Документирование

       TC 37 Терминологии (принципы и координация);

       TC 46 Информация и документация;

       TC 68 Банковское дело, ценные бумаги  и другие финансовые услуги;

       TC 154 Процессы, элементы данных и  документы в торговле, промышленности  и управлении;

       TC 171 Воспроизведение документов;

       TC 176 Управление качеством.

       TC 191 Научно-техническая информация, библиотечное  и издательское дело.

    Большое внимание ИСО уделяет выработке  единой для стран – участниц этой организации терминологии в различных  научно-технических сферах. Это относится  и к таким сферам, как носители и средства записи и обработки  информации, управленческая и коммерческая документация, информационные технологии, средства связи и др. Стандартами  ИСО регламентирован порядок  ведения терминологической работы, формализован ее понятийный аппарат, принципы и методы (ИСО 704:2000. Терминологическая  работа. Принципы и методы; ИСО 860:1996. Терминологическая работа. Принципы и методы. Гармонизация понятий и  терминов; ИСО 1087-1:2000. Терминологическая  работа. Словарь. Часть 1. Теория и применение).

    Терминологию  в области документации устанавливает  состоящий из нескольких частей стандарт ИСО 5127 серии "Документация и информация" (Часть 1: Основные понятия; Часть 2: Традиционные документы; Часть 3: Иконографические документы; Часть 3-а: Комплектование, идентификация, анализ документов и данных; Часть 6: Документальные языки; Часть 11: Аудио-визуальные документы).

    Стандартами ИСО определены общие правила  создания документов, в том числе:

• форматы бумаги для документов и методы выражения их размеров (ИСО 216:1975. Бумага писчая и некоторые виды печатной продукции. Потребительские форматы рядов А и В; ИСО 353:1975. Бумага писчая и некоторые виды печатной продукции. Метод выражения размеров);
• межстрочные интервалы и шаг письма (ИСО 4882:1979. Офисные машины и оборудование для обработки данных. Интервалы между строками и знаками);
• формуляр-образец и конструкционная сетка для создания бланков и форм документов (ИСО 3535:1977. Листы для разработки форм и схемы размещения);
• основные требования к бланкам документов (ИСО 8439:1990. Конструкция бланков - Основная схема расположения);
• принципы компоновки торговых документов (ИСО 6422:1985. Основной принцип компоновки торговых документов).

    Средства  для хранения документов разрабатываются  в соответствии с ИСО 623:1974 «Бумага  и картон. Коробки для бумаг  и папки. Размеры».

    В стандартах ИСО установлены форматы  и другие требования к  конвертам для пересылки документов и почтовым карточкам (ИСО 269:1985. Конверты для писем. Обозначение и размеры; ИСО 6924:1983. Конверты для писем. Словарь; ИСО 328:1974. Художественные почтовые карточки и открытки. Формат; ИСО 416:1974. Художественные почтовые карточки. Область для адреса; ИСО 415:1975. Конверты, почтовые карточки и подобные изделия. Область погашения).

    Написание почтового адреса регламентирует стандарт ИСО 11180:1993. Адресация почтовая.

    Представление дат и времени в документах осуществляется в соответствии с  ИСО 8601:2000. Элементы данных и форматы  обмена. Обмен информацией. Представление  дат и времени.

    Расположение  кодов в торговых документах определяет ИСО 8440:1986. Расположение кодов в торговых документах.

    Географическая  информация кодируется с помощью  стандарта "Коды для представления  названий стран" (ИСО 3166-1:1997; ИСО 3166-2:1998; ИСО 3166-3:1999).

    Требования  к документации нашли отражение  в стандартах по внедрению систем качества на всех стадиях производства (серия 9000), стандартах в области  экологии (серия 14000) и др.

    Перечисленные стандарты касаются отдельных сторон работы с документами. Заметным событием стало принятие в 2001 г. стандартов серии "Информация и документация. Управление документами" (ИСО 15489-1:2001, ИСО 15489-2:2001), определяющих требования к системам делопроизводства в целом. Основой  для их разработки послужили стандарты  Австралии, выступившей первопроходцем в реализации комплексного подхода  к стандартизации в области управления документацией.

    Остановимся подробнее на некоторых положениях стандартов ИСО, касающихся оформления документов и имеющих универсальный  характер.

    3.2 Форматы бумаги используемой для международной переписки

    Размеры листов бумаги, используемой для создания управленческих документов, устанавливает  ИСО 216:1975 "Бумага писчая и некоторые  виды печатной продукции. Потребительские  форматы рядов А и В". Система  форматов бумаги по ИСО 216:1975 основывается на метрической системе и строится так, что каждый последующий формат получается делением предыдущего формата  на две равные части (параллельно  наименьшей стороне листа).

    Буквы А или В указывают ряд форматов, а цифра - число делений, которые  были произведены, начиная с основного  формата, обозначаемого 0. Например, формат А4 соответствует формату А0, деленному  на четыре части. Все форматы одной  серии геометрически подобны  друг другу. Площади двух последовательных форматов относятся как 2:1.

    Основным  является ряд форматов А (ИСО - А ряд), вспомогательным - ряд В (ИСО - В ряд). Форматы ряда В используются, когда  необходимы форматы, занимающие промежуточные  размеры между двумя смежными форматами ряда А. Стандартом предусмотрены  также специально установленные  длинные форматы, которые получают делением любых соответствующих  производных форматов из двух выше указанных рядов на 3, 4 и 8 равных частей, параллельно наименьшей стороне  листа.  

Таблица 1 - Потребительские форматы по ИСО 216:1975

 Для создания управленческой документации используются форматы  А3, А4, А5, А6. Формат А3 применяется для  больших таблиц, карт или диаграмм. Основным форматом для других официальных  документов является формат А4. Для небольших по объему документов используется формат А5. Формат А6 предназначен для почтовых открыток и почтовых карточек.

    Закрепленные  в стандарте ИСО 216:1975 нормы ведут  свое начало от системы форматов бумаги, установленных в немецком стандарте DIN 476 еще в 1922 г. Принятие международного стандарта в этой области стало  возможным благодаря тому, что  к 1975 г. большинство стран мира перешло  на форматы бумаги по DIN 476. В нашей  стране эти форматы были приняты  в 1934 г. и в настоящее время  они приведены в ГОСТ 9327-60. Бумага и изделия из бумаги. Потребительские  форматы.

    Внедрение международных форматов бумаги в  ряде стран (США, Канада и др.) столкнулось  с определенными трудностями, связанными с  затянувшимся переходом этих стран к метрической системе. Например, в США стандартом ANSI X3/151-1987 установлены форматы бумаги, отличающиеся от форматов по ИСО 216:1975 и имеющие следующие неофициальные названия: "Letter" (216 x 279 мм), "Legal" (216 х 356 мм), "Executive"(190 х 254 мм), "Ledger/Tabloid"(279 х 432 мм). Расхождения с форматами ИСО вызывает целый ряд неудобств, особенно в области международных связей. Так, формат ИСО А4 на 6 мм меньше по ширине и на 18 мм больше по длине, чем формат "Letter". Эти несовпадения вызывают затруднения при копировании документов, приводят при автоматизированной обработке текстов к потере информации (например, нумерации страниц), вызывают необходимость проведения переформатирования текста и изменения программного обеспечения для работы с текстами. 

    ЗАКЛЮЧЕНИЕ

    Знание  правильности написания деловых  писем позволит заключать договора с поставщиками или потребителями  более эффективно и поможет занимать новые рынки сбыта. А умение вести  международную переписку обязательно  для вывода предприятия на мировой  рынок. Ведь неправильно оформленное  письмо или договор может «сорвать»  сделку. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    СПИСОК  ЛИТЕРАТУРЫ

1. Березина Н.М., Лысенко Л.М., Воронцова Е.П. Современное делопроизводство. – СПб.: Питер, 2008. – 224 с.
2. Кирсанова М.В. Курс делопроизводства: Документационное управление: Учебное пособие. – М.: Новосибирск: ИНФРА-М, 2001. – 295 с.
3. Кирсанова М.В. Курс делопроизводства: Современное делопроизводство: Учебное пособие. – М.: Новосибирск: ИНФРА-М, 2004. – 312 с.
4. Чуковенко А.Ю., Янковая В.Ф. Правила оформления документов: Комментарии к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированные системы организационно-распорядительной деятельности. Требования к оформлению документов». – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2004. – 216 с.
5. Красавин А.С. Документационное обеспечение управление кадрами: Практическое пособие. – М.: ИНФРА-М, 2003. – 192 с.
6. Кузнецов И.Н. Документационное обеспечение управление и деклопроизводства: Учебник для вузов/ И.Н. Кузнецов – М.: Юрайт; ИД Юрайт, 2010. – 576 с.
7. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учебное пособие. - 2-е изд., испр. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2001. - 288 с. - (Серия "Высшее образование").
8. Ларьков Н.С. Документоведение: Учебное пособие. – М.: АСТ: Восток-Запад, 2006. – 427 с.
9. Стенюков М.В. Документы: Делопроизводство. – М.: «ПРИОР», 1998. – 144 с.
10. Государственная система документационного обеспечения управления: Основные

положение: Общие требования к документам и  службам документационного обеспечения. - М., 1991.