Документоведение как научная дисциплина

Нормативно-методическая база документационного  обеспечения управления - это совокупность законов, нормативных правовых актов, методических документов, государственных стандартов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штатную численность, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты. В ее состав входят:

• правовые акты, издаваемые высшими органами государственной власти и управления;
• правовые акты, издаваемые федеральными органами исполнительной власти: министерствами, комитетами, ведомствами как общеотраслевого, так и ведомственного характера;
• правовые акты, издаваемые органами законодательной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;
• правовые акты нормативного и инструктивного характера, а также методические документы по документационному обеспечению управления, издаваемые руководством предприятий и организаций.

Общие требования к составу документации и ее оформлению содержит Конституция  Российской Федерации, законы Российской Федерации, устанавливающие порядок  деятельности органов государственной  власти и местного самоуправления, коммерческих и некоммерческих организаций (например, Федеральный конституционный  закон "О Правительстве Российской Федерации", Федеральный закон "Об общих принципах организации  законодательных (представительных) и  исполнительных органов государственной  власти субъектов Российской Федерации", Федеральный закон "Об общих принципах  организации местного самоуправления в Российской Федерации", Гражданский  кодекс Российской Федерации, Федеральные  законы: "Об акционерных обществах", "Об обществах с ограниченной ответственностью", "О некоммерческих организациях" и др.).

В законодательстве содержатся нормы, определяющие правила  оформления различных групп документов. Так, основные правила заключения, изменения  и расторжения гражданско-правовых договоров, а также их оформления изложены в Гражданском кодексе  Российской Федерации. Оформление ряда документов по кадрам регламентирует постановление Госкомстата России от 5 января 2005 г. № 1, которым утверждены унифицированные формы первичной  учетной документации по учету труда  и его оплаты.

В нормативных  актах различного уровня закреплены требования к оформлению отдельных  реквизитов документов. Так, в федеральном  законодательстве содержатся правила  использования официальной символики  при изготовлении бланков документов. Государственный герб Российской Федерации  изображается на документах в соответствии с Федеральным конституционным  законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ "О  Государственном гербе Российской Федерации"; использование гербовых бланков регламентируется постановлением Правительства от 27 декабря 1995 № 1268. Геральдические знаки - эмблемы федеральных  структур (Вооруженных Сил Российской Федерации, организаций федеральной  почтовой связи, МЧС России, МВД России и др.) утверждаются указами Президента страны и используются при оформлении документов. Использование товарных знаков при оформлении документации определяется законом "О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров" (от 23 сентября 1992 г. № 3520-1). Законодательство субъектов Российской Федерации  также содержит правила изображения  их символики на бланках и печатях.

В законодательстве содержатся нормы, регулирующие использование  языка в делопроизводстве. Основным нормативным актом в этой сфере  является Закон Российской Федерации  от 25 октября 1991 г. № 1807-1 "О языках народов Российской Федерации" (в  редакции от 24 июля 1998 г.). Его положения  конкретизируются в других законах  применительно к ведению делопроизводства в таких областях, как связь, транспорт, судопроизводство, нотариат, и других.

В нормативных  актах закреплены требования к написанию  отдельных наименований, например: географических названий (ФЗ от 18 декабря 1997 г. № 152-ФЗ "О наименованиях  географических объектов"); наименований "Россия", "Российская Федерация" в названиях организаций (постановление  Правительства Российской Федерации  от 7 декабря 1996 г. № 1463); фирменных наименований (Гражданский кодекс Российской Федерации  и федеральные законы, регулирующие деятельность организаций различных  организационно-правовых форм) и т.д.

Вопросы оформления документации находят отражение  в нормативных актах в области  почтовой связи и электросвязи. Правовую основу деятельности в области связи  устанавливает Федеральный закон  от 16 февраля 1995 г. № 15-ФЗ "О связи". Требования к письменной корреспонденции  и сообщениям, передаваемым по сетям  почтовой связи и электросвязи, определяются в соответствии с решениями Всемирного почтового союза и Международного союза электросвязи.

Правила оформления документов закрепляются в  стандартах и других документах по стандартизации. Введение в действие ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы  документации. Унифицированная система  организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению" совпало  с началом нового этапа развития стандартизации в нашей стране, основные направления которого определяются Федеральным законом от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ "О техническом регулировании". Положения ГОСТ Р 6.30-2003 необходимо рассматривать  исходя из того, что он разрабатывался и принимался на основе Закона Российской Федерации от 10 июня 1993 г. № 5154-1 "О  стандартизации", отмененного с 1 июля 2003 г., а действует в условиях новых подходов к стандартизации.

В соответствии с Федеральным законом "О техническом  регулировании" основными источниками  обязательных требований к продукции  и процессам производства стали  технические регламенты. Под стандартизацией  в Законе понимается деятельность по установлению правил и характеристик  в целях их добровольного многократного  использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения. Одной из целей стандартизации является достижение технической и  информационной совместимости. С принятием  Федерального закона "О техническом  регулировании" изменилась сама трактовка  понятия "стандарт". Если раньше под  стандартом понимался нормативный  документ (ГОСТ Р 1.12-99), то теперь Закон  закрепил принцип добровольного  применения стандартов.

В нормативных  документах по стандартизации закреплены требования к построению, изложению  и оформлению различных видов  документации, проведению унификации документов и применению унифицированных  систем документации; созданию и использованию  классификаторов технико-экономической  и социальной информации; автоматизации  информационных процессов в сфере  управления, техническим средствам 

УСД состоит  из совокупности взаимосвязанных унифицированных  форм документов, обеспечивающих документированное  представление данных в определенных видах экономической деятельности; средств их ведения; нормативных  и методических документов по их разработке, ведению и применению. Требования к УСД изложены в стандартах серии "Унифицированные системы документации". В государственных стандартах закреплена терминология в области делопроизводства и архивного дела (ГОСТ Р 51141-98), установлены  требования к потребительским форматам бумаги (ГОСТ 9327-60). Требования к гербовым печатям установлены в ГОСТ Р 51511-2001. В комплексе стандартов "Информационная технология" регламентированы многие вопросы создания автоматизированных информационных систем (ГОСТ 34.201-89; ГОСТ 34.602-89; ГОСТ 34.003-90 и др.), защиты информации и использования электронной  цифровой подписи (ГОСТ Р 34.10-2001, ГОСТ Р 34.11-94 и др.).

Основой для систематизации унифицированных  форм документов в информационно-поисковых  системах служит Общероссийский классификатор  управленческой документации (ОКУД), принятый и введенный в действие постановлением Госстандарта России от 30 января 1993 г. № 299. Вновь разработанные унифицированные  формы документов подлежат регистрации  путем включения в ОКУД. Разделы  ОКУД ведутся с различной оперативностью и полнотой. Формы документов, указанные  в ОКУД, приводятся в альбомах унифицированных  форм документов.  

Тесты для самоконтроля

Документ и  документно-коммуникационная деятельность это ...  
предмет документоведения; 
объект документоведения; 
документоведение.

Какое название имела документационная наука, возникшая  в конце XIX в.  
книго-архиво-музееведение; 
библиотеко-библиографо-архивоведение; 
документалистика.

. Теоретические,  исторические и организационно-методические  проблемы науки о документе  и документно-коммуникационной деятельности  изучает ...  
общее документоведение; 
специальное документоведение; 
частное документоведение.

Достижения какой  науки, связанной с документоведением, обеспечивает придание юридической  силы документам?  
теории управления; 
правоведения; 
менеджмента.

. Понятие стандартизации, как деятельности по установлению  правил и характеристик в целях  их добровольного многократного  использования, направленной на  достижение упорядоченности в  сферах производства и обращения,  закрепляется в ...  
Федеральном законе РФ "О стандартизации"; 
Федеральном законе РФ "Техническом регулировании"; 
Федеральном законе РФ "Об информации, информатизации и защите информации".

 Понятие документа  как материального объекта, содержащего  информацию для ее распространения  в пространстве и времени (включая  и так называемые трехмерные  произведения искусства - архитектуру  и скульптуру) - это ...  
узкое понятие документа; 
широкое понятие документа; 
самое широкое понятие документа.

. Упорядоченная  совокупность данных или документов, необходимых для решения задач  определенной области деятельности - это ...  
информационные системы; 
информационные ресурсы; 
информационные массивы.

. ... - материальный  объект, специально созданный человеком,  посредством которого можно хранить  и передавать информацию  
материальный носитель; 
материальная основа документа; 
материальная составляющая документа.

... отражает качественное, т.е. внутренне присущее документу  отличие.  
свойство документа; 
признак документа; 
структура документа.

Каким свойством  можно охарактеризовать наличие  у документа неотъемлемых слагаемых, без которых он существовать не может?  
вещественность;  
атрибутивность; 
структурность.

Что относится  к признакам документа:  
функциональность информации; 
тождественность самому себе; 
завершенность сообщения.

Какая функция  относится к общим функциям документа?  
общекультурная;  
информационная; 
правовая.

Какая функция  относится к специальным функциям документа?  
упорядочивающая;  
управленческая; 
информационная.

...- действие  или совокупность действий, применяемых  при записи информации на материальном  носителе.  
метод документирования; 
способ документирования; 
средство документирования.

Знаковая система  фиксации речи, позволяющая с помощью  начертательных элементов передавать речевую информацию на расстоянии и  закреплять ее во времени  
письменность; 
письмо; 
система письма.

... - это процесс  упорядочения или распределения  документов по классам с целью  отражения отношений между ними  и составления классификационной  схемы.  
структурирование; 
классифицирование; 
документирование.

Как должно происходить  деление документов?  
на роды, подвиды, подроды, разновидности; 
на роды, виды, подвиды, разновидности; 
на виды, подвиды, разновидности, роды.

Согласно классификации  документов по характеру средств  фиксирования информации различают ...  
текстовые и нетекстовые документы; 
документы на естественной и искусственной материальной основе; 
периодические и непериодические документы.

Документ, содержащий информацию, не предназначенную для  широкого распространения  
неопубликованный; 
непубликуемый; 
непериодический.