Документооборот

ПОНЯТИЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ЕГО ХАРАКТЕРИСТИКИ  

Согласно Примерной  инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных  органах государственного управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной приказом Комитета по архивам и делопроизводству РБ от 23.05.1995 № 13, документооборот - это  движение документов в организации  с момента их получения или  создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. 

Документооборот является составной частью документационного  обеспечения управления (далее - ДОУ), цель которого - информационное обеспечение  деятельности учреждения, ее документирование и хранение ранее созданной управленческой информации. 

Документационное  обеспечение управления непосредственно  зависит от управленческих решений, документационное обеспечение которых  как процесс включает три составляющих:  

- информационную  поддержку решений, т.е. обеспечение  принимаемого решения информацией  (документами); 

- документирование  решения; 

- контроль за его  исполнением.  

Основными узлами этого  процесса являются: получение исходной (инициирующей) информации, постановка цели (задачи), поиск необходимой  информации (справочная работа), выработка  решения (составление проекта документа), его согласование, редактирование, изготовление, удостоверение, отправка (передача адресату), контроль за исполнением решения. 

Документационное  обеспечение управления, ориентированное  на принятие и контроль исполнения решений, позволяет взглянуть на динамику движения документов, участвующих  в этом процессе, как на документооборот. Таким образом, под документооборотом  понимается движение комплексов (кортежей) документов. В состав кортежей входят: документы, инициирующие решения, используемые при их выработке и фиксирующие  их принятие (или сами решения); документы, направляемые для исполнения и сообщающие о результатах исполнения. Документооборот, рассматриваемый как результат, будет представлять собой совокупность документов, используемых и создаваемых  в процессе принятия решений и  контроля за их исполнением. 

Следовательно, совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота, можно определить понятием «документопоток». К документопотоку относятся  документы, инициирующие решения, фиксирующие  решения и др. Определять документопотоки  необходимо в пределах общего документооборота. 

Возможность анализа  документооборота организации обусловлена  тем, что деятельность любой организации  достаточно жестко регламентирована как  по уровням принятия решений, так  и по кругу рассматриваемых вопросов. Управленческий процесс, включая стадии сбора, анализа и обобщения информации, подготовки и принятия решения, организации  исполнения решения, завершается контролем  за его исполнением. В ходе контроля происходит движение информации по каналам  обратной связи от объекта управления к субъекту - информации о поведении  объекта в соответствии с программой, заложенной в решении. Документооборот  является одним из средств осуществления  процесса ДОУ, в ходе которого и совершается  «оборот» документов (информации). 

Документооборот составляет часть системы ДОУ и выполняет  функции системы коммуникации в  учреждении. Поэтому цели его функционирования и совершенствования должны быть подчинены целям функционирования и совершенствования ДОУ, которые  заключаются в максимально возможном  приспособлении системы к условиям ее функционирования. Это позволяет  обеспечивать систему управления качественной документной информацией в сроки, оптимальные для принятия и исполнения управленческих решений. 

На основании этого  цель документооборота - обеспечение  движения кортежей документов в процессе ДОУ, а задача совершенствования  документооборота - организация такого движения, которое бы наилучшим образом  обеспечивало достижение системой ДОУ  ее целей. 

Большое значение для  организации системы документооборота имеет знание его параметров (качественных и количественных). 

К качественным параметрам документооборота относят характеристику документооборота в зависимости  от используемой системы информационного  обеспечения: автоматизированного  типа, традиционного, смешанного; разделение документооборота на входящие, исходящие  и внутренние документопотоки; основные характеристики документооборота как  пространственно организованного  процесса: маршруты движения документов, этапы и инстанции их прохождения, стадии документооборота. К качественным также относятся и те параметры, которые характеризуют особенности  наполнения системы информацией: состав и содержание документов, включаемых в документооборот, направленность движения документов, периодичность  документопотока. 

К количественным параметрам документооборота относят показатели его объема и времени протекания (см. приложение). Объем документооборота определяется количеством входящих, исходящих и внутренних документов учреждения за конкретный период (год, квартал, месяц, день). Помимо объема документооборота устанавливают удельный вес каждой группы документов или документопотоков, определяют плотность документопотока - объем документов, проходящих через подразделение за единицу времени. Выделяют и такие параметры, как физический объем конкретного документа, размер его текста. 

К временным характеристикам  документооборота относят продолжительность  документооборота, т.е. скорость прохождения  отдельных документов в процессе документооборота. Эта характеристика определяется еще и как время, затрачиваемое на маршрут прохождения  документа. Под временными характеристиками понимается, например, время полного  цикла обращения документа в  учреждении или время прохождения  на выбранных отрезках пути, стадиях  управленческого процесса. 

Элементом традиционного  описания документооборота служит отдельный  документ, поэтому объем документооборота устанавливается по совокупности документов, связанных единством времени  и места появления в системе. 

Поскольку документооборот - это и процесс, и результат, его  параметрами должно быть время, затрачиваемое  на движение кортежа в процессе информационного  обеспечения документирования и  исполнения управленческих решений, его  маршрут, состав и количество использованных и созданных документов. Анализ документооборота по названным параметрам позволяет  получать объективные данные о его  состоянии. 
 
 
 

Понятие «документооборот», его развитие и нормативно-методическая регламентация

Документооборот -- движение документов в организации с момента  их создания или получения до завершения исполнения или отправки.*

Организация документооборота -- это правила, в соответст-вии  с которыми происходит движение документов в учреждении. Организация документооборота предусматривает рациональное движение документов, включающее как операции с документа-ми, так и все их перемещения в аппарате управления, т.е. их получение, рассмотрение, передачу на исполнение, организацию исполнения, удостоверения, оформления и отправки.

Документооборот является важным звеном делопроизводст-ва, так  как определяет не только инстанции  движения докумен-тов, но и скорость этого движения. 

В делопроизводстве документооборот рассматривается  как функция коммуникации, реализация которой должна соотно-ситься, субординироваться  с общими целями делопроизводства -- информационным обеспечением деятельности аппарата управ-ления, его документирования, хранения и использования ранее  созданной информации. 

С нечеткой организацией движения документов в настоящее  время связывают многие недостатки в организации документационного  обеспечения деятельности аппарата управления. Например, процесс документационного  обеспечения принимае-мого управленческого  решения включает три составляющие: информационную поддержку решения (обеспечение принимаемого решения  достоверной и достаточной информацией); доку-ментирование решения (создание распорядительного докумен-та); контроль за его выполнением (организация работы, выпол-нения задания, соблюдение определенных условий, сроков и т.д.). Пооперационно этот процесс состоит из сбора информа-ции, подготовки проекта документа, его редактирования, согла-сования, изготовления, удостоверения. Каждая операция сопро-вождается перемещением документа в управленческом аппарате из одного структурного подразделения в другое, передачей от технических исполнителей к специалистам, а затем -- к руково-дителям. Следовательно, скорость перемещения документов и качество выполнения каждой операции оказывают влияние на процесс управления в целом. 

Термин «документооборот»  появился в литературе в 1920-е годы. В работах таких крупных специалистов в области управлен-ческого труда  и делопроизводства, как З.К. Дрезен, Р.С. Майзельс, Д.Р. Покровский, П.М. Керженцев  и др., сформулирова-ны основные положения  его организации, которая и в  то время связывалась с рациональным построением структуры государст-венного  аппарата, с четким распределением функций между различными службами и исполнителями. Теоретически были обоснованы главные положения рациональной организации движения документов -- распределение документов по исполни-телям, сокращение инстанций их прохождения, направление документов непосредственному  исполнителю, регламентация порядка  подписания. В литературе того времени  обоснована ме-тодика обследования маршрутов  движения документов, разрабо-тана технология их доставки («кольцевая курьерская связь»). 
 
 
 
 
 
 
 

Первая попытка  нормативной регламентации единых прин-ципов организации документооборота сделана в проекте «Общих правил документации и документооборота», подготовленном в 1931 г. Институтом техники  управления. В проекте изложены правила  приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля, отправки документов, т.е. практически всех этапов обработки до-кументов. В этом документе даны единые рекомендации по орга-низации рационального документооборота, включающие центра-лизацию операций по приему и отправке, разработке рациональ-ных маршрутов движения, сокращению видов документов. 

Последующие нормативные  акты по регламентации работы с документами -- Примерная инструкция о делопроизводстве в учреждениях РСФСР (1961 г.); Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов (1963 г.) -- не имели в своем  составе разделов по организации  документооборота. В эти годы в  литературе термин «документо-оборот»  практически не употреблялся. Обозначаемое им поня-тие или отождествляли  с делопроизводством в целом, или заме-няли термином «организация переписки». Термин «документо-оборот»  в эти годы обозначает и движение документов, и их объем (количество)*, поэтому в нормативных документах 1960-х годов внимание уделяется  не движению документов, а отдель-ным  технологическим операциям, выполняемым  в процессе этого движения: приему, отправке, регистрации и т.д. 

 С середины 1970-х  годов понятие «документооборот»  стано-вится однозначным, чему  способствовало закрепление опреде-ления  термина в государственном стандарте  на терминологию.* 

В этот период во всех прикладных разработках и исследова-ниях документационных процессов проводится углубленное изучение параметров документопотоков, разрабатывается мето-дика обследования документооборота, его количественных и ка-чественных характеристик. Проведение широких исследований такого плана  связано как с документоведческими  прикладными разработками, выполняемыми в рамках подготовки Основных положений  ЕГСД, так и с разработкой и  внедрением автомати-зированных систем управления (АСУ). При разработке инфор-мационного обеспечения автоматизированных систем была создана методика изучения маршрутов движения документопотоков, их параметров с помощью математических методов. Ком-плексное исследование делопроизводства в аппаратах управле-ния различных уровней в значительной части было посвящено проблемам организации движения документов. В результате этих исследований выявились типовые недостатки в организации движения документов: 

* отсутствие регламентации  путей прохождения одинаковых  видов документов в организациях  одинаковых уровней и направлений  деятельности; 

* наличие множества  инстанций на пути прохождения  до-кументов в аппарате управления; 

* неоднократные возвратные  движения документа (в про-цессе  регистрации, согласования, редактирования  и др.); 

* несовершенство  технологии обработки документов, приво-дящее к повторным операциям,  к передаче документа раз-ным  исполнителям в процессе выполнения  одной и той же операции; 

* отсутствие правил  передачи документов, их доставки, курьерской связи. 

Материалы исследования позволили включить в Основные положения  ЕГСД принципы организации движения документов, т.е. теоретические основы организации документооборота: 

* оперативность движения; 

* единообразный порядок  прохождения однотипных катего-рий  документов; 

* однократность операций  одинакового целевого назначения; 

* исключение лишних  инстанций (каждое перемещение  до-кумента оправдывается только  деловой необходимостью).* 

в Основные положения  ЕГСД включены и практические правила  по организации движения документов и технологии их обработки применительно  к основным документопотокам, правила  доставки и передачи документов, методика учета документооборота.