Документирование  деятельности

          коллегиальных органов

1. 1.  Организационно-технические мероприятия по подготовке и проведению совещаний
2. 2.  Структура доклада и отчета (на совещании, заседании, конференции и т.д.)
3. 3.   Требования к составлению и оформлению протоколов
1. 1.  Организационно-технические мероприятия по подготовке и проведению совещаний

   Деятельность  учреждений, работающих на основе коллегиальности, документируется постановлениями, решениями, распоряжениями. Постановления  и решения принимаются в результате обсуждения на заседаниях коллегиальных органов, ход которых фиксируется в протоколах. Документирование деятельности коллегиальных органов начинается с составления плана работы на основе предложений членов соответствующего органа (коллегии, совета, правления, бюро и т.д.). План предусматривает календарные сроки проведения заседаний, вопросы, подлежащие рассмотрению, фамилии лиц, ответственных за подготовку вопросов к обсуждению. Утвержденный план работы коллегиального органа рассылается его членам, заинтересованным организациям и лицам.

   Собраниям и заседаниям предшествует большая  подготовительная работа, которая отражается в административных документах. Документирование подготовки заседания заключается  прежде всего в составлении повестки дня, в которую могут быть включены вопросы, не предусмотренные планом, но требующие обязательного разрешения на заседании. В повестку дня рекомендуется включать небольшое количество вопросов, чтобы можно было обстоятельно обсудить их на заседании. Однако на практике это требование не всегда соблюдается. В повестку дня нередко включается много вопросов, а значит, нужны особо тщательная подготовка таких заседаний и четкое их ведение. В этом случае в повестке дня надо указать, сколько времени отводится на каждый вопрос, а на самом заседании установить твердый регламент.

   Вопросы в повестке дня следует располагать  в порядке их важности и сложности, при этом так, чтобы приглашаемые на заседание тратили как можно  меньше времени в ожидании рассмотрения своих вопросов. К повестке дня  прилагают список приглашенных на заседание с указанием их должности и организации, которую они представляют.

   В крупных учреждениях к заседаниям по наиболее важным вопросам составляется справка по их существу, в которой  указываются причина и цель постановки вопроса на обсуждение. Вместе со справкой представляется проект решения, постановления.

   Постановка  вопросов на обсуждение коллегиальных  органов может быть предпринята  не только по инициативе руководителя учреждения, но и по инициативе отдельных  структурных подразделений.

   Материалы к заседанию представляются, как  правило, за три-пять дней руководителю учреждения и после их рассмотрения вместе с извещением о заседании  направляются членам коллегиального органа. Предварительная рассылка материалов дает возможность вносить поправки в уже имеющийся письменный проект решения и тем самым ускоряет решение вопросов на самом заседании.

   Перед началом заседания производится регистрация присутствующих. При  подготовке больших совещаний, конференций, встреч, на которых планируется участие работников учреждений, организаций из других краев, областей, международных организаций рекомендуется предусмотреть следующие моменты:

1. 1. выработка повестки дня и определение круга предполагаемых участников;
2. 2. ознакомление предполагаемых участников с повесткой;
3. 3. выработка регламента совещания;
4. 4. подготовка материалов, которые будут рассматриваться на совещании: а) доклада, информационного сообщения организатора совещания, б) доклада, информационного сообщения предполагаемых участников, в) справочно-информационных материалов, которые могут потребоваться в ходе совещания, г) проекта решения;
5. 5.  организационное обеспечение совещания: а) регистрация участников, б) размещение участников, в) транспортное обеспечение участников, г) питание участников, д) культурно-массовые мероприятия, е) информирование участников по интересующим их вопросам, ж) снабжение участников канцтоварами;
6. 6.  организационные работы секретариата совещания;
7. 7. техническое обеспечение проведения совещания (оснащение помещения техническими средствами);
8. 8. документирование работы совещания (оформление документальных материалов): а) составление протокола (стенограмма) итоговых материалов, б) размножение итоговых материалов, в) обеспечение этими материалами участников совещания;
9. 9. анкетирование участников совещания: а) о работе совещания, б) об уровне организации и проведения совещания.

   Если  в подготовке совещания участвует  целая группа, нужен план, утвержденный должностным лицом, отвечающим за совещание.

   Составляется  смета расходов. Определяется повестка дня. В соответствующем документе указывается тема, которая будет обсуждаться на совещании, перечисляются темы докладов, содокладов, сообщений и т.п., предлагаемых для обсуждения, и приводятся краткие сведения о выступающих: их фамилии, имена и отчества (полностью или сокращенно), должности, ученые звания. Например:

Повестка  дня

1. 1. О работе технического совета предприятия. Доклад главного инженера предприятия кандидата технических наук Зайцева А.И.
2. 2. О работе по рационализаторству и изобретательству в филиале предприятия в г. Кемерово. Сообщение начальника технического отдела предприятия кандидата технических наук Федорова С.Н.

   Уточняется  список лиц, приглашенных на совещание, составляются приглашения (извещения) на совещание. В состав приглашения входят обращение, информация о дате и месте проведения совещания, повестка дня, предложение принять участие, просьба о подтверждении участия. Подписывают приглашения лица, отвечающие за подготовку совещания.

   Определяется  регламент работы. Он должен предусматривать четкую организацию хода совещания, порядок рассматриваемых вопросов, определенные процедурные стороны. Общая продолжительность совещания не должна превышать трех-четырех часов в день.

   Регламент может быть приблизительно таким: 1) вступительное слово (оговариваются временные ограничения по ходу совещания и ориентировочное время его окончания) — не более 10 мин; 2) основной доклад — до 30 мин; 3) вопросы докладчику — не более 2 мин каждый; 4) содоклад, сообщение — не более 10 мин; 5) вопросы содокладчику — не более 1 мин на каждый; 6) выступления 5—7 мин; 7) ответ докладчика — не более 5 мин; 8) ответы содокладчиков — не более 3 мин на каждый; 9) справка по ходу совещания — не более 3 мин; 10) чтение проекта решения — не более 5 мин; 11) предложения по проекту решения — не более 3 мин; 12) подведение итогов совещания — не более 10 мин.

   Если  в совещании участвует до 50 человек, перерыв делают через каждые 50 мин, его продолжительность — не более 10 мин. При большем числе участников перерыв делают через 1,5 часа работы на 15 мин.

2. 2. Структура доклада и отчета (на совещании, заседании, конференции и т.д.)

   Большое значение при проведении совещания  придается подготовке основного  доклада (отчета). Какой же может  быть структура доклада? Прежде чем писать доклад, надо пройти «стадию планирования», т.е. определить его содержание и приемлемую форму. Трудно давать рекомендации относительно содержания доклада, но в отношении формы — другое дело. На выбор формы, или структуры, влияют два фактора^*: цели документа и правила его оформления. Рассмотрим эти факторы.

   Структура и цель. Составление служебных документов может преследовать две цели: первая — информирование, вторая — информирование и убеждение. Когда назначение документа — информирование, материалы располагаются в простом порядке, позволяющем доводить информацию ясно и четко, с минимальной вероятностью того, что читающий что-то перепутает. Беспорядочное перечисление фактов может привести к ошибке, поэтому очень важно, чтобы факты излагались в логической последовательности. Это может быть

• -       хронологическая  последовательность событий;
• -       географическая последовательность (разобраться с районом А, прежде чем переходить к району В);
• -       степень важности (более важные факты упоминаются перед менее важными, или наоборот).

   Если  наша цель — убеждение, важно выбрать  такой порядок, который, естественно, приведет читающего к выводам  и рекомендациям, которые вы защищаете. В документах это обычно достигается  при посредстве логики и рассуждений. Некоторые очень опытные руководители используют психологические приемы, рассчитанные на то, чтобы направить мысли читающего в определенное русло или заставить его поверить в то, что все выводы и рекомендации — его собственные, но техника таких приемов в нашем курсе не рассматривается. Главные же приемы — логика и рассуждение, и многие из работников управления, которым приходится писать различные документы, строят их так, чтобы это способствовало возникновению логичных выводов.

   Можно принять следующие логические построения: постановка проблемы — анализ проблемы — возможные решения — рекомендованное решение или предположение (если сделаем так-то и так-то, то...)— очевидность (то, что доказывает предположение)— вывод— рекомендуемые действия или план действий— необходимость действий — возможные проблемы — ожидаемые выгоды— выводы— рекомендации.

   Эти логические цепочки могут показаться простыми, и потому-то они так  привлекательны. Опираясь на них, можно  предложить несколько простых конструкций, соответствующих различным целям:

   для доклада — описание событий в логической или хронологической последовательности; заключения (если требуются); рекомендации (если требуются);

   для текущего отчета — констатация достижений к определенному времени; описание работы, которую осталось сделать; указание на проблемы, стоящие на пути завершения задания; определение путей решения проблем; рекомендации.

   Если  в докладе намереваются не просто привести аргументы, но сделать это  способом, заставляющим прийти к определенным выводам и рекомендациям, существует правило: начать с более слабых аргументов и постепенно переходить к более сильным. Это может значить, что, например, если обсуждается некая программа действий, а автор доклада хочет противостоять ей, в докладе сначала должны быть рассмотрены аргументы в защиту данной программы, а затем противопоставлены им более сильные аргументы против. Такая последовательность, естественно, приведет к выводу, что одобрять программу действий не нужно. Аналогично, если на обсуждение было представлено несколько вариантов программы действий, доклад следует начинать с наименее желательных, которые отвергаются при помощи более веских аргументов против этих вариантов. Затем надо систематически рассмотреть оставшиеся варианты, отвергая их подобным же образом один за другим. Наконец, очередь доходит до самого желательного варианта, остающегося как бы одним-единственным, который логически должен быть принят.

   Составление доклада и отчета — это мастерство, требующее большого практического  навыка и способности критически анализировать очередной проект. При написании сложного документа часто требуется много черновиков. Не существует легких путей к успеху, но (и это касается написания любого текста) критическое изучение хорошо написанных документов в свете сделанных в настоящем пособии замечаний может оказаться полезным. Это, конечно, не заменяет постоянной практики, но все-таки данное пособие позволит укрепить профессиональные навыки и в этой сфере.

   Структура и образец. Итак, наибольшее влияние на структуру документа оказывает то, для какой цели он предназначен. Вторым определяющим фактором являются, как уже говорилось, правила оформления, которые зафиксированы в образцах. Образцы отражают общую структуру и способы представления документа. В докладе необходимы следующие элементы:

   вступление  — указание на сущность содержания документа, хотя бы в одном предложении;

   определение цели, т.е. отражение того самого существенного  в документе, что объясняет его  назначение;

   основная  часть — изложение основных фактов;

   выводы (заключения), если они требуются, т.е. если цель документа — не только информирование, но и убеждение;

   рекомендации, если они требуются, т.е. если защищается некий план действий;