Документ и его функции. Способы документирования

     Документ  обладает  юридической силой и  определенными реквизитами, позволяющими его идентифицировать, имеет доказательный  аспект

     В определениях, представленных в Государственных  стандартах можно обозначить все  функции документа: правовую, управленческую, исторического источника, социальную, информационную, культурную, функцию закрепления, запечатления, сохранения информации, познавательная, коммуникативная.

     5. Определить функции  следующих документов: 

     – купчая кабала Никиты Козлова на холопа Ивана Павлова 23 мая 1494 г.;

     – рапорт генерал-прокурора  Сената И.Ю. Трубецкого императрице Елизавете  Петровне о приезде в Петербург из Ярославля театральной труппы ф.г. Волкова 3 февраля 1752 г.;

     – декрет СНК «О правилах подписания денежных бумаг, документов, ордеров, отношений, справок и т. п.» от 12 декабря 1921 г.; постановление ВЦИК и СНК РСФСР «О порядке пользования печатями с государственным гербом РСФСР» от 15 декабря 1936 г.;

     – постановления ЦК КПСС и Совета министерств СССР «О мерах по совершенствованию и удешевлению аппарата управления» от 13 октября 1969 г.;

     – Указ Президента РФ «О внесении изменений и дополнений в Положение о порядке рассмотрения вопросов гражданства РФ» от 27 декабря 1993 г.;

     – Указ Президента РФ «О структуре федеральных органов исполнительной власти» от 11 января 1994 г.;

     – Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. 

     – купчая кабала Никиты Козлова на холопа Ивана Павлова 23 мая 1494 г. (главная функция – правовая, кроме этого присущи функции учета, исторического источника, закрепления, защиты, передачи информации, сохранения информации, информационная, культурная)

     – рапорт генерал-прокурора Сената И.Ю. Трубецкого императрице Елизавете  Петровне о приезде в Петербург  из Ярославля театральной труппы ф.г. Волкова 3 февраля 1752 г.; (главная функция – коммуникативная, кроме этого присущи функции информационная, учета, культурная, исторического источника)

     – декрет СНК «О правилах подписания денежных бумаг, документов, ордеров, отношений, справок и т. п.» от 12 декабря 1921 г.; постановление ВЦИК и СНК РСФСР «О порядке пользования печатями с государственным гербом РСФСР» от 15 декабря 1936 г. (главная функция – правовая, кроме этого присущи функции учета, политическая, управленческая, исторического источника, закрепления, защиты, передачи информации, сохранения информации, информационная, социальная)

     – постановления ЦК КПСС и Совета министерств  СССР «О мерах по совершенствованию и удешевлению аппарата управления» от 13 октября 1969 г. (главная функция – управленческая, кроме этого присущи функции учета, политическая, правовая, исторического источника, закрепления, защиты, передачи информации, сохранения информации, информационная, социальная)

     – Указ Президента РФ «О внесении изменений  и дополнений в Положение о порядке рассмотрения вопросов гражданства РФ» от 27 декабря 1993 г. (главная функция – правовая, кроме этого присущи функции учета, политическая, управления, исторического источника, закрепления, защиты, передачи информации, сохранения информации, информационная, коммуникативная, социальная)

     – Указ Президента РФ «О структуре федеральных  органов исполнительной власти»  от 11 января 1994 г. (главная функция – управленческая, кроме этого присущи функции учета, политическая, правовая, исторического источника, закрепления, защиты, передачи информации, сохранения информации, информационная, социальная)

     – Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации»  от 20 февраля 1995 г. (главная функция – информационная, кроме этого присущи функции управленческая, учета, политическая, правовая, исторического источника, закрепления, защиты, передачи информации, сохранения информации, образовательная, социальная)

     Функции информационная, коммуникативная, культурная, исторического источника носят  общий характер, остальные функции – частный.

     6. Привести примеры  документов, выполняющих  следующие функции:  управленческую, правовую, социальную, культурную, исторического источника, информационную, учета. 

     Управленческая  функция – Закон РФ «Об образовании» от 10.07.1992 N 3266-1

     Правовая  функция – Конституция РФ от 12.12.1993 (с учетом поправок, внесенных Законами  РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008, и от 30.12.2008 № 7)

     Информационная  функция – Всеобщая декларация прав человека от 10.12.1948

     Культурная – журналы «Новый мир» от 1925 г., «Литературная газета» от 1830 г.

     Социальная  функция - Госстандарт Союза ССР «Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» от 01.01.1991 ГОСТ 6.38-90,  Госстандарт РФ «Унифицированные системы документации и унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» от 03.03.2003 ГОСТ 6.30-2003

     Функция учета – Федеральный закон  РФ от 29.11.2007 № 282-ФЗ «Об официальном  статистическом учете и системе гос.статистики в РФ», «Демографический ежегодник России», 2005 (статистический сборник Росстата)

     Функция исторического источника – «Повесть временных лет» 1056-1057 г., Русско-византийский договор 907 г., «Поучение Владимира  Мономаха» 1500 г.

     7. Изучить этапы  текстового документирования, ознакомиться с  образцами пиктограмм и логограмм, дать их краткую характеристику. 

     Пиктогра́мма (от лат. pictus — рисовать и греч. γράμμα — запись) — знак, отображающий важнейшие  узнаваемые черты объекта, предметов, явлений на которые он указывает, чаще всего в схематическом виде.

     «Перерабатываемый пластик». Этот знак ставится на пластиковых  изделиях, которые могут быть переработаны промышленным способом, причём цифра, ставящаяся внутри треугольника, указывает на тип пластмассы для упрощения сортировки и переработки. Также под знаком может присутствовать буквенный код пластика.    

       
 

     Знак  «Опасное напряжение». Он указывает  на наличие опасного для здоровья напряжения электропитания (то есть на то, что прибор или аппарат питается от потенциально опасного для здоровья напряжения). 

       

     Логограмма, или логограф —  (от греч. logos слово  и «грамма»), письменный знак, обозначающий целое слово или понятие, графема, которая может быть выражена словом или морфемой. 

     В древнеегипетском языке рисунок «жука» (х п р) с силлабическими знаками х-, п-, р- (гласные неизвестны) + детерминатив абстрактных понятий означал (х п р) «существование»; 

                                                           солнце египетское (древнеегипетский язык) 

                                                            латинская (и так далее и  прочее) 

                                                            процент 

     Имеет логографическое письмо некоторые  преимущества и по сравнению с  буквенно-звуковым и слоговым. Важнейшие из этих преимуществ следующие:

     1) большая емкость логографического  письма, обусловленная тем, что  знак обозначает здесь целое  слово, а не отдельный слог  или звук; так, согласно подсчетам  Всесоюзного научно-исследовательского  института полиграфии, для передачи одного и того же текста требуется примерно в пять раз меньше китайских иероглифов, чем русских букв;

     2) своеобразно международный характер  идеографических логограмм, обусловленный тем, что знаки эти, аналогично нашим цифрам, непосредственно связаны не со звучанием, а со значением слов; поэтому одни и те же логограммы могут использоваться представителями различных языков (например, китайцами и японцами), хотя читаться будут ими по-разному.

     Вследствие  аналогичных преимуществ идеографических  логограмм (большая их емкость и  международный характер) они получили широкое применение в современных  науках; идеографический характер имеют цифры, а также алгебраические, химические, астрономические и другие научные обозначения.

     Однако, наряду с достоинствами, логографическое  письмо имеет еще более крупные  недостатки. Важнейшие из них: трудность передачи при помощи идеографических логограмм многих слов абстрактного значения и собственных имея; сложность (многознаковость) логографических систем и трудность передачи при помощи логограмм грамматических форм слов.

     Второй  недостаток логографических систем — их чрезвычайная сложность, многознаковость — обусловлен тем, что логограммы обозначают, как правило, слова, а количество слов в языке очень велико.

     Третий  недостаток логографических систем — невозможность передачи при  помощи логограмм грамматических форм слов (например, падежных окончаний) — обусловлен тем, что логограмма обычно обозначает или целое слово или его знаментальную часть (например, корневую морфему). Поэтому без помощи слоговых или буквенно-звуковых знаков логографическое письмо не в состоянии отразить грамматические изменения слов.

     8. Ознакомиться с  образцами технических  документов и записать их содержание текстовым способом. 

     На  чертеже детали содержится ее изображение  и данные, необходимые для изготовления: размеры, материал, масштаб. Документ содержит контурное (упрощенное) изображение изделия с указанием габаритных, установочных и присоединительных размеров. 

     

        
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Контрольные вопросы.

1. В литературных источниках нет единого мнения по поводу определения «информация» и «документ». На протяжении нескольких веков данные понятия приобретали более широкое значение – от простого материального объекта, носителя информации к выделению в документе ряда функциональных аспектов.

Поэтому содержание понятия "документ" многозначно  и зависит от того, в какой отрасли  и для каких целей он используется. История возникновения и эволюция толкования термина "документ" изучена недостаточно. За длительный исторический период значение понятия "документ" постоянно менялось. В 1980-х - начале 1990-х годов используется и самое широкое толкование, согласно которому документом можно считать любой материальный объект, несущий информацию: от письменного документа, грампластинок и кинофильмов до произведений искусства (архитектурных сооружений, графики, живописи, скульптуры), от образцов минералов, гербариев, исторический реликвий до изделий промышленности и техники (часы, автомобиль, винтовка) и т.д. Границы понятия стали плохо различимы, что усложнило его использование. Вот почему сначала книговеды и документалисты, а затем и информатики приступили к обоснованию нового широкого значения термина "документ", связанного с понятием "информация" и "коммуникация".Таким образом, за длительный исторический период значение понятия "документ" постоянно менялось. И до настоящего времени применяются определения, то придающие ему самый широкий смысл, то сужающие его понимание до одного какого-нибудь вида документа. Оперируя понятием "документ", необходимо всякий раз уточнять, какое именно значение в него вкладывается, для решения теоретических или практических задач.

2. В документе нашли свое отражение такие основные аспекты человеческой деятельности как правовой, управленческий, информационный, исторический.

Как и  всякая система, документ создается  обществом лишь постольку, поскольку  он выполняет те или иные необходимые  обществу функции. Функция документа - это его общественная роль, социальное назначение, цель, задача. Документ - объект, выполняющий ряд взаимосвязанных социальных функций, весь спектр которых можно условно поделить на три группы:

3. Функции документа: специальные - политическая, управленческая, товарная, закрепления информации, художественно-эстетическая, досуговая, социальная, познавательная, идеологическая, образовательная, политическая, учета, сохранения, закрепления, передачи информации, правовая, управленческая, общие – информационная, коммуникативная, культурная, исторического источника.

      а) главная, наиболее обобщающая функция  документа - это хранение и передача (распространение) информации во времени  и пространстве;