия);
• права на контроль (перечисление круга производственных вопросов и действий других работников, контролировать которые имеет право сотрудник на этой должности — либо выполняя свои функциональные обязанности, либо по поручению руководителя);
• права требовать выполнения определенных действий (особенно — от подчиненных), права давать распоряжения и указания и контролировать их исполнение;
• права визировать, согласовывать, подписывать и утверждать документы отдельных видов (особенно тщательно следует регламентировать право подписания финансовых документов, а также документов, направляемых во внешние организации от имени компании).

  В тексте данного раздела необходимо закрепить также право работника  вносить предложения по совершенствованию  деятельности, связанной с выполнением  его непосредственных должностных (функциональных) обязанностей. Здесь  же может быть закреплено право сотрудника на участие в рабочих группах  по подготовке и реализации конкретных проектов и разработке коллегиальных  решений, направленных на достижение главной  задачи структурного подразделения  или всей организации.

  При необходимости в текст раздела  можно внести универсальные права, общие для всех работников, а не только права «по должности»:

• право на получение всех видов установленных компенсаций за свой трудовой вклад;
• право на комфортные условия труда;
• право на повышение квалификации;
• право на максимальную реализацию и развитие своих профессиональных способностей.

  В разделе «Ответственность» обозначаются границы личной ответственности сотрудника за выполнение работ, а также перечень результатов (желательно — с указанием измеряемых показателей), которых должен достичь работник в процессе своей профессиональной деятельности.

  В данном разделе можно привести подробный  список как общих законодательных  и нормативных актов, так и  внутренних документов компании, регламентирующих ответственность сотрудника на данной должностной позиции.

  Можно предложить руководителям в этом разделе указать основные критерии и показатели, по которым они будут  оценивать успешность выполнения подчиненными поставленных задач. Критерии и показатели должны быть конкретными, измеримыми и  соответствовать должностным (функциональным) обязанностям сотрудника.

  В разделе «Квалификационные требования» указывается уровень образования, квалификации, опыта и необходимая специализация, достаточная для полного и качественного выполнения работ.

  В разделе «Необходимые знания» приводятся дополнительные, по сравнению с квалификационными требованиями, требования к знаниям, умениям и навыкам работника, обусловленные реальными условиями деятельности компании, особенностями нормативных документов, внутренних процедур, оборудования, материалов, инструментов и т. п.

  В разделе «Взаимодействия» должны быть описаны взаимодействие и обмен информацией сотрудников с другими должностными лицами в подразделении, между подразделениями и с «внешними» организациями. Здесь важно определить порядок регулярных действий сотрудника, а также действия в случае возникновения нештатных ситуаций. Например, кладовщик может отпустить товар со склада (штатная ситуация) только после того, как накладную оформит менеджер отдела сбыта и бухгалтер. А в случае, если поставщик срывает сроки поставки (нештатная ситуация) — менеджер отдела снабжения должен выяснить у поставщика причины задержки и возможный срок поставки, уведомить об этом сотрудников и подразделения, для которых эта информация критично важна.