Документирование информационно-справочных материалов

    Текст письма-напоминания сообщает о приближении, ускорении или истечения срока  исполнения, какого-либо действия, мероприятия, события. Письмо направляют тогда, когда  не удается получить ответ с помощью личного контакта или телефонных переговоров.

    В тексте гарантийного письма адресату дают гарантии оплаты выполненной работы или предоставления каких-либо услуг (работы, помещения, жилья и т.п.).

    Письма-претензии  обычно посылают предприятия-покупатели в адрес нерадивой организации – поставщика. В тексте указывают требования и претензии заявителя, обосновывают эти требования и, если необходимо, указывают подробный расчет суммы, которую заявитель просит ему перечислить.

    Текст письма-ответа зависит от инициативного документа. Ответы посылают на письма, запросы, просьбы, обращения, предложения, требования.

    В тексте излагают решение, принятое по инициативному документу: отказ  от предложения, выполнение просьбы, ответ  на запрос. Ответ должен быть изложен в конкретной, четкой форме. Если в письме содержится отказ, он должен быть хорошо аргументирован.

    Письмо  иностранному партнеру должно иметь  четкую структуру. Размер полей на бланке по 1 дюйму (2, 54 мм). Реквизиты на нем  располагают в следующем порядке.

    1 – эмблема организации или  товарный знак, наименование фирмы  (возможно указание рода ее  деятельности – «продажа недвижимости»  и т.д.);

    2 – справочные данные об организации  (адрес, телефон/факс, № счета  в банке, адреса представительств  и филиалов); этот реквизит может быть помещен непосредственно перед реквизитом 1;

    3 – регистрационный (индекс) номер  документа в цифровой или в  буквенной, а также буквенно-цифровой  форме, указание в письме-ответе  исходящего номера инициативного  письма;

    4 – дата документа в буквенно-цифровой форме без добавления “th” к числу;

    5 – адресат: имя, фамилия получателя, название компании, номер дома, улицы,  город, цифровой индекс, страна (располагают  данные адреса построчно с  открытой системой пунктуации, т.е.  без запятых и точек);

    6 – вступительное обращение через  четыре межстрочных интервала  от реквизита 5;

    7 – заголовок письма (не обязателен, но свидетельствует о хорошем  тоне);

    8 – текст письма;

    9 – заключительная формулировка  вежливости, пишут ее через два  межстрочных интервала после текста письма;

    10 – личная подпись автора письма, ниже подписи – ее расшифровка,  на следующей строке – название  должности лица, подписавшего документ (проставляют через пять межстрочных  интервалов после реквизита 9);

    11 – отметка о наличии приложений, если они есть;

    12 – отметка о заверении копии  и адресов, куда они высланы.

    Справка – документ, подтверждающий какие-либо факты или события. Справки бывают двух видов:

    1. Справки, описывающие и подтверждающие  факты или события в производственной  деятельность организации.

    Текст такой справки состоит их двух частей. В первой части справки  излагаются факты, послужившие поводом  к написанию, во второй – приводятся конкретные данные. Выводов и предложений  в справке не приводят. Заголовок  справки может содержать период времени или дату, на которые прилагаются сведения, приведенные в документе.

    Справки, составленные для руководителя организации, подписывает составитель, составленные по указанию вышестоящей организации, подписывает руководитель учреждения. Справки финансового характера подписывает и главный бухгалтер учреждения.

    Справки, выходящие за пределы учреждения, оформляют на общем бланке формата  А4, а внутренние – на чистом листе  бумаги, но с теми же реквизитами. Датой  справки является дата ее подписания. Адресат оформляют, как и на других документах, но не указывают почтовый адрес.

    2. Справки, удостоверяющие юридические  факты: подтверждение места работы, учебы, занимаемой должности,  места проживания и т.д. их  выдают по запросам заинтересованного  лица или учреждения. Как правило, при составлении таких справок применяют унифицированные трафаретные бланки формата А5.

    Отличительной чертой трафаретной справки является то, что, адресат перемещен во вторую часть текста. Текст документа  начинается с указания фамилии, имени и отчества (в именительном падеже) лица, о котором сообщают сведения. В конце справки указывают название организации, куда она представляется. Переменные и недостающие данные могут быть вписаны в трафаретную форму справки от руки или на пишущей машине. Текст заверяют подписью и печатью.

    Доклад имеет большое значение при проведении заседаний, совещаний, собраний. Чтобы составить хороший доклад, надо определить: цель документа, правила оформления.

    Доклад  может преследовать две цели:

    1. Информирование

    2. Информирование и убеждение.

    В докладе должны присутствовать следующие  элементы:

    - вступление (наглядно и доступно  излагают цели и назначение  доклада);

    - основная часть (изложение основных  фактов, использование материала  для доказательства и убеждения);

    - выводы (представляются в виде  положений);

    - рекомендации (предложение действий, вытекающих из выводов).

    Текст доклада должен состоять из коротких предложений, так как длинные  предложения плохо воспринимаются на слух. Предложение должно быть не более 20 слов. Для использования в докладе цифр, нужно найти эффективный способ подачи, чтобы слушающий или читающий доклад пришли к нужному Вам выводу. Текст доклада пишут через два интервала. Указывают название документа – ДОКЛАД, тему доклада. Если доклад является приложением, то в правом верхнем углу нужно сделать пометку.

    Телеграмма – документ, выделяемый из других, способом передачи (по телеграфу). Быстрота передачи бывает необходима, если другой, более медленный способ замедлит исполнение.

    Телеграммы  могут быть посланы с несколькими текстами в один пункт, или с одинаковым текстом – в разные пункты. Существуют разновидности телеграммы: фототелеграмма, схема-телеграмма, телеграмма с заверенной подписью, телеграмма-доверенность, телеграмма с оплаченным ответом, посылаемая на специальном бланке, и т.д.

    Первая  часть телеграммы содержит следующие  реквизиты:

    - отметку о категории или особом  виде телеграммы (при необходимости);

    - адресат;

    - текст;

    - фамилию должностного лица, подписавшего  телеграмму (сокращенное или условное, если они неизвестны адресату).

    Вторая  часть телеграммы содержит следующие  реквизиты:

    - наименование организации-отправителя  телеграммы (с указанием адреса);

    - подпись лица, от имени которого  телеграмма исходит (указание  должности);

    - печать;

    - дата.

    По  срочности доставки адресату телеграммы подразделяют на следующие категории: правительственные, срочные, международные, обыкновенные.

    При указании адреса в телеграммах, как  правило, пишут сокращенный (телеграфный) адрес получателя.

    Союзы, предлоги, местоимения и знаки препинания в тексте опускают, если при этом не искажается смысл. При необходимости знаки препинания указывают словами или с помощью аббревиатуры: тчк (точка), зпт (запятая), двтч (двоеточие), квч (кавычки). Только словами указывают знаки: тире, восклицательный, вопросительный, знаки арифметических действий (плюс, минус, деление), знак процента, параграф, номер (возможно сокращение – НР).

    Тест  ответных телеграмм надо начинать с  индекса (номера) документа, на который  дается ответ, а текст инициативных телеграмм, требующих ответа, должен заканчиваться номером инициативной телеграммы. Не рекомендуется начинать и заканчивать текст телеграммы цифрами, так как они могут быть приняты адресатом как делопроизводственные номера. Цифровые данные, в том числе, даты, в тексте часто указывают словами, чтобы избежать искажений при передаче.

    Реквизит  «подпись» во второй части телеграммы (под чертой), обязательно заверяют печатью организации или специальной  печатью «Для телеграмм».

    Телеграммы  подписываются руководителем организации или его заместителями (по принадлежности вопроса). Дата подписания телеграммы должна соответствовать дате ее отправления.

    При отправке телеграмм в счет внесенного аванса на ней должна стоять специальная  авансовая печать или отметка  о номере авансового счета.

    Телеграмму  печатают на чистом листе бумаги ли на бланке в трех экземплярах на одной стороне листа, (первый экземпляр  передают на телеграф, второй подшивают  в дело канцелярии, третий передают в бухгалтерию). При наличии телетайпа  телеграмму оформляют в двух экземплярах и в бухгалтерию не передают.

    Верхнюю часть телеграммы (над чертой) печатают крупным шрифтом (кроме знаков препинания), через два интервала. Каждый реквизит (адресат, текст, подпись) начинают с  новой строки без абзаца. Адресат от текста отделяют 3-4 интервалами. Переносы слов и исправления не допускаются.

    Текст под чертой печатают обычным шрифтом. Телеграмма, адресуемая в разные пункты назначения, имеет свои особенности  оформления. Отправитель сдает на телеграф столько экземпляров, сколько пунктов назначения имеется. На каждом экземпляре в реквизите «адресат» указывают только один из пунктов назначения, остальные указывают в тексте телеграммы.

    Международные телеграммы печатают на русском языке  и латинским шрифтом. Текст оформляют аналогично простой телеграмме. Адрес включает: отметку о категории, наименование адресата, название пункта или страны назначения. Текст подписывает руководитель. Его подпись заверяют печатью. Под чертой указывают: номер, дату, фамилию исполнителя, номер служебного телефона.

    Телефонограмма  – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых способом передачи текста – по телефону. Записывается получателем. Этот вид документа может существовать только в пределах телефонной связи.

    Рекомендации для передачи телефонограммы:

    - передавать только краткую и  срочную информацию;

    - проверять правильность записи  повторным чтением;

    - не передавать сложные тексты (текст должен содержать не  более 50 слов);

    - не использовать трудно выговариваемые  и редкие слова;

    Если  телефонограмму передают нескольким адресатам, тогда к ней прилагают список учреждений и адресатов и номера телефонов, по которым ее передают. Принимающие телефонограмму несут  ответственность за правильность записи содержания, направления на исполнение.

    Телефонограмму  составляют в одном экземпляре. Ее подписывает руководитель или исполнитель. После приема телефонограмму немедленно передают для ознакомления руководителю или должностному лицу-исполнителю.

    Секретарь руководителя или лицо, ответственное за документационное обеспечение, присваивает телефонограмме регистрационный номер. Телефонограмма считается переданной, если получателем подтверждена правильность ее записи и сообщена фамилия лица, принявшего ее.

    Факс получает в последнее время все более широкое распространение для быстрой посылки информации. Он очень удобен, так как со скоростью телефонограммы можно передать оригинальный текст со всеми особенностями его оформления. Техника факса рассчитана в основном на листы бумаги формата А4. любой документ может быть послан с помощью факса. Поэтому нет особых требований к передаваемому материалу, кроме одного – он должен быть понятен и иметь все необходимые реквизиты. На рис. 29 приведен один из вариантов факса.