Документ и его функции. Способы документирования

Министерство  образования Российской Федерации

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

   Магнитогорский Государственный  Университет

        Факультет педагогического образования  и сервисных технологий 
 
 
 
 
 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА № 1

По дисциплине: Документоведение и документационное обеспечение управления

Тема: Документ и его функции. Способы документирования. 
 

                                                                                    Выполнила:                         

                                                                                                          

                                                                                    Проверила:   Андреева С.Л.                                                                                                       
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Магнитогорск, 2011 г.

     1. Проанализировать употребление понятия «документ» и его синонимов по Генеральному регламенту 1720 г., Общему губернскому учреждению 1775 г., Общему учреждению министерств 1811 г. 

     В пер. пол. 19 века документом называется деловая бумага, акт, делом. Акт – это документ, в котором излагались права и обязанности одного или нескольких людей.

     Под «делом» понимался сам процесс решения (производства) дела – «дело производить» (решать вопрос).

     Так как в ходе решения любого вопроса  возникали документы, чтобы закрепить  достигнутую договорённость, принятое решение (ибо устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понято), употреблялось слово дело как «собрание документов, относящихся к какому либо делу, вопросу».

     Далее термин деловой бумаги заменен на «служебный документ».

     В представленных источниках деловая бумага, акт, дело употребляются для придания правового значения документу и событию.

     2. Проанализировать развитие понятия «документ» по словарям и специальной литературе. 

     В словарях и специальных литературных источниках рассматриваются различные точки зрения к определению понятия «документ».

     В русский язык слово «документ» пришло во времена Петра I, как заимствованное их немецкого и польского языков, - в значении письменного свидетельства. Оно имело два значения:

     a) любая бумага, составленная законным  порядком и могущая служить  доказательством прав на что-нибудь (имущественных, состояния, на свободное проживание) или на выполнение каких-либо обязанностей (условия, договоры, долговые обязательства);

     б) вообще любое письменное свидетельство.

     В конце XIX в. наблюдается тенденция  к сужению границ понятия «документ»: сначала оно рассматривалось как любой предмет, служащий для получения и доказательства, затем - как письменное свидетельство, подтверждающее определенные правовые отношения. Понятие использовалось преимущественно в юридическом значении.

     С начала XX в. в терминосистему вводится новое, более широкое понимание понятия «документ»: его ввел известный бельгийский ученый, основоположник документации - науки о совокупности документов и области практической деятельности - Поль Отле (1868-1944 гг.). Можно выделить следующие значения «документа», введенные научный оборот П.Отле:

     а) любой источник информации, передачи человеческой мысли, знаний, независимо от того, воплощен ли он в материально-фиксированной форме или является проводником (передатчиком) информации во времени, можно считать документом. Это понятие охватывает как материальные объекты - носители информации, так и радио-, телепередачи, театральные представления;

     б) документами являются материальные объекты с зафиксированной информацией, собранные человеком для создания каких-либо коллекций. Сюда входят как предметы искусственные, созданные человеком, так и природные, технические предметы, находящиеся в музее;

     в) в состав документов входят также  материальные объекты, созданные человеком  специально для фиксирования, хранения и воспроизведения информации с целью ее передачи в пространстве и времени, независимо от способа фиксирования. Это и документы «писанные» (т.е. с информацией, зафиксированной знаками письма), и изобразительные, фонозаписи и фильмы (результаты машинной записи изображения и звука).

     В справочных изданиях того времени продолжает существовать узкое значение этого слова: кроме юридического, вводится понятие «исторический документ» (фиксированное свидетельство о какой-либо эпохе, лице и т.д.) и «счетный документ» (служащий основанием для осуществления хозяйственных действий - приема и выдачи ценностей). Обобщающее определение не дано.

     В современном толковом словаре С.И. Ожегова читаем: «Документ - деловая  бумага, подтверждающая какой-либо факт или право на что-либо».

     Оксфордский словарь гласит: «Документ - это текст  или изображение, имеющее информационное значение».

     Документ (от лат. «documentum»: «dokeo» - учить, извещать) - (В.И.Даль) - всякая важная деловая бумага.

     Некоторыми  исследователями документ представлен в качестве 1) письменного источника, имеющего юридическую силу; 2) всякой бумаги, составленной законным порядком и могущей служить доказательством прав на что-либо; 3) вообще всякого письменного доказательства.

     Митяев В.Н. характеризует документ как результат сознательного запечатления инф-ии о явлениях объективной действительности различными способами в целях надежной передачи этой инф-ии во времени и на расстоянии при обязательной идентификации запечатленного на языке слов.

     Фионова Л.Р. трактует документ (от лат. documentum - доказательство, свидетельство) как понятие информационное, которое в отдельных случаях (при наличии подписи и печати) дополняется юридическим понятием.

     Вместе  с тем определение понятия  «документ» в различных науках имеет существенные отличия. Это зависит, во-первых, от более или, напротив, менее широкого толкования понятия информации и, во-вторых, от выдвижения на первый план какой-либо одной составляющей документа, от акцентирования внимания на каком-либо отдельном его функциональном аспекте. В информатике, например, документ нередко определяется как «материальный объект, содержащий информацию в закреплённом виде». В результате под это определение подпадает необъятное множество объектов, так как в природе нет материальных объектов, которые не содержали бы какую-либо информацию. В документалистике - одной из наук об информации - под документом понимается «любая семантическая информация, выраженная на любом языке и зафиксированная любым способом на любом носителе с целью её обращения в динамической информационной системе».

     Это определение значительно сужает понятие документа, но тем не менее  включает в него одновременно и книги, и журналы, и газеты, и служебные  документы и т.п.

     Таким образом, проанализировав развитие понятия документ по словарям и специальной литературе можно говорить о наличии следующих аспектов, которые легли в основу данного определения – информационного, правового, управленческого, исторического.

     Все авторы сходятся на том, что социальная жизнь невозможна без информации, выступающей в качестве двигателя общественного и технического прогресса. При этом важнейшая роль отводится социальной информации, которая подразделяется на массовую (мировоззренческую, эстетическую, бытовую), специальную (научную, деловую, корпоративную) и личную. Именно социальная информация связывается с понятием документа.

     Неоднозначное толкование понятия «информация» вызывает в ряде случаев необходимость  более чёткого его определения  и фиксации в отдельных нормативных актах.

     Таким образом, к настоящему времени понятие  «документ» вобрало в себя такие  наиболее существенные характеристики, как информационное предназначение, материальный носитель, а также ряд функциональных аспектов.

     Для общественных наук, в зависимости  от их предмета, целей и задач, в определении понятия документа характерно выделение каких-то отдельных его сторон. Так, в юридических науках акцентируется внимание на правовом аспекте. В результате документ фигурирует преимущественно как средство документирования и доказательства правовых отношений.

     В сфере управления документ исследуется  главным образом как средство фиксации и передачи управленческих решений. В исторической науке документы рассматриваются прежде всего как исторические источники, т.е. носители ретроспективной информации. В этой связи перед документоведением, изучающим в историческом развитии все категории, виды и разновидности документов, стоит важная задача - дать наиболее точное, обобщающее определение понятия «документ». Однако решить такую задачу непросто, о чём свидетельствует и отмеченное выше многообразие дефиниций, и продолжающиеся дискуссии на эту тему.

      3. Проанализировать развитие термина «информация» по словарям и Федеральному закону «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г.

     4. Проанализировать развитие термина «документ» по государственным стандартам. 

     Госстандарте (ГОСТ 16487-70. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения) документ определялся как «средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека». Однако уже вскоре это определение подверглось критике, так как, по справедливому утверждению оппонентов, средством закрепления информации является не сам документ, а письмо, звукозапись и т.п.

     ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, содержал следующее определение документа - «документ - материальный объект с  информацией, закреплённой созданным человеком способом для её передачи во времени и пространстве». Однако и это определение оказалось уязвимым для критики, поскольку акцент здесь был сделан на материальном носителе информации.

     ГОСТ  Р 51141-98 рассматривает документ; документированная  информацию как зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

     С позиций ДОУ наиболее общим считается  обозначение документа, как материального  объекта с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенного для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования (Федеральный закон «Об обязательном экземпляре документа» от 29.12.94. №77-ФЗ).

     В Законе РФ "Об информации, информатизации и защите информации" от 20 февраля 1995 г. N 24-ФЗ представлены следующие определения:

       информация - сведения о лицах,  предметах, фактах, событиях, явлениях  и процессах независимо от формы их представления;

     документированная информация (документ) - зафиксированная  на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

     Анализ  Государственных стандартов, законов, различных литературных источников позволяет рассматривать документ через следующие аспекты:

     Документ  как носитель информации и управленческих решений, документированной информации, как материальный объект.

     Документ  обладает различными способами фиксации

     Документ  несет обязательную смысловую нагрузку

     Документ  представляет историческую и научную  ценность, является средством коммуникации