Документооборот

Основные положения  ЕГСД, таким образом, были первым нормативным  документом, определившим теоретические  и практические основы организации  движения документов. Главное правило  документооборота -- оперативное движение доку-ментов по наиболее короткому  пути с минимальными затратами времени  и труда. Реализовать это правило  в конкретных учреж-дениях можно  путем четкой регламентации путей  прохождения документов, в ходе которой  проверяется обусловленность всех операций, целесообразность всех перемещений. Регламентация должна была проводиться  путем разработки инструкций по де-лопроизводству, где устанавливаются схемы движения основ-ных документопотоков, а также  пути прохождения отдельных видов  документов (наиболее важных для деятельности органи-зации). В период разработки Основных положений ЕГСД ис-следователи  исходили из необходимости организации  только традиционных (бумажных) документов. Как и в других странах, у нас  в тот период совершенствование  приемов и методов ра-боты с  машиночитаемыми документами проводилось  незави-симо и без связи с этими  процессами.  
 
 

Основные правила  организации документооборота в  учреждении.

Документооборот -- сложный  технологический процесс, характеризующийся  различными параметрами, связанными с  процессами документирования и со всей деятельностью орга-низации. Организация  документооборота включает все опера-ции  по приему, передаче, составлению, согласованию, офор-млению, удостоверению и отправке документов.

Основными характеристиками документооборота являются маршрут  движения, который включает все инстанции  на пути движения документа от создания черновика (или от получе-ния) до подшивки в дело, и время, затрачиваемое  на прохож-дение документов по этому  маршруту. Отсюда главное прави-ло организации  документооборота -- оперативное прохожде-ние  документа по наиболее короткому  и прямому маршруту с наименьшими  затратами времени. Кроме того, при  организа-ции движения документов необходимо выполнение следую-щих правил:

* максимальное сокращение  инстанций прохождения доку-ментов (за счет исключения технологических  операций по обработке документов  и управленческих звеньев, не  обу-словленных деловой необходимостью);

* исключение или  максимальное ограничение возвратных  движений документов (при их обработке  -- регистрация и доставка, при  их подготовке -- визирование и  согласова-ние и т.д.);

* максимальное единообразие  в порядке прохождения и процессах  обработки основных категорий  документов, ис-ходя из того, что  каждое перемещение документа  должно быть оправданным.

Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства -- специа-лизацию, возможность  централизованного выполнения одно-родных технологических операций, эффективного использова-ния средств оргтехники и персонала.

Кроме того, соблюдение этих правил позволяет улучшить документационное обеспечение аппарата управления за счет:

* прямоточности направления  документопотоков, исключе-ния дублирующих  и повторных операций по подготовке  и обработке документов;

* ритмичности движения  документов, которая обеспечивает  их равномерное поступление и  способствует пропорцио-нальной  загрузке как специалистов аппарата  управления, так и службы делопроизводства.

Объективные данные о состоянии документооборота можно  получить из качественных и количественных характеристик его параметров.

К качественным характеристикам  документооборота относятся:

* характеристики  документопотоков (состав документов, их содержание);

* маршруты движения  документов (направление движения, этапы и инстанции маршрута  движения документов);

* периодичность (стадии  документооборота);

* направленность  движения.

Документооборот как  технологический процесс делится  на несколько частей -- потоков, обеспечивающих прямую и обрат-ную связь в  управлении. Под документопотоком (потоком  документной информации) понимается сложившееся или организованное в пределах информационной системы  движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник.

Документопотоки различают  по направлению и по отноше-нию  к управленческому объекту. По направлению  выде-ляют горизонтальные потоки, связывающие  организации одного уровня управления, и вертикальные (восходящие и нисходящие), связывающие организации различных  уровней, например, руко-водящий орган  власти и подчиненные ему учреждения и орга-низации, центральный офис фирмы и дочерние фирмы и фи-лиалы. Восходящие потоки -- это входные  документы, получае-мые вышестоящей  организацией от подчиненных организаций (исходящие документы подчиненных  организаций, направляе-мые в вышестоящие  инстанции). Нисходящие потоки - это  до-кументы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным  организациям.

По отношению к  управленческому объ-екту выделяют входящий, исходящий и внутренний документопотоки. Они тесно взаимосвязаны, так как информация по-ступивших  документов используется для подготовки внутренних и исходящих ответных и т.д.

Входящий документопоток любой организации складывается из:

* документов вышестоящих  организаций (органов власти и  управления, центральных аппаратов  министерств и др.). В состав  этих документов входят директивные  указания, нормативные и методические  акты, которые являются основанием  для руководителей в организации  производ-ственной, управленческой, технической,  экономической, социальной и иной  деятельности. По видовому составу  к этим документам относятся:  указы, законы, постановле-ния, распоряжения, указания, поручения, приказы, письма, инструкции, решения, методические  указания и .рекомендации;

* документов от  подведомственных организаций, содержа-щих  сведения о выполнении распорядительных  действий, запросы о путях выполнения  заданий и отчетные сведения  о своей деятельности. По видам  документов этот поток со-стоит  из отчетов (о финансовой, хозяйственной,  социаль-ной, управленческой деятельности), инициативных док-ладных записок,  писем, актов;

* документов от  несоподчиненных организаций, направляе-мых  с целью согласования совместных  действий или по-буждения к  ним, с целью консультирования, получения информации. Основные  виды документов: письма (ин-формационные, рекламные, оферты, гарантийные,  запро-сы и др.) и договоры, а  также документы, сопровождаю-щие  выполнение договоров (акты взаимозачетов,  счета, заявки, сертификаты, отгрузочные  документы и др.); 

* обращений граждан  -- предложений, заявлений, жалоб. 
 
 
 
 
 
 
 
 

Литература:

1. Кодекс законов  о труде Российской Федерации.

2. Закон Российской  Федерации от 25 октября 1991 г. №  1807-1 «О язы-ках народов Российской  Федерации» (с изм. и доп. от 24 июля 1998 г.).

3. Андреева В.И.  Делопроизводство. Изд. 6-е, перераб.  и доп. -- М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000, 187 с.

4. 34. Примерное положение  о Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства, ведомства Российской  Федерации. Утвер-ждено приказом  Росархива от 17.03.1998 № 19.

5. 35. Типовая инструкция  по делопроизводству в министерствах  и ве-домствах Российской Федерации. --М.. Росархив,1994.

6. 46. Унифицированная  система организационно-распорядительной  документации. Унифицированные формы,  инструктивные и ме-тодические  материалы по их применению. -- М., 1982.

7. 47. Управленческие  документы постоянною срока хранения, образую-щиеся в деятельности  негосударственных коммерческих  органи-заций (хозяйственных товариществ  и обществ, производствен-ных  кооперативов). Справочное пособие. -- М.: ВНИИДАД, 1996 г.