Сегодня невозможно представить себе офис без какого-либо предмета офисной техники. В эпоху передовых технологий оргтехника помогает работать быстро и плодотворно. 

     С помощью факса мы может отправлять и получать письма и особо важные документы, воспользовавшись телефонной линией. Копиры и дубликаторы помогут нам снять копии с рабочих документов, распечатать рекламные брошюры, прайс-листы. Пользуясь принтером, можно распечатать необходимую документацию, предварительно подготовив ее на ПК. 

     Но  в последнее время появилась  возможность совместить несколько  устройств (факс, принтер, сканер, копир) в многофункциональном устройстве. Это позволяет пользователям  сэкономить время на выбор отдельного устройства, деньги и порой драгоценное место в офисе. 

     Покупка оргтехники становится одной из первых задач в начале работы любого офиса, ведь без нее открытие фирмы будет  немыслимым. Покупка оргтехники –  это немаловажное вложение в будущее любого офиса, и, как следствие, в развитие начинающегося бизнеса. 

     Планируя  покупку офисной техники, необходимо определить все особо важные потребности  офиса, рассчитать все планируемые  затраты на покупку расходных  материалов и так далее. Следует  не забывать о том, что дешевые расходные материалы, как правило, основывают дорогостоящие устройства. Следовательно, если мы планируем тратить минимум средств на комплектацию и ремонт оргтехники, необходимо приобрести дорогостоящее и качественное устройство. 

     Купить принтер, ксерокс и любой другой предмет офисной оргтехники можно в любом близлежащем специализированном магазине. Но опыт многих компаний показывает, что лучше все же воспользоваться проверенным магазином, где есть все необходимые лицензии, где вас обслужат квалифицированные специалисты по продаже оргтехники и, в случае поломки какого-либо устройства, произведут гарантийный ремонт или, если необходимо, гарантийную замену аппарата. 

     В любом крупном городе, как правило, не составит труда найти нужный магазин и произвести необходимую покупку. В маленьком городе, пожалуй, каждая фирма обменивается собственным опытом по покупке оргтехники между собой. Хороший магазин можно найти, опираясь на опыт коллег или знакомых. Также купить принтер, ксерокс и любое иное устройство можно в Интернет-магазине, представляющим в сети Интернет реальный магазин, или предлагающим свои услуги только в глобальной сети.

 

3. Обоснование применимости и расчет потребности количества средств оргтехники для организации (отдела)

 
 

    Прогрессивное развитие средств информационных технологий, в том числе и средств оргтехники, позволяет внедрять в практику работы офиса элементы безбумажной технологии, в которой информационный обмен между компонентами офисной системы будет осуществляться с помощью электронных коммуникационных средств, а хранение и обработка информации — с помощью персональных компьютеров и различной номенклатуры периферийных средств; копирование и тиражирование офисной документации — с помощью современного копировального оборудования, позволяющего кроме процедур копирования и тиражирования выполнять целый комплекс вспомогательных операций по электронному монтажу документов, их последующей обработке.

    По  моему мнению, ключом к решению  проблемы повышения уровня эффективности деятельности персонала офиса может стать концепция так называемого электронного (автоматизированного) офиса. В этом случае речь идет о комплексном использовании современных технических средств для автоматизации процедур и функций управления (обработка текстов, их редактирование, хранение и поиск, передача информации по каналам электросвязи внутри офиса и за его пределы, информационное обслуживание персонала офиса, некоторые аспекты процесса подготовки и принятия решения и т.д.), средств программной поддержки, подходов к проектированию помещений офиса, охраны труда персонала.

    Использование ПК в офисе не исключает, а наоборот, усиливает роль средств организационной  техники, разработанной на основе применения новейших достижений электроники, такой, как: сканирующие устройства, факс-модемные платы, копировальные многофункциональные машины, факсимильные аппараты, слайды-принтеры и др.

    Практическая  реализация концепции электронного офиса постепенно приводит к изменению стиля и методов управления, к пересмотру и перераспределению функций персонала, повышению производительности труда при выполнении целого ряда делопроизводственных операций

    Подводя некоторые итоги можно сказать, что большинство пользователей средств оргтехники испытывают различного рода затруднения при выборе соответствующих моделей различных групп, предназначенных для реализации процессов обработки документов в офисе. Для оптимизации процесса выбора технических средств офиса необходимо учесть целый ряд факторов, влияющих на процедуру выбора:

      - объем документооборота;

      - временные характеристики документопотоков;

      - объем документов, передаваемый  и принимаемый по техническим

        каналам связи;

      - способ организации эксплуатации технических средств;

      - объем копируемых документов  как первичный, так и вторичный;

      - технологические и эксплуатационные  характеристики оборудования;

      - фирма-производитель данной техники;

      - стоимость техники;

      - стоимость расходных материалов, частота их замены.

 

Практическое  задание

Подготовьте проект приказа по л/с о поощрении 

 
 

о поощрении работника 
 

 

торговыми предприятиями на общую сумму 985,3 млн. рублей.

должностного  оклада 

Основание: представление

 
 

 

Литература

          

1. Делопроизводство  на компьютере: (практ. пособ.) Т.М. Елизаветина, М.В. Денисова. СПб.: Питер, 2005.
2. Организация работы с документами: Учеб. / Государственная академия управления им. Серго Орджоникидзе. М.: ИНФРА-М, 2003.
3. Бройдо В.Л. Офисная техника для делопроизводства и управления.  М.: Филинъ, 2008.
4. Васильев Д.В. Делопроизводство на компьютере: Практ.требования.  М.: Приор, 2009.