Документирование информационно-справочных документов

Министерство  Образования и науки Российской Федерации

Институт  текстильной и легкой промышленности

Федерального  государственного бюджетного образовательного учреждения

высшего профессионального образования

АлтГТУ  им.И.И.Ползунова 
 
 

Кафедра  Экономики  и Управления 
 
 
 
 

Контрольная работа

по  дисциплине : Документирование управленческой  деятельности»

Тема : «Документирование   информационно — справочных материалов» 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Проверил:                                                                                        Ст.преподователь

                                                                                                             Головина С.В. 
 

Выполнил:                                                                                                                  Студент 5 курса

9-ЭУП-71

Шифр:07441059

Каминецкая  К.В. 
 
 
 

Барнаул 2012 
 
 
 

Содержание 

1.Введение 

2.Документирование  информационно — справочных материалов 

2.1 Справки 

2.2 Докладные  записки. 

2.3 Объяснительные  записки. 

2.4 Акты. 

3.Документооборот  и его организация 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ВВЕДЕНИЕ

Подавляющее большинство  документов, создаваемых в организациях и поступающих в нее извне, содержат информацию о фактическом  положении дел в данной или  других организациях, служащую основанием для изучения распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся справки, докладные и объяснительные записки, сводки, обзоры, акты, письма, телеграммы и т.д. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам и в отличие от последних не являются обязательными к исполнению. Информация, содержащаяся в информационно-справочных материалах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2.Документирование информационно – справочных материалов

К информационно- справочным материалам относят справки, докладные и объяснительные записки, сводки, обзоры, письма, телеграммы.Ниже рассмотрим некоторые из них 

2.1Справки

Справки – это документ содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий.

 Справки  бывают двух видов :

1.Содержащие  информацию о фактах и событиях  служебного характера.

2.Выдаваемые  гражданам учреждениями для подтверждения  того или иного факта ( о  подтверждении места работы, заработной плате, места жительства и т.д )

2.2Докладные  записки 

Докладная записка – это документ адресованный руководителю данного учреждения, информирующий  его о сложившейся ситуации ,имевшим  место явлений  или факте ,о  выполненной работе, а также содержащие выводы и предложения. Цель инициативной записки (  написанной по инициативе самого работника) побудить руководителя принять определённое решение. Поэтому текст её делиться на две части : в первой констатирующей излагается факт или описывается ситуация, во второй – излагается просьба или предложения. Докладными записками информируют руководителя о ходе работ и предоставляют  руководителю регулярно. Тексту докладной записки обязательно предшествует  заголовок начинающийся  с предлога «О» («Об»). Докладные записки, подаваемые руководителю структурного подразделения или руководителю своего предприятия ,оформляются на простом листе и подписываются её  составителем. Внешняя докладная записка адресуемая вышестоящие организации оформляется на общем бланке учреждения  и подписывается её руководителем.

2.3 Объяснительные записки 

   Объяснительная  записка – это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа ( плана, отчета, проекта или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка). Соответственно объяснительные записки можно разделить на 2 группы:

   1.  Поясняющие содержание основного документа или его отдельных положений.

   2.  По поводу каких-либо происшествий, ситуаций, поступков отдельных работников. Докладные записки составляются на обычных листах и подписываются составителем.

2.4 Акты

Акты – это документы, составленные несколькими лицами и подтверждающие установленный акт события, действие.    Акты составляются комиссиями, как постоянно действующими, так и назначаемые распорядительным документом (обычно приказом) по указанию вышестоящей организации или руководителя. В отдельных случаях акт может быть составлен одним или несколькими должностными лицами.

Поводы для  составления акта могут быть различными, отсюда и большое число разновидностей актов: акты ликвидации (учреждений, предприятий, организаций); приема-передачи (при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей и т.д.); дегустации; приема объектов; проведения испытаний; уничтожения дел, испорченных товаров и т.п.; инвентаризации, несчастных случаев, аварий и др.

Независимо от разновидности акты составляются по единой схеме. Прежде всего члены  комиссии должны изучить существо вопроса, подлежащего отражению в акте, а также законодательные и  нормативные документы, регулирующие данный вопрос. Например, в учреждении проводится проверка организации работы с письмами, жалобами и заявлениями граждан. Члены комиссии должны ознакомиться с Типовым положением о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях (других нормативных документов пока нет, проект нового закона еще на рассмотрении). Знание этого документа поможет комиссии определить своевременность рассмотрения жалоб, наметить круг вопросов для проверки.

В акте отражаются только те факты, которые точно установлены  лицами, подписывающими документ. Первоначально  ведутся черновые записи, фиксирующие  количественные данные.

Акт оформляется  на общем бланке. Дата и место  составления, проставляемые в бланке акта, должны соответствовать дате и месту актируемого события. Для значительного количества повторяющихся ситуаций имеются унифицированные трафаретные формы. Например, унифицированные формы актов о ликвидации учреждения, объединения, предприятия, актов, составляемых архивными учреждениями при проверке наличия и состояния архивных дел и т.п. Текст акта делится на три части: введение, констатирующую часть и выводы. Текст введения во всех актах формализован. В нем указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составляющие акт (могут быть указаны и присутствующие при этом лица). Начинается эта часть акта словом «Основание», которое печатается через два-три интервала после заголовка, с абзаца. После

слова «Основание»  ставится двоеточие и указываются наименование распорядительного документа в именительном падеже, его дата, номер и заголовок. Например:

   Основание: приказ директора завода от 24.05.97 № 89 «О проведении инвентаризации материальных ценностей на складе». 

3.Документооборот  и его организация

Документооборот - это «движение документов с момента их создания иди получения до завершения исполнения: отправки и (или) направлении в дело».

Полного тождества между понятиями «технологии» и «документооборот» нет. Документооборот оперирует официальными, т.е. полностью оформленными документами и, как правило, рассматривает движение только отдельных документов, в то время как на практике значительную часть документооборота организации занимает работа с проектами документов и пакетами документов, необходимых для документирования того или иного управленческого действия. Но подобные теоретические расхождения не препятствуют использованию привычного и устоявшегося термина при описании конкретных технологических процессов обработки документов.

Масштаб документооборота

В соответствии с масштабом движения документов разделяют документооборот конкретного  должностного лица, структурного подразделения, организации как юридического лица, корпорации с рядом филиалов, отрасли  управления или государства в целом. Нормативные акты и методические пособия, в частности Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), рассматривают в качестве базового объекта документооборот организации как юридически независимого, самостоятельного управленческого элемента, обладающего полным набором технологических процессов и достаточно простого для описания этих процессов.

Порядок движения документов в организации  вторичен по отношению к структуре  организации и внутреннему распределению  обязанностей, в том числе неформальной системе субординационных отношений. Однако это не значит, что система организации документооборота не поддается самостоятельному регулированию и нормированию.

Документопотоки

Документооборот в организациях состоит из потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др.

Поступающие в организацию документы образуют поток входящей корреспонденции, которая, пройдя необходимые стадии обработки, разбившись на «ручейки» в виде конкретных поручений, попадает в конечном итоге к конкретным сотрудникам для ознакомления и на исполнение.

В подразделениях из документов, подготовленных сотрудниками, также формируются документопотоки, которые в результате сливаются  в единый поток отправляемой корреспонденции.

Кроме того, в организациях, как правило, циркулируют документы, созданные в ней и не предназначенные к выходу за ее пределы - потоки внутренней документации. Их путь начинается у одних сотрудников - авторов и заканчивается у других сотрудников -исполнителей. Так что начало пути - это отправка документов, а продолжение - получение документов.

Другая  характеристика документооборота - видовой  состав документов, например:

• распорядительные документы органов власти и вышестоящих организаций;
• акты и справки проведения вневедомственных проверок;
• статистическая отчетность;
• письма-запросы о деятельности организации;
• письма-ответы на инициативные запросы своих сотрудников;
• материалы (приглашения, тезисы выступлений, решения, протоколы и др.) по участию в деятельности коллегиальных органов и научных, общественных мероприятий и т.д.

Каждый  вид документа имеет свой путь движения, который можно проследить, описать и закрепить за ним.

Большое значение в организации документооборота имеет авторство документов.

Предложения, заявления и жалобы граждан, докладные  и объяснительные записки, трудовые контракты, документы, полученные из органов власти, и другие имеют разные технологии обработки.

Одной из основных характеристик документооборота является не только объем документопотоков, но и их цикличность. С учетом этих факторов организуется вся работа служб документационного обеспечения управления, определяется количественный состав сотрудников, режим труда руководителей, непосредственно участвующих в организации прохождения документов в учреждении, комплектация необходимыми средствами организационной техники.

Значительно различаются методы и этапы обработки  документации в зависимости от способа  пересылки, срочности исполнения, степени  ограничения доступа к составу  информации и других параметров, оказывающих  существенное влияние на технологии обработки и прохождения документации.

Технологии  обработки поступающих документов

Как известно, в настоящее время параллельно  применяются несколько способов передачи документов от одного адресата другому. Документы, как и в прошлые  времена, посылаются с официальными курьерами или фельдсвязью, передаются неофициальными посыльными «с оказией», пересылаются по почте, телеграфу. Для передачи документной информации используются и современные способы: телефон, факсимильные аппараты, компьютеры.