Документирование управленческой деятельности

Л.П. 01.10.2003

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

18) Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Он должен быть согласован с наименованием вида документа. Может отвечать на вопросы «о чем?», «о ком?»

Приказ о создании аттестационной комиссии. Должностная инструкция ведущего инструктора. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5 заголовок допускается не указывать. 

19) Отметку о контроле за исполнением документа обозначают К словом или штампом «контроль»

20) Текст документа составляют на государственном языке РФ или на государственных языках субъектах РФ. В соответствии с законодательством РФ. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур. При составлении текста виде анкеты наименование признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, владеете или были, находились). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф. Связной текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа. Во второй заключительной указывают решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть. Например, приказы – распорядительную часть безконстатирующей. Письма, заявления – просьбу без пояснения. В тексте документа подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов указывают их реквизиты. Наименование документа, наименование автора организации данного документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту. Если текст содержит несколько решений, выводов, то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. В документах (приказ, распоряжение организации) действующих на принципах единоначалия а так же документах, адресованных руководству организации текст излагают от первого лица единственного числа (приказываю, предлагаю). В документах коллегиальных органах текст излагают от третьего лица единственного числа (постановляет, решил). В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа         (приказываем, решили). Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа (слушали, выступили, постановили, решили. В документах, устанавливающих права и обязанности организации, их структурные подразделения (положения, инструкция) а так же содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка) используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ( отдел осуществляет функции, в состав объединения входят, комиссия установила). В письмах используют следующие форму изучения от первого лица множественного лица (просим направить, направляем на рассмотрение). От первого лица единственного числа (прошу выделить).

21) Отметку о наличии приложения названного в тексте письма, оформляют следующим образом

Приложение: на 5л. в 2экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и экземпляров, если несколько приложений их нумеруют.

Приложение: 1) Положение об

Управлении регионального кредитования на 5л. в 1экз.

2) Правила подготовки и оформления документов на 7л. в 2 экз.

Если приложения сброшшурованы то число листов не указывают. Если к документы прилагают другой документ так же имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 №