Документирование

    Бланк официального письма представляет собой  лист бумаги с воспроизведенными типографским способом постоянными элементами. Можно сказать, что официальное письмо состоит из "рамы" письма и основного текста и содержит помимо основного текста информацию об адресанте: полное и сокращенное название организации-отправителя, ее почтовый и телеграфный адреса, номера телефона, факса и телетайпа, номер того письма или телеграммы, которые послужили поводом для переписки, и многое другое. Бланки могут быть как с угловым, так и с продольным расположением реквизитов.

    Оформление  бланка, соответствующее принципам  технической эстетики, положительно влияет на восприятие его содержания. Например, учитывая свойство человеческого глаза легче фиксировать верхнюю часть любого объекта, при оформлении документов следует их верхнюю часть делать более насыщенной, а нижнюю - более "устойчивой".

    Стандарты на формуляры-образцы устанавливают  форматы и размеры полей документов, входящих в состав унифицированной системы документации, а также требования к построению конструкционной сетки формуляра-образца, реквизиты и правила их расположения. Документы, входящие в состав унифицированных систем документации, состоят из трех основных частей, которые располагаются в пределах четко разграниченных зон. Такая "геометрия" документа обеспечивает необходимую быстроту восприятия его текста.

    Реквизиты - это обязательные признаки, установленные  законом или положениями для отдельных видов документов. Состав и расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должны соответствовать ГОСТ Р 6.30-97.

    Установление  стандарта на формуляр-образец, который, в свою очередь, определяет требования к бланку официального письма, вызвано необходимостью унифицировать процесс его оформления, что позволяет:

• организовать централизованное изготовление бланков для писем;
• уменьшить стоимость машинописных работ;
• сократить трудозатраты на составление и оформление писем;
• облегчить визуальный поиск необходимой информации;
• расширить возможности применения вычислительной и организационной техники при обработке писем.

    Согласно  ГОСТ Р 6.30-97 документы могут содержать (в зависимости от назначения) до 29 реквизитов, однако ни один документ не оформляется полным их набором. Для каждого вида документа определен состав реквизитов в зависимости от назначения документа. Так, для официального письма рекомендуется следующий состав реквизитов:

1. Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта РФ (для государственных предприятий);
2. эмблема организации (если не государственное);
3. код предприятия по ОКПО (для внутриреспубликанской переписки), если он есть;
4. код документа по ОКУД (если есть);
5. наименование организации (полное и сокращенное);
6. справочные данные об организации;
7. дата;
8. регистрационный номер документа;
9. ссылка на индекс и дату входящего документа;
10. адресат;
11. заголовок к тексту;
12. текст;
13. подпись;
14. фамилия (или фамилия, имя, отчество) и телефон исполнителя;
15. идентификатор электронной копии документа.

    Могут быть указаны инициалы машинистки и  количество экземпляров, но они не входят в состав обязательных реквизитов.

    Совокупность  реквизитов официального письма называется формуляром. Реквизиты (1)-(6) печатаются, как правило, типографским способом.

    Официальное письмо является единственным документом, на котором не ставится название его вида. Все остальные документы имеют названия. Например: "Приказ", "Акт", "Решение", "Докладная записка" и т.д.

    Согласно  ГОСТ Р 6.30-97 изображение Государственного герба РФ помещается на бланках писем государственных учреждений.

    Наименование  организации - адресанта документа дается в полном и сокращенном виде.

    Сокращенные наименования организаций образуются тремя способами:

    - по первым буквам слов, входящих  в наименования. Например: МВД (Министерство внутренних дел). Аббревиатуры пишутся слитно и буквы в них не разделяются точками;

    - по начальным слогам букв, входящих  в наименования. Например: Уралмаш (Уральский машиностроительный завод);

    - смешанным способом, когда сложносокращенные  наименования образуются частично  из начальных букв, частично из усеченных слов и пишутся в первой части прописными буквами, во второй - строчными. Например: ВНИИдормаш. Такие слова пишутся тоже слитно.

    Названия  учреждений сокращаются только в  том случае, если сокращенное название указано в официальном документе.

    К обязательным реквизитам официального письма относятся почтовый и телеграфный адреса. Порядок и форма записи сведений о почтовом и телеграфном адресах организации должны соответствовать Почтовым правилам. На бланке письма необходимо указывать также номера телефона, факса, номер счета в банке.

    Обязательным  реквизитом письма является дата, которая проставляется в левом верхнем углу. Датой письма считается дата его подписания. Она служит поисковым признаком и используется при ссылке на письмо. Даты в письме должны оформляться цифровым способом. Элементы даты приводятся в одной строке арабскими цифрами в такой последовательности: число, месяц, год. Число, месяц и год записываются тремя двузначными цифрами. Например, дату 25 октября 1998 года следует записать так: 25.10.98 (допускается и иная запись: 25.10.1998). Если число или месяц обозначаются одной цифрой, то перед ней ставится ноль. Например, дату 12 января 1998 года записывают следующим образом: 12.01.98. После двух цифр, обозначающих число и месяц, ставятся точки, после двух цифр, обозначающих год, точка не ставится.

    Регистрационный номер исходящего документа - номер письма и его условное обозначение - обычно состоит из нескольких частей. Сначала может быть записан индекс структурного подразделения, индекс по номенклатуре дел классификатора корреспондентов, исполнителей, а последней частью будет порядковый номер исходящего письма. Например: № 2/16-2955 или 18/275.

    Ссылка  на номер и дату входящего документа  включает регистрационный номер и дату письма, на которое дается ответ, и располагается ниже индекса и даты исходящего документа. Этот реквизит присутствует только на бланке для писем. Сопоставление дат отправки и получения писем дает представление о степени оперативности работы учреждения с корреспонденцией.

    Адресат - наименование и адрес получателя письма (наименование и адрес организации, структурной части организации, фирмы или фамилия и адрес лица, которому направляется письмо) - указывается на верхней правой стороне бланка письма. Это внутренний адрес письма.

    Если  же письмо адресуется руководителю организации, наименование организации должно входить в состав наименования должности адресата.

    Наименование организации, имя и фамилию лица, которому письмо адресовано, следует писать так, как они даны на исходящей от этой организации корреспонденции или как в справочнике.

    В состав реквизита "адресат" может  входить почтовый адрес. Почтовый адрес  не проставляется на документах, направляемых в правительственные организации и постоянным корреспондентам - в этих случаях целесообразно применять конверты с заранее напечатанными адресами.

    Если  письмо адресуется официальному лицу, сначала указывается должность, затем фамилия и инициалы, затем адрес организации.

    Заголовок не должен превышать двух строк.

    Заголовок должен составлять непосредственный исполнитель, который лучше, чем кто-либо другой, знает содержание документа. Сотруднику, разбирающему почту, должно быть достаточно прочитать заголовок, чтобы определить, к какой категории писем относится  данное письмо и куда его следует направить, что особенно важно в тех случаях, когда в адресе не указывается конкретное лицо, которому адресовано письмо. Кроме того, беглый взгляд на заголовок может избавить сотрудника от необходимости прочитывать письмо полностью.

    Основной  реквизит делового письма - текст. Максимальная длина стандартной строки официального письма равна 64 печатным знакам, что составляет около 17 см. Обычно строка вмещает 60-62 знака. Выбор такой длины строки объясняется наиболее употребимым форматом А4, а также тем, что, читая текст, мы, как правило, держим его на расстоянии 30-35 см от глаз, а угол сектора наилучшей восприимчивости человеческого глаза равен 30 градусам.

    Отметка о наличии приложения делается, если к письму приложены какие-либо документы. В левом нижнем углу письма сразу от поля ставится слово "Приложение", затем помещаются названия прилагаемых документов в цифровой последовательности с указанием количества экземпляров и листов. Каждое название располагается на отдельной строке.

    Реквизит "подпись" помещается слева под текстом письма сразу от поля. В состав подписи входят наименование должности лица, подписывающего письмо, личная подпись и ее расшифровка. Поскольку деловые письма пишутся на бланках учреждений, название учреждения в подписи не указывается.

    Две подписи ставятся в том случае, когда необходимо подтвердить действительность первой подписи, а также в особо ответственных документах, например, в письмах по финансово-кредитным вопросам, направляемым финансово-банковским учреждениям. В таких письмах всегда ставится подпись главного (старшего) бухгалтера предприятия. При подписании письма несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    3 МЕЖДУНАРОДНАЯ ПЕРЕПИСКА

    3.1 Деятельность Международной организации по стандартизации

    ИСО образована в 1947 г. В этой организации  представлены национальные органы по стандартизации более 140 государств. Генеральный  секретариат организации располагается  в г. Женеве (Швейцария). Первый стандарт ИСО был опубликован в 1951 г. В  настоящее время действует около 13,5 тысяч стандартов. В области  электроники, информационных технологий и телекоммуникаций принято более 2 тыс. стандартов, еще около 300 проектов находится в стадии завершения. В  ИСО сформирован большой фонд стандартов и других нормативных  документов по стандартизации (700 тыс.) из многих стран мира. 

    ИСО трактует понятие “стандарт” как  технические условия или другой документ, рассчитанный на специалистов соответствующего профиля, совместно  разработанный, согласованный или  одобренный всеми заинтересованными  сторонами, основанный на совокупности научных, технологических и практических результатов, способствующий получению  всеобщих оптимальных преимуществ, утвержденный компетентным национальным, региональным или международным  органом (ИСО 5127-2:1983).

    Работа  по подготовке стандартов ИСО осуществляется в технических комитетах (technical committees - TC), в структуре которых образуются подкомитеты (subcommittees - SC) и рабочие группы (working groups - WG). Техническим комитетам при их создании присваиваются номера (например, ТС 46, ТС 154). Каждая национальная служба стандартизации, заинтересованная в направлении, для развития которого создан технический комитет, имеет право быть представленной в этом комитете. Правительственные и неправительственные международные организации, сотрудничающие с ИСО, также принимают участие в этой работе. ИСО тесно сотрудничает с Международной электротехнической комиссией, Всемирным почтовым союзом и другими организациями. Каждый комитет и подкомитет имеет секретариат, работу которого обеспечивает определенный национальный орган по стандартизации (например, ANSI - США, BSI- Великобритания, DIN - Германия, AFNOR - Франция, Госстандарт - Россия и др.).

    Разработку  международных стандартов, регламентирующих различные стороны работы с документами, осуществляют следующие комитеты ИСО:

       JTC 1 Информационная технология (объединенный  комитет с Международной электротехнической  комиссией);

       TC 6 Бумаги, картон и целлюлоза;