Деловое письмо, требования к составлению и оформлению. Виды писем

2.3. Виды деловых писем

       Теперь  рассмотрим подробней виды деловых  писем, которые чаще всего встречаются  в деловом общении:

       Виды  некоммерческих деловых  писем:

• Письмо-просьба. В письме-просьбе излагается какая-либо просьба, при этом в ней подчеркивается заинтересованность организации в ее исполнении. Просьба может излагаться от первого лица единственного числа, от первого лица множественного числа; от третьего лица единственного числа и от третьего лица множественного числа.
• Сопроводительное письмо. Сопроводительное письмо составляется при отправке адресату документов или материальных ценностей. Подобного рода письмо оправдывает себя в тех случаях, когда содержит дополнительные разъяснения к приложенному документу.
• Письмо-сообщение. В данном виде делового письма дается какая-либо информация, не требующая ответа или подтверждения со стороны, которой высылается данное письмо.
• Письмо-подтверждение. Содержит сообщение  о получении какого-либо отправления или о том, что ранее составленный документ остается в силе. Также можно подтверждать факт либо действие.
• Письмо-напоминание. Направляется в тех случаях, когда не удается получить ответ с помощью телефонных переговоров или личных встреч. Оно состоит из двух элементов: напоминание о выполнении действия; меры, которые будут приняты в случае невыполнения ранее заключенного договора или соглашения.
• Письмо-приглашение. Пишется в том случае, когда организация хочет пригласить другую организацию на какое- либо торжество или мероприятие. В данном деловом письме указывается время, место и дата проведения мероприятия.
• Письмо-благодарность. В данном виде письма выражается благодарность за выполнение какого-либо рода деятельности.
• Гарантийное письмо. Составляется с целью подтверждения определенных обязательств и адресуется организации, либо отдельному лицу.

         Виды коммерческих  деловых писем:

• Запрос и  ответ на него. Данные виды коммерческой корреспонденции являются в письменной речи реализацией двусторонней связи. Запрос представляет собой обращение лица, желающего заключить сделку. В запросе обязательно указывается наименование товара (услуг), условия, на которых желательно получить товар, условия платежа, количество и качество товара.
• Оферта и ответ на нее. В данном виде письма обычно указывается, на каких условиях должен произойти обмен товарами (услугами). В ответе выражается согласие либо несогласие с выдвинутыми условиями.
• Письмо-претензия (рекламация), ответ на него. Рекламация содержит претензии к стороне, нарушившей принятые на себя по договору обязательства и требования возмещения убытков. Она может быть предъявлена в отношении качества, количества товаров, сроки поставки и т.п. Рекламация содержит: - основания для предъявления претензий; - доказательства произошедшего ущерба; - конкретные требования стороны, предъявляющей претензию. Рекламация представляется в письменном виде, с приложением всех необходимых документов. Если она не может быть урегулирована сторонами, то она переноситься в арбитраж. В ответе на рекламацию сообщается, что: информация принята к рассмотрению; она рассматривается полностью, частично либо отклоняется; денежная оплата произведена.

       Электронные письма:

       Электронная почта – совершенно особый вид  коммуникаций, позволяющий при желании  общаться в диалоговом режиме, в режиме телеконференций и тому подобное, и представляющий как огромные возможности, так и большие трудности из-за специфики ведения электронной переписки. С одной стороны, электронные письма почти ничем не отличаются от своих обычных предшественников – бумажных писем.       У электронного письма есть адрес получателя и адрес отправителя, в системных сообщениях "зашиты" дата и время отправления и получения сообщения, текст письма и подпись отправителя, сохраняется строка "Subject" или тема сообщения, есть возможность послать копию, приложенный файл выполняет функции команды Приложение.

       Таким образом, во второй главе было рассмотрено  понятие деловой переписки, ее основные особенности и общие требования, предъявляемые к оформлению деловых  писем. Также были рассмотрены основные классификации деловых писем, и виды писем, которые чаще всего встречаются в деловом общении. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Заключение

       Составление текста делового письма – всегда акт речевого творчества, каким бы письмо ни было – регламентированным или нерегламентированным. Это труд, предполагающий достаточно высокий уровень языковой компетентности.  Нельзя научиться писать деловые письма правильно и убедительно, не практикуясь и не обучаясь этому нелегкому искусству, не зная особенностей официально-делового и публицистического стилей речи. Сегодня увеличивается число жанровых разновидностей деловой корреспонденции и поводов для составления и отправления деловых писем.  Языковой стандарт в деловой переписке сосуществует с экспрессией и с элементами диалогизации речи.

       Все это требует от менеджера сегодня  большей речевой подготовки, чем  скажем, десять лет назад, в эпоху  царствования типовых и трафаретных  текстов. Умение самостоятельно мыслить  и формулировать свои мысли, компетентно вести письменный диалог ценится в деловых кругах все больше. 

       Русский литературный язык, один из богатейших и выразительнейших языков мира, накопил  в сфере письменного делового общения бесценный опыт, представленный унифицированными и трафаретными языковыми формами, традициями использования этикетных средств.

       Кроме того, деловые письма, как и другие документы, должны составляться в соответствии с требованиями государственных  стандартов, действие которых распространяется не только на органы государственной и исполнительной власти Российской Федерации, но и на все организации независимо от их организационно-правовой формы и вида деятельности. 
 
 
 
 
 
 
 

Список  использованной литературы 

1. ГОСТ Р 6.30 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». М. ИПК Издательство стандарт, 2003 г.
2. Андреева В. И. Практика делопроизводства: организация и введение. Учебно-практическое пособие - М.: Издательство «Кнорус» 2006 г., - 267 с.
3. Кирсанова М. В. Современное делопроизводство. – М.: инфра. Сибирское соглашение. 2005. – 312 с.
4. Организация работы с документами: Учебник. Под ред. проф. В. А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2005. – 592 с.
5. www.gosts.org.ru
6. www.normativinfo.com
7. www.rugost.com