Документирование деятельности коллегиальных органов

    В состав реквизита «адресат» может входить почтовый адрес. Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные организации и постоянным корреспондентам — в этих случаях целесообразно применять конверты с заранее напечатанными адресами.

    Если  письмо адресуется официальному лицу, сначала указывается должность, затем фамилия и инициалы, адрес организации. Например:

    Директору акционерного общества «Кристалл»

    Г.Н. Некрасову

    Скатертный  пер., д. 22,

    Москва, 103030

    Если  письмо адресуется частному лицу, сначала  указываются инициалы и фамилия получателя, а затем адрес и почтовый индекс. Например:

    П.И. Григорьеву

    ул. Кирова, д. 76, кв. 12,

    г. Волгоград, 400102

    Согласно  ГОСТ Р 6.30-97 инициалы ставятся после  фамилии во всех случаях, кроме подписи. В подписи инициалы предшествуют фамилии.

    Если  лицо, на имя которого пишется письмо, имеет ученое звание (ученую степень), его следует указывать перед  фамилией. Например:

    акад. А.Г. Иванову

    проф. Н.Г. Кирсанову

    Текстовое сокращение «гр.» (от слова «гражданин») применяется тогда, когда лицо, которому адресуется письмо, рассматривается как субъект гражданских правоотношений. В переписке с организациями и фирмами других стран слова «господин», «господину» передаются сокращениями «г.», «г-ну».

    Заголовок к тексту должен отражать основной вопрос, затронутый в письме, и быть кратким и емким, сформулированным в одной фразе. Заголовок помещается перед текстом письма. Содержание письма выражается в нем формой предложного падежа с предлогом «О» («Об»). Кавычками заголовок не выделяется, пишется с прописной буквы и начинается сразу от левого поля листа. Например:

    Об  организации выездной торговли

    О поставке угля по контракту № 33-02/567

    О закупке кирпичного завода

    Заголовок не должен превышать двух строк.

    Заголовок должен составлять непосредственный исполнитель, который лучше, чем кто-либо другой, знает содержание документа. Сотруднику, разбирающему почту, должно быть достаточно прочитать заголовок, чтобы определить, к какой категории писем относится данное письмо и куда его следует направить, что особенно важно в тех случаях, когда в адресе не указывается конкретное лицо, которому адресовано письмо. Кроме того, беглый взгляд на заголовок может избавить сотрудника от необходимости прочитывать письмо полностью.

    Не  рекомендуется в заголовке употреблять слова «касательно», «касается». Также не следует писать «по делу», так как данное выражение принято в юридической практике. Оно вполне уместно, например, в письме, адресованном в отделение милиции:

    Начальнику  отделения милиции

    Кировского  района

    г. Волгограда Г.В.Сидорову

    По  делу гр. Круглова А.А.

    Основной  реквизит делового письма — текст. Максимальная длина стандартной  строки официального письма равна 64 печатным знакам, что составляет около 17 см. Обычно строка вмещает 60-62 знака. Выбор такой  длины строки объясняется наиболее употребимым форматом А4, а также тем, что, читая текст, мы, как правило, держим его на расстоянии 30-35 см от глаз, а угол сектора наилучшей восприимчивости человеческого глаза равен 30 градусам.

    Отметка о наличии приложения делается, если к письму приложены какие-либо документы. В левом нижнем углу письма сразу от поля ставится слово «Приложение», затем помещаются названия прилагаемых документов в цифровой последовательности с указанием количества экземпляров и листов. Каждое название располагается на отдельной строке. Под словом «Приложение» никакая запись не производится. Например:

    Приложение: Копия контракта с фирмой «Келлер» на 3 л. в 1 экз.

    Указание  на наличие приложения, упоминаемого в тексте письма, может быть сделано в таком виде:

    Приложение: на _____________л. в _________________ экз.

    Этот  реквизит может быть заготовлен на бланке письма. В сброшюрованном приложении количество листов не указывается. Например:

    Приложение: Информационный материал о международной  выставке «СИБ-98» в 3 экз.

    Сами  документы, входящие в состав приложения, должны иметь все необходимые  реквизиты: наименование вида документа, заголовок, дату, подпись. Кроме того, на приложениях в верхнем углу справа делается отметка, указывающая  на связь приложения с основным документом. Если приложение является самостоятельным документом, оно направляется с сопроводительным письмом.

    Реквизит  «подпись» помещается слева под  текстом письма сразу от поля. В  состав подписи входят наименование должности лица, подписывающего письмо, личная подпись и ее расшифровка. Поскольку деловые письма пишутся на бланках учреждений, название учреждения в подписи не указывается. Например:

    Директор  школы Подпись К. К. Сидоров

    Две подписи ставятся в том случае, когда необходимо подтвердить действительность первой подписи, а также в особо ответственных документах, например, в письмах по финансово-кредитным вопросам, направляемым финансово-банковским учреждениям. В таких письмах всегда ставится подпись главного (старшего) бухгалтера предприятия.

    При подписании письма несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности:

    Директор  института Подпись А. С. Марченко

    Главный бухгалтер Подпись Ю.П. Волков

    При подписании письма несколькими лицами, занимающими одинаковые должности, их подписи располагаются на одном уровне: Директор ОАО «Карелия» Директор ЗАО «Корсар»

    Подпись И.В. Петров Подпись Г.А. Фомин

    Все экземпляры писем, остающиеся в делах  организаций, должны содержать подлинные подписи должностных лиц.

    Если  должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте письма, отсутствует, письмо подписывает лицо, исполняющее  его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается  фактическая должность лица, подписавшего письмо (например, «и.о», «зам.») и его фамилия. Нельзя подписывать письма с предлогом «за» или с проставлением косой черты перед наименованием должности.

    Подписание  документа является одним из способов удостоверения его. Официальное  письмо без подписи не имеет юридической силы.

    Отметка об исполнителе (составителе письма) включает фамилию исполнителя, полностью  имя и отчество, номер его служебного телефона и помещается на лицевой  стороне письма.

    Приведем  образец оформления служебного письма с угловым расположением реквизитов:

    Герб  РФ

    Наименование  организации

    Наименование  структурного подразделения Адресат

    (или  бланк конкретного должностного  лица.

    Например, зам, министра)

    Справочные  данные организации

    Заголовок письма

    (начинается  с предлогов «О» или «Об»)

    Текст

    Должность Подпись Инициалы, фамилия

    Фамилия исполнителя (или Ф.И.О. и номер  телефона) 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

  Литература

1. Андреева В.И. Делопроизводство: Практ. пособие. 6-е изд. М.:ЗАО Бизнес-школа “Интел-Синтез”, 2000. 187 с.
2. Быкова Т.А., Емышева Е.М., Мосягина О.В. Подготовка документов к последующему хранению и использованию. Учебно-метод. пособие. М., 1996. 68 с.
3. Быкова Т.А., Кузнецова Т.В. Подготовка совещаний и собраний: Практ. пособие. 2-е изд. М.: ЗАО Бизнес-школа “Интел-Синтез”, 2000. 76 с.
4. Делопроизводство (Организации и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов / Под ред. Т.В. Кузнецовой. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2000. 359 с.
5. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). М.: ЗАО Бизнес-школа “Интел-Синтез”, 2000. 320 с.
6. Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере. М.: ЗАО Бизнес-школа, 2000. 208 с.
7. Оформление документов. Методические рекомендации на основе ГОСТ Р. 6.30-97: Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: ВНИИДАД, 1998. 108 с.
8. Санкина Л.В., Вялова Л.М., Шатина Н.В. Оформление управленческих документов (организационная, кадровая, распорядительная, информационно-справочная). М.,1998. 91 с.
9. Составление и оформление служебных документов: Практ. Пособие / Под. ред. Т.В. Кузнецовой. М.: ЗАО Бизнес-школа “Интел-Синтез”, 1999. 224 с.