Деректеме ресми құжатты ресімдеудің міндетті элементтері болып табылады

Деректеме ресми құжатты ресімдеудің міндетті элементтері болып табылады. Олардың құрамы және орналасу сұлбасы Қазақстан Республикасы ҚР СТ 1042- 2001 «Ұйымдастырушылық- өкімдік құжаттама. Құжаттарды ресімдеуге қойылатын талаптар» стандартымен анық талған. Состав реквизитов и требования к их оформлению

Іс жүргізудің басты объектісі болып құжат табылады. Объектом делопроизводства является документ. Барлық құжаттар деректеме деп аталатын жеке элементтерден тұрады.

Деректемелер-мәтіннің міндетті элементтері.

1 — Қазақстан Республикасының  Мемлекеттік Елтаңбасы немесе эмблема, логотип немесе тауардың белгісі (қызмет көрсету белгісі);

2 – Ұйымның ресми атауы;

3 – Ұйым туралы анықтамалық деректер;

4 – Құжат түрінің атауы;

5 – Құжат уақыты;

6 – Құжаттың тіркеу нөмері ( индекс);

7 – Кіріс құжатының күніне және тіркеу нөміріне (индекс) сілтеме;

8 – Құжаттың жасалғане  немесе басып шығарылған жері;

9 – Құжатқа рұқсатты шектеу мөртаңбасы;

10 – Адресат;

11 – Құжатты бекіту белгі;

12 – Бұрыштама;

13 – Құжат мәтініне тақырып;

14 – Бақылауға алынғандығы туралы белгі;

15 – Құжаттың мәтіні;

16 – Құжатқа қосымшаның бар екендігі туралы белгі;

17 – Қолы;

18 – Құжаттың кесілгені туралы белгі;

19 – Мөр бедерлемесі;

20 -  Құжат көшірмесінің куәландырылғаны туралы белгі;

21 -  Құжат орындаушысы туралы белгі;

22 – Құжаттың орындалғаны  және іске жөнелтілгені туралы белгі;

23 – Құжаттың электронды көшірмесінің идентификаторы;

24 – Құжаттың ұйымға  келіп түскендігі туралы белгі;

Құжат деректемелерінің сипаттамасы:

1. 1.     Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы немесе эмблема, логотип немесе тауардың белгісі (қызмет көрсету белгісі)

Ұйымның  құжат бланкісінде Қазақстан Республикасы Мемлекеттік елтаңбасының бейнесі «Қазақстан Республикасы Мемлекеттік рәміздері туралы» Қазақстан Республикасының Конституциялық Заңына және Қазақстан Республикасының Мемлекеттік ҚР СТ 989-2008 «Қазақстан Республикасы Мемлекеттік елтаңбасы. Формасы, көлемі және техникалық талаптар» стандартының белгіленген талаптарына сәйкес орналастырылады.

Эмблема , логотип немесе тауар белгісі (қызмет көрсету белгісі) бланкіге ұйымның құрылтайшылық құжаттарына сәйкес көшіріліп салынады. Қазақстан Республикасы Мемлекеттік елтаңбасы бейнеленген бланкіге эмблема, логотип немесе тауар белгісі (қызмет көрсету белгісі) салынбайды.

1. 2.     Ұйымның ресми атауы:

Ұйымның ресми атауы құрылтайшылық құжаттарда ұйымдастырушылық-құқықтық формасына сілтеме жасай отырып көрсетілген атауға сәйкес болуы тиіс.

Ұйымның қысқартылған атауы тиісті нормативтік құқықтық актілерде және/немесе құрылтайшылық құжаттарда бекітілген жағдайларға ғана келтіріледі және толық атауынан төмен жақша ішінде жазылады.

Ұйым филиалының,өкілдігінін  немесе құрылымдық бөлімшелерінің атаулары, олар құжаттың авторы болған жағдайда ғана көрсетіледі және ол ұйым атауынан төмен орналастырылады.

1. 3.     Ұйым туралы анықтамалық деректер:

Ұйым туралы анықтамалық деректерде: поштаның мекен  — жайы,телефондардың,телефакстердің нөмірлері, электронды поштаның мекен – жайы жәнеұйым қажет деп тапқан басқа да мәліметтер енеді.

1. 4.     Құжат түрінің атауы:

Ұйымнан шығатын құжат  түрінің атауы ұйымның құрылтайшылық құжаттарымен регламенттеледі.

1. 5.     Құжат уақыты:

Құжаттың уақыты оған қол  қойған уақыт (басқарушылық құжаттар, хаттар,анықтамалар және басқалары) немесе құжатта белгіленген оқиға уақыты (хаттама, акт және басқалары) болып табылдаы. Бекітілген құжаттар үшін (ереже, регламент жән басқалары) бекіту уақыты болып табылады.

Құжат уақытын құжатқа қол қоюшы немесе бекітуші лауазымды тұлға қояды.Құжаттың жобасын дайындау кезінде айы мен жылдың орнына белгілер ғана басылады.

Екі немесе одан көп ұйымдармен әзірленген құжаттың уақыты бірдей болуы қажет.

Құжаттың жылжуы мен орындалуына байланысты қызметтік белгілерге уақыт пен қол қойлыуы қажет.

Құжат уақыты араб цифрімен мына ретте ресімделеді: айдың күні,айы,жылы.Күні мен айы екі жұп араб цифрімен нүкте арқылы,жылы төрт араб цифрімен ресімделеді.

Уақыты сөздік – цифрлық  тәсілмен жазу басқарушылық, қаржылық сипаттағы мәліметтер бар құжаттарда, азаматтардың құқықтар мен қызығушылықтарын анықтайтын құжаттарда,сондай-ақ нормативтік құқықтық актілерге сілтеме жасағанда, сонымен қатар, соңғыларын ресімдеген кезде пайдаланылады. Мысалы: 1995 жылдың 5 сәуірі.

1. 6.     Құжаттың тіркеу нөмірі (индекс):

Құжаттың тіркеу нөмірі тіркеу-есепке алу нысанындағы реттік нөмерінен тұрады.Басқа деретемелер (құрылымдық бөлімшенің индексі, ұйымның істер номеклатурасы бойынша істің индексі ) ұйымның ұйғарымы бойынша қойылады.

1. 7.     Кіріс құжатының күніне және тіркеу нөміріне сілтеме:

Кіріс құжаттың нөмері мен уақытының сілтемесінде жауап беріліп отырған құжаттың тіркеу нөмері мен уақыты көрсетіледі.

Жауап құжаттың мәтінін кіріс құжаттың уақыты мен нөмеріне сілтеме жасаудан бастауға рұқсат етілмейді.

1. 8.     Құжаттың жасалған немесе басып шығарылған жері:

Хаттан басқа құжаттардың барлық түрлерін дайындаған кезде құжаттың жасалған немесе басып шығарылған жері көрсетіледі.Ішкі құжаттарда дайындалған немесе басып шығарылған жерін көрсетпеуге де болады.

1. 9.     Құжатқа рұқсатты шектеу мөртаңбасы:

Қол жеткізуді шектеу белгісі нешінші дана екені көрсетіліп бірінші парақтың жоғарғы оң жақ бұрышынан қойылады.

1. 10.            Адресат:

Құжаттар ұйымдардың, олардың  құрылымдық бөлімшелерінің, лауазымды немесе заңды тұлғалардың мекен – жайларына жолданады.

Ұйымның,оның құрылымдық бөлімшелерінін, лауазымды тұлғаның мекен- жайына жолданған кезде, олардың атауы кіші әріппен , жартылай қалың шрифтпен атау септігінде,құжат жолдаған лауазымды тұлғаның атауы барыс септігінде жазылады.

Құжатта кәсіпорын басшысына жолдаған кезде кәсіпорын атауы құжат жолдаған адресаттың лауазымының құрамына кіреді.

Құжатты жеке тұлғаның мекен-жайына жолдаған кезде пошталық мекен – жайы, тегі және есімінің бас әріптері көрсетіледі.Кәсіпорын ішінде хат алмасу кезінде лауазымды тұлғаның тегі мен аты – жөнін барыс септігінде көрсетуге рұқсат етіледі.

Егер құжат біртекті кәсіпорындарға жолданған кзде олардың мекен – жайы жинақталып көрсетіледі.

Құжаттағы адрес төртеуден  артық болмауы керек. Екінші, үшінші ,төртінші алушыларға «Көшірме» сөзі жазылмайды. Алушылардың саны көп болса, онда құжатты таратудың тізімі жасалады.

Құжатты тұрақты емес мекен-жайға жолдаған кезде, деректемелер құрамына орындаушымен ресімделген «Адресаттың» пошталық мекен-жайы кіреді. Пошталық мекен – жайдың элементтері, «Пошталық байланыс қызметтерін көрсету ережелерін бекіту туралы» Қазақстан Республикасының Ақпараттандыру және байланыс агенттігі төрағасының 2005 жылғы 1 шілдедегі N 210-п бұйрығымен (2005 жылғы 11 тамыздағы мемлекттік тіркеу нөмері 3783) бекітілген бір ізділікпен көрсетіледі.

1. 11.            Құжатты бекіту белгісі:

Құжатты бекітудің белгісі құжаттың бірінші парағының оң жақ жоғарғы жағының бұрышына қойылады.

Құжатты нақты лауазымды тұлғамен бекіткен кезде бекіту келесі элементтерден: «Бекітемін» (кіші әріптермен, тырнақшаларды қолданусыз ресімделеді! сөзінен, лауазым атауынан , қол таңбадан,тегі мен актының бас әріптерінен және бекіту уақытынан тұрады.

Құжатты лауазымы тең екі немесе одан көп тұлғалармен бекітілген кезде бекіту белгісі ұйымның ресми атауы әліпбилік реттілікпен орналастырылады.

Құжатты қаулымен, шешіммен,бұйрықпен,хаттамамен бекітілген кезде бекіту белгісі «Бекітілді (ген)» деген сөздер арқылы жазылады, өкімдік құжаттың түрі көмектес септігінде көрсетіледі және оның уақыты мен нөмерінен тұрады.

1. 12.            Бұрыштама:

Бұрыштаманың құрамына орындаушының тегі, тапсырманың мазмұны, орындалу мерзімі, қойлыған қолы, уақыты енеді. Тапсырма лауазымы тең екі немесе бірнеше тұлғаға берілген жағдайда , егер басқасы бұрыштамада көрсетілмесе, жауапты орындаушы тапсырмадағы бірінші көрсетілген тұлға болып табылады.

Бұрыштама құжаттың бірінші парағына, оның жоғарғы бөлігіндегі мәтіннен бос орынға қойылады.Бұрыштаманы кіріске алынған тіркеу нөмерін бұрыштамаға қатысты және құжат деректемелері туралы белгілерді (авторды,құжаттың кіріс нөмері мен уақытын) міндетті түрде көрсете отырып жеке бланкіде (фишкіде) ресімдеуге болады.

1. 13.            Құжат мәтініне тақырып:

Құжат мәтінінің тақырыбы, құжаттың со жақ жиегінен бері, жартылай қалың          шрифтпен, сөз тасымалынсыз ресімделеді және әр жолда 35 белгіден артық болмау қажет. Әділет мекемелерінде мемлекеттік тіркеуді қажет етпейтін құжаттарды, 5 жолдан асатын тақырып құжаттың ортасында ресімделеді. Тақырыптың соңынан нүкте қойылмайды.

Мәтінге қойылатын тақырып  қысқа, әрі мәтіннің мазмұнын дәл беретін болуы керек. Құжат түрінің атауымен келісілуі және «не туралы?»(«кім туралы?»), «нені?», «кімді?» деген сұрақтарға жауап беру қажет.

10 жолдан аз мәтінге және А5 пішінді бланкіге жасалған құжатқа тақырып қойылмайды.

1. 14.            Бақылауға алынғандығы туралы белгі:

Құжаттың орындалуын бақылау туралы белгі «Бақылау», «Контроль», «Бақылауға алынды», «Взято на контроль» сөздерімен немесе мөртабандармен,арнайы  (литерлі) «Б», «К» және құжаттың бірінші парағының сол жақ жоғарғы жиегінде тақырыптың жанында қойылады.

1. 15.            Құжаттың мәтіні:

Құжат мәтіні сауалнама, диаграмма,кесте, байланыстырғыш мәтін немесе олардың қосындысы ретінде ресімделеді.

Сауалнама түрінде-белгілі бір белгілер жиынтығы бойынша анықталған бір нысан жайлы ақпаратты цифр немесе сөз арқылы баяндауда қолданылады.

Мәтінді сауалнама түрінде құрастырған кезде сипатталатын нысанның атауы зат есімде немесе екінші жақтағы етістік сөз тіркестерімен осы шақтың көпше түрінде жазылады.

Сөз арқылы жазылған мінездеме белгілер атауымен келісілуі қажет.

Диаграмма түрінде – ақпаратты цифр немесе сөз арқылы баяндауда қолданылады. Диаграмма бөлінбеу және басқа бетке көшпеу керек.

Кесте түрінде – белгілеріне қарай қатар бірнеше ақпаратты цифр немесе сөз арқылы баяндаудау қолданылады.

16. Құжатқа қосымшаның бар екендігі туралы белгі:

Атауы бар құжат мәтінінің қосымшасында парақтар саны, данасы, орындалған тілі туралы белгі болады. Атауы жоқ құжат мәтінінің қосымшасында олардың нөмірі, атауы, парақтар мен данасының саны және орындалу тілі көрсетіледі, егер қосымша кітапшаланған болса онда даналардың саны ғана көрсетіледі. 
Егер құжат басқа қосымшасы бар құжаттан тұрса, онда белгіде бар қосымшаның ерекшелігі көрсетіледі, сонымен қатар, қосымшалардың жалпы парақтар саны көрсетіледі. 
Егер қосымша құжатта көрсетілген мекен-жайдың барлығына жолданбаса, онда қандай мекен-жайларға жіберілу керектігін көрсету қажет. 
Басқарушылық құжат қосымшасының (бұйрық, өкім, ереже, нұсқаулық, шешім) бірінші парағының оң жақ жоғарғы жағында басқарушылық құжаттың атауы, оның уақыты мен тіркеу нөмірі көрсетіліп «Қосымша» сөзі жазылады.

17. Қолы:

Құжатта қойылған қолға: 
1) қол қойған тұлға лауазымының атауы, құрылымдық бөлімшенің және ұйымның ресми атауы (егер құжат бланкіде рәсімделмеген болса); 
2) жауапты тұлғаның өз қолы және қойылған қолдың толық мәні (есімінің бас әріптер мен тегі) енеді. 
Құжатқа лауазымдары тең екі және одан да көп тұлғалар қол қойған кезде, олардың қойған қолдары ұйымдардың немесе құрылымдық бөлімшелердің ресми атауларындағы әліпбилік ретпен орналасады. 
Құжатқа бірнеше лауазымды тұлға қол қойған кезде олардың қойған қолдары қызметтерінің лауазымдық бағыныстылығына сәйкес бірінен кейін бірі орналастырылады. Комиссия жасаған құжатта қол қоюшы тұлғалардың лауазым атаулары емес, олардың комиссия құрамындағы міндеттері көрсетіледі. 
Ұйымның алқалы органдары (алқалар, кеңестер және басқалары) құжаттарына төраға мен хатшы (төрағалық етуші және жазбаны жүргізуші тұлға) қол қояды. 
Егер дайындалған құжаттың жобасына қол қоюшы лауазымды тұлға жоқ болған жағдайда, құжатты оның міндетін атқарушы лауазымды тұлғаның атына қайта ресімделуі қажет. Қол қойғанда «үшін» көмекші сөзін қосуға немесе лауазым атауының алдына қиғаш сызықты (бөлгішті) қолдан қоюға жол берілмейді. 
Құжатқа қол қоюшы лауазымды тұлға лауазымының атауы, қолдың толық мәні кіші әріптермен және жартылай қалың шрифтпен ресімделеді.

18. Құжаттың  келісілгені туралы белгі:

Құжат жобасын келісу құжатқа бұрыштама (ішкі келісу) немесе келісу белгісімен (сыртқы келісу) ресімделеді. 
Қол қоюға ұсынылған құжатқа орындаушының (жауапты орындаушының) құжат жобасын дайындаған құрылым басшысының, басқа да мүдделі лауазымды тұлғалардың, қажет жағдайда – ұйымның қаржы, экономика және заң қызметі басшыларының бұрыштамалары қойылады. 
Бұрыштама ұйымда қалатын құжат данасының оң жақ бетіне (жоспардың жобасына, есептерге, хаттарға және басқалары) қолдың төменгі жағына қойылады. Басқарушылық құжат жобасына бұрыштама бірінші данасына ғана қойылады. Басқарушылық құжаттың соңғы парағының теріс жағына да бұрыштама қоюға рұқсат етіледі. 
Бұрыштаманың құрамына бұрыштама қоюшының қолын, уақыты, қажет жағдайда қолтаңбаның мәні (есімнің бас әріптері мен тегі) бұрыштама қоюшы тұлғаның лауазымын көрсету жолымен ресімдеу енеді. Құжат жобасына қатысты ескертулер, пікірлер, толықтырулар құжат жобасына сәйкес белгілер қою жолымен, жеке парақта ресімделеді. 
Құжатты сыртқы келісу белгісі соңғы парағының сол жақ төменгі бұрышына қойылады, «Келісілді» сөздері кіші әріптермен тырнақшаны қолданусыз ресімделеді, сонымен қатар, құжатты келісуші тұлғаның лауазымының атауы (ұйымның атауын қоса алғанда) жеке қолы және оның толық мәні мен келісу уақытынан тұрады. 
Құжат лауазымдары тең екі және одан да көп тұлғалармен келісілген кезде келісу белгілері ұйымның ресми атауларындағы әліпбилік ретпен орналастырылады. Құжат бірнеше лауазымды тұлғалармен келісілген кезде, келісу белгілері қызметтерінің лауазымдық бағыныстылығына сәйкес орналастырылады. 
Егер келісу хатпен, хаттамамен немесе басқа құжатпен жүзеге асырылатын болса, онда келісу белгісінде құжат түрі, ұйым атауы, құжат уақыты мен нөмірі көмектес септігінде көрсетіледі. 
Құжатты бірнеше ұйыммен сырттан келісу — келісу парағы арқылы ресімделуі мүмкін (6-қосымша). Бұл жағдайда қолдан кейін «Келісу парағы қоса берілген» деген белгі қойылады.