Содержание 

 

Введение

 

     В современных условиях для повышения эффективности управления в социальной сфере необходимо совершенствование работы с документами, так как принимая решение, которое может затрагивать все уровни учреждения как в нем, так и вне его, специалист должен опираться на информацию, на служебный документ.

     Организация работы с документами влияет на эффективность  работы аппарата управления, организацию  и условия труда работников. От того, насколько профессионально  и целесообразно ведется документация, зависит успех управленческой деятельности социального учреждения.

     Работа  с документами должна иметь четкий, структурированный порядок, чтобы  специалисты учреждаения могли  направлять свои усилия на главные  цели и задачи учреждения, не отвлекаясь на косвенные проблемы, затрагивающие  их работу.

     Офисная техника - неотъемлемая часть технического оборудования любого офиса. Слабое применение средств оргтехники приводит к снижению производительности труда и эффективности работы управленческого и технического персонала.

     К офисной технике в широком  смысле можно отнести любые технические средства, облегчающие работу в офисе, начиная от карандашей и авторучек и кончая компьютерами и их сетями. К офисной технике в узком смысле относят лишь технические средства, используемые в бумажном делопроизводстве, и средства административно-управленческой связи.

 

1. Анализ объемно-временных характеристик операций технологического процесса обработки документов в организации

 

     Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в архив краевого органа исполнительной власти (далее именуется - архив) в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России, а также соответствующими нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству федеральных органов исполнительной власти, Совета администрации края.

     Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур  дел и формирование дел.

     Доставка  документов в управление осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи.

     С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

     По  каналам электрической связи  поступают: телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.

     Документы, поступающие в управление на бумажных носителях, проходят обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение начальником  управления и, согласно его резолюции, передаются заместителям начальника и исполнителям.

     Прием и первичная обработка документов осуществляется работниками отдела учета, распределения документации.

     Конверты  с документами вскрываются (за исключением  конвертов с пометкой «лично»), проверяется  правильность доставки, целостность упаковки документов.

     При обнаружении повреждений, отсутствии документов и приложений к ним  составляется акт в трех экземплярах: первый остается в отделе, второй 
приобщается к поступившему документу, третий пересылается отправителю.

     Ошибочно  присланные документы возвращаются отправителю или пересылаются по назначению.

     Конверты  от вложенных документов, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда:

     дата  почтового штемпеля на конверте служит письменным подтверждением времени  отправки;

     только  по конверту можно определить адрес отправителя.

     На  полученном документе в правом нижнем углу на первой странице проставляется  регистрационный штамп, и реквизиты  документа вводятся в компьютер.

     Срочные документы после регистрации  доставляются незамедлительно под роспись с указанием даты и времени их получения.

     Документы, поступившие в управление, минуя  отдел учета, распределения документации, в обязательном порядке передаются в данный отдел для регистрации.

     При приеме корреспонденции, доставляемой нарочным, проверяется правильность доставки, целостность упаковки и соответствие номеров документов (пакетов), записанных в разносных книгах. В разносных книгах ставится дата и подпись специалистов отдела учета, распределения документации, принявших документ. На копиях (вторых экземплярах) доставленных документов подпись не ставится.

     Вся поступившая в отдел учета, распределения  документации корреспонденция,распределяется на:

• входящую служебную;
• обращения граждан.

     Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение начальнику управления.

     Регистрации подлежат все документы, требующие  учета, исполнения и использования в справочных целях. Входящая служебная корреспонденция распределяется на регистрируемую и нерегистрируемую. Регистрации подлежат как письменные документы, так и создаваемые средствами электронной техники. Входящая корреспонденция, определяемая перечнем, передается адресатам без регистрации.

     Регистрируются все документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние (справки, служебные и докладные записки) и отправляемые.

     Документы регистрируются независимо от способа  их доставки, передачи или создания.

     Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного отдела в другой он повторно не регистрируется.

     Таким образом, поступившие документы  проходят следующие этапы:

     - первичную обработку

     - предварительное рассмотрение, разметку

     - регистрацию

     - рассмотрение документов руководством

     - направление на исполнение

     - контроль исполнения

     - исполнение документов

     - подшивку документов в дела

     Большее количество времени занимает проверка правильности адресования письма, учет вложенных в письмо документов и проверка подлинности, распределение писем по отделам. Наибольший процент документов обрабатывается в отделе учета, распределения и выпуска документации, кадров, а также большой объем информации проходит через отдел бухучета и контроля.

     Для наглядного видения данные, обрабатываемой информации, можно представить в  таблице.

     Таблица 1 - Процент обрабатываемых документов в отделах

 

     По  результатам таблицы видно, что  данные отделы производят обработку  информации в течение 5-7 часов, что  составляет 87% от внутреннего документооборота. 

 

2. Критерии выбора средств оргтехники

 

     К оргтехнике в широком смысле можно  отнести любые приборы, устройства, технические инструменты и приспособления, машины, мебель и т.п., начиная от карандашей и точилок для них  и кончая вычислительными машинами и системами.

     В более узком смысле слова под  оргтехникой часто понимают лишь технические средства, используемые в делопроизводстве для создания информационных бумажных документов, их копирования, размножения, обработки, хранения, транспортирования, и средства административно-управленческой связи.

     Офисная организационная техника (оргтехника) - технические средства, применяемые  для механизации и автоматизации  управленческих и инженерно-технических  работ.

     Организационная техника составляет материальную базу прогрессивных систем управления. Слабое использование оргтехники в управлении приводит к снижению производительности труда и эффективности работы управленческого персонала, к недопустимым задержкам при решении оперативных вопросов, а часто и к неверным их решениям ввиду отсутствия необходимой информации, и к другим отрицательным последствиям.

     С чего начинается любой бизнес, и  большой, и малый? С чего начинаются организация и деятельность любой  фирмы, и производственной, и коммерческой? С деловых бумаг! Множество различных договоров, юридических бумаг, служебных инструкций, бухгалтерских бланков, рекламных проспектов и афиш, технических заданий и технической документации, не говоря уже о визитках, этикетках и т.д. и т.п. Море бумаг различного назначения. Именно бумаг.

     Хотя  идея безбумажного делопроизводства родилась уже лет 20 назад и захватила  умы многих специалистов по информатике, деловой мир еще и сегодня  насышенной именно бумажной информацией. Опрос многих фирм США в 1994 г. показал, что в 40% из них 95% всей деловой информации хранится в бумажном виде, в 55% - бумажная информация составляет 50 - 95% и только 5% всех обследованных компаний смогли перевести свыше 50% информации в электронный формат. В целом в этих фирмах 92% информации хранится на бумаге, 5% - на микрофильмах, 2% - на магнитной ленте и 1% - на дисках. При этом, по оценке экспертов, сотрудники деловых фирм теряют до 15% документации и тратят до 30% рабочего времени на поиски нужного документа.

     В связи с вышесказанным правомерен вывод: актуальность традиционной, ориентированной на "бумажную информатику" техники остается весьма высокой.

     Средства  оргтехники для офиса солидной фирмы  могут включать в свой состав, например, такие устройства и оборудование: персональный компьютер, организационный автомат, пишущие машинки, телефонные и радиотелефонные аппараты, мини-АТС, директорский коммутатор, громкоговорящее телефонное переговорное устройство, пейджинговую систему, телетайп, факсимильный аппарат, копировальный аппарат, ризограф, диктофоны, проекционную аппаратуру, адресовальную машину, маркировальную машину, ламинатор, штемпелевальный аппарат, машину для уничтожения документов, конвертовскрывающую машину, сшиватель документов, картотечное оборудование, стеллажи и шкафы для хранения документов, сейф, тележку, пневмопочту и др.

     Ниже  рассмотрены технические средства механизации делопроизводства и  средства и дминистративно-управленческой связи, составляющие основное ядро средств  офисной оргтехники.

     Самым важным критерием при выборе фирмы-продавца опрошенные компании отмечают цену оргтехники. Данный критерий как самый важный отметили 70% респондентов. 37% считают важнейшим высокое качество продукции, 15% - качество обслуживания в фирме, 12% рекомендации знакомых.