Документирование информационно-справочных материалов

    Информационно-справочные документы

 

    Большинство документов, создаваемых учреждениями, являются информационно-справочными. Эти документы содержат информацию о фактическом положении дел, что служит основанием для принятия решений и издания распорядительных документов.

    К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные и объяснительные записки, акты, письма, телеграммы и др. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительной документации и не являются обязательными для исполнения. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию, но может быть только принята к сведению.

    Акт – справочно-информационный документ.

    Составляется  группой лиц для подтверждения  установленных фактов или событий (акты инвентаризаций, приема-передачи материальных ценностей, дел, уничтожению документов, акты аварий и т.д.).

    Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ или к компетенции  которого относится содержание акта.

    Протокол  – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, других формах работы коллегиальных органов.

    Докладная записка – документ информационно-справочного  характера. Может содержать изложение  какого-либо вопроса или факта, выводы и предложения составителя, адресована руководителю своей организации или в вышестоящую инстанцию.

    В зависимости от содержания и назначения докладные записки делятся на информационные и отчетные.

    В зависимости от адресата докладные  записки бывают внутренними (действуют внутри организации) и внешними (направлены в вышестоящие или другие организации).

    Внутренние  записки пишут на листе бумаги (можно рукописным способом) формата  А4 или А5. Подписывает их автор-составитель.

    Внешние записки оформляют на общем бланке организации формата А4. подписывает  их руководитель организации.

    Объяснительная  записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, программы, отчета и т.д.), или объясняющий причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения.

    Служебная записка – форма внутренней переписки. Направляют ее из структурных подразделений или от должностных лиц любому адресату внутри организации, кроме прямых руководителей. Служебные записки могут иметь информационный, инициативный или отчетный характер.

    Письмо  – обобщенное название различных  по содержанию документов, пересылаемых по почте. Оно служит средством общения учреждениями, частными лицами, позволяет сообщать различные сведения, уведомлять о событиях.

    Существует  много видов писем: письма, содержащие просьбу, предложение, претензию, запрос, требующие ответа. Есть письма, которые содержат извещение, информацию, отказ, напоминание и не требуют ответа.

    Справка – документ, подтверждающий какие-либо факты или события.

    Справки бывают двух видов:

    1. Справки, описывающие и подтверждающие  факты или события в производственной деятельность организации.

    2. Справки, удостоверяющие юридические  факты: подтверждение места работы, учебы, занимаемой должности,  места проживания и т.д. их  выдают по запросам заинтересованного  лица или учреждения. Это наиболее  многочисленная и ежедневная составляемая группа справок.

    Доклад  имеет большое значение при проведении заседаний, совещаний, собраний.

    Доклад  может преследовать две цели:

    1. Информирование

    2. Информирование и убеждение.

    В докладе должны присутствовать следующие  элементы:

    - вступление (наглядно и доступно  излагают цели и назначение  доклада);

    - основная часть (изложение основных  фактов, использование материала  для доказательства и убеждения);

    - выводы (представляются в виде  положений);

    - рекомендации (предложение действий, вытекающих из выводов).

    Телеграмма  – документ, выделяемый из других, способом передачи (по телеграфу). Быстрота передачи бывает необходима, если другой, более  медленный способ замедлит исполнение.

    Существуют  разновидности телеграммы: фототелеграмма, схема-телеграмма, телеграмма с заверенной подписью, телеграмма-доверенность, телеграмма с оплаченным ответом, посылаемая на специальном бланке, и т.д.

    По  срочности доставки адресату телеграммы подразделяют на следующие категории: правительственные, срочные, международные, обыкновенные. На обыкновенных телеграммах категорию не указывают.

    Телефонограмма  – обобщенное название различных  по содержанию документов, выделяемых способом передачи текста – по телефону. Записывается получателем. Удобна для  передачи срочных распоряжений, извещений и сведений. Однако этот вид документа может существовать только в пределах телефонной связи.

    Распорядительные  документы

 

    Распорядительные  документы играют очень важную роль в управлении учреждениями, предприятиями, организациями.

    Издание распорядительных документов обязательно: по организационным вопросам, вопросам планирования, производства, строительства, материально-технического снабжения  и сбыта, финансов и кредита, труда  и заработной платы.

    Во  всех случаях, когда действующими нормами не установлено обязательное издание документа, выбор письменной или устной формы управленческих действий лежит на органе управления (должностном лице).

    Распорядительные  документы носят административный характер. Они обращены к нижестоящим  или подчиненным организациям; группам или отдельным должностным лицам.

    К распорядительным документам относятся: постановления, указания, приказы, решения, распоряжения.

    Приказ (по основной деятельности) – правовой акт, издаваемый указом руководителя предприятия, действующего на основании единоначалия, для разрешения основных и оперативных задач предприятия. Приказ – это основной распорядительный документ.

    Приказами оформляются: порядок деятельности предприятия, решение поручения  по организации работы, организационные мероприятия, тоги работы, результаты ревизий и т.д.

    Проект  приказа до подписания согласовывают (виза) с руководителем структурного подразделений, должностными лицами, ответственными за исполнение, заместителей руководителя, отвечающими за данные вопросы, юристом. Виза включает элементы: название должности визирующего, подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата.

    Может осуществляться и внешнее согласование с разными организациями, если приказ затрагивает их интересы, органами государственного контроля, коллегиальными и общественными организациями.

    Распоряжение  – правовой акт управления государственного органа, имеет обязательную силу для  граждан и организаций, которым  оно адресовано. Эту форму управления употребляют предприятия, организации, министерства, правительство, администрация городов, районов и т.д.

    Распоряжения  могут быть рассчитаны на длительный срок действия и кратковременные, касающиеся быстрого решения конкретного вопроса.

    Проект  расположения должен быть согласован с организациями, должностными лицами, которые заинтересованы в данном документе.

    Указание  – распорядительный документ организационно-методического  характера, издаваемый органами государственного управления; министерствами, ведомствами; организациями по вопросам, связанным  с процессом исполнения приказов, инструкций и других документов (при оформлении командировок, наложения взысканий и т.д.).

    В организациях право издания указания предоставлено руководителям, их заместителям, руководителям структурных подразделений, которые действуют на правах единоначалия в пределах их компетенции.

    Постановление – документ, который издают высшие органы государственной власти, - комитеты и комиссии, образуемые при органах  власти.

    Различают постановления, организационного характера  и адресуемые для исполнения другим органам. Первые позволяют решать организационные вопросы деятельности комиссий, комитетов (вопросы, связанные с созданием органа, распределением обязанностей между членами, утверждения плана). Вторые предназначены для исполнения предприятиями, учреждениями, должностными лицами.

    Решение – распорядительный документ коллегиального органа управления. Издается министерствами, ведомственными, научными советами.

    Решения издают организации (при коллегиальном  управлении и при единоначалии), государственные органы и общественные организации.

 

    Заключение.

    Успех предпринимательской деятельности в значительной степени зависит  от способности учредителя быстро и  компетентно подготовить учредительские  документы, зарегистрировать субъект  деятельности, грамотно составит договор, разобраться в сути партнёрских предложений, наладить деловые контакты, не упустить свою выгоду.

    Правильно составленные документы помогут  предприятию избежать мелких потерь и крупных просчётов, уверенно добиться намеченного результата, сберечь материальные и финансовые ресурсы, ускорить оборот, укрепить реноме в деловом мире. Наоборот, пренебрежительное отношение к «формальностям» способно пагубно отразиться не только на состоянии предприятия, но и на престиже, восстановить который подчас труднее, чем финансовый баланс. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Список  литературы:

1. Раздорожный А. А.: Документирование управленческой деятельности. Учеб. пособие. – Издательство ИНФРА-М, Москва 2007г.
2. Кирсанова М. В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. – 4-е издание – М.: ИНФРА-М.
3. Басаков М. И. Делопроизводство: учебное пособие – 3-е издание, «Дашков и К^о», 2004г.