Деловое письмо, требования к составлению и оформлению. Виды писем

Федеральное агентство по образованию

Уфимская  государственная академия экономики  и сервиса 

Кафедра туризма и гостеприимства 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

КОНТРОЛЬНАЯ  РАБОТА 

по дисциплине «Документационное обеспечение  управления социально-культурным сервисом и туризмом»

на тему:

«Деловое  письмо, требования к составлению  и оформлению.

 Виды  писем» 
 
 
 
 

                                              Выполнила: 
 
 
 
 
 
 

УФА – 2009

Содержание

Введение……………………………………………………………..…………….3

1. История делового письма……………………………………………….…4
2. Понятие и классификация деловых писем…………………………….…6
1. Композиционная структура текста делового письма………………...7
2. Классификация деловых писем………………………………………..8
3. Виды деловых писем…………………………………………………...9
3. Правила оформления и структура деловых писем……………………..13

Заключение……………………………………………………………………….17

Список использованной литературы……………………………………….…..18 Приложение №1……………………………………………………………….…19 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

       Приступая к составлению официального письма, мы никогда не задумываемся о том, что эта практика восходит еще  к седой древности. Языковые формулы, виды, разновидности официальной корреспонденции, формуляры, способы оформления и работы с ней создавались и шлифовались веками. Многие виды писем имеют тысячелетнюю историю.

         Деловая переписка – неотъемлемое  средство связи и в наши  дни. Связи предприятия с внешними организациями, так как именно письма соединяют организацию-автора с другими учреждениями.

       Служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, оформленных в соответствии с  требованиями ГОСТ, пересылаемых по почте, по факсу или другим способом.

       Без преувеличения можно сказать, что  это один из самых распространенных видов служебных документов, поэтому, от того насколько текст послания точен, грамотен, корректен, во многом будет зависеть успех решения  конкретных вопросов, а значит и всего предприятия в целом.

       Таким образом, актуальность темы контрольной работы заключается в значимости соблюдения требований по составлению и оформлению делового письма.

       Цель  работы – дать понятие деловому письму, рассмотреть требования к составлению и оформлению деловых писем.

       Данная  цель контрольной работы предполагает решение следующих задач:

       - изучить историю  делового письма;

       - дать понятие деловому письму, рассмотреть классификацию деловых  писем;

       - проанализировать правила оформления и структуру текста деловых писем. 
 

Глава 1. История делового письма

       Еще в начале 18 века, в России начали издаваться сборники образцов документов называемые «письмовник».

       Предшественниками «письмовников» были «формулярники», известные на Западе уже в 7 в., а в России – с первой трети 16 столетия (в частности, «формулярники» московской митрополичьей кафедры) – описания реквизитов документа, расположенных в определенной последовательности. Ранние письмовники были своеобразными подручными сборниками, «азбуками-прописями» для писцов. Они содержали образцы построения документов по определенной схеме, шаблонные наборы фраз и выражений, являвшихся неотъемлемой частью формулярного этикета и отражавших официальные отношения. Другой вид ранних письмовников – «титулярники», содержавшие сведения о том, как записывать полный царский титул. Сферу частных отношений и частной переписки ранние письмовники не регламентировали.

       Для актов, сделок и прошений обычно использовали гербовую бумагу с искусственными клеймами и с изображением государственного герба. Некоторые документы разрешалось писать на простой бумаге обыкновенного формата.

       Требования  к почерку были достаточно высоки: он должен был быть четким, чистым и  красивым. Цвет бумаги, которая могла  быть синей, оранжевой, палевой и прочей, авторы письмовника советовали выбирать осторожно, чтобы не подвергнуться упреку в недостатке вкуса.

       Письма  отправляли в конвертах, а конверты запечатывали облатками или сургучом: первым запечатывали только записки  и редко письма, все остальное сургучом.

       Облатки были разноцветные, тогда как сургуч большей частью красный. Находящийся  в трауре, запечатывал письмо только черным сургучом. 

       В советское время жанр «письмовников» был подвергнут осмеянию как «пережиток буржуазного прошлого». Частная переписка могла подвергаться досмотру почтовой цензуры, умение писать письма утрачивалось, значение деловой корреспонденции недооценивалось. При отсутствии конкуренции, свободного предпринимательства не требовались ни красноречие, ни умение убедить партнера в сотрудничестве, мало кто обращал внимание эпистолярный этикет.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 2. Понятие и классификация деловых писем

       Деловые письма представляют собой официальную  корреспонденцию и применяются  для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой и коммерческой деятельности.

       Деловые письма составляются для информирования корреспондента, сообщения ему сведений, которые ему необходимы или могут представлять потенциальный интерес. Письма пишут с целью установления контакта, налаживания деловых связей для осуществления дальнейшей совместной деятельности, совершения сделок и т.д.

       Деловое письмо – это средство оперативного информационного обмена при реализации совместной деятельности. Письмо может использоваться как подтверждение устных договоренностей, как гарантия взятых на себя обязательств, как требование выполнения определенных условий, как напоминание и т.д. Кроме того, в любом из этих случаев деловое письмо – это всегда способ презентации. Как первое впечатление от человека надолго определяет отношение к нему, так и бланк письма, конверт, оформление письма и, наконец, текст способны оказать благоприятное или неблагоприятное воздействие на его получателя. Поэтому, если вы хотите, чтобы это воздействие было благоприятным, деловое письмо должно быть безупречным во всех отношениях. Р. Теппер, автор книги "Как овладеть искусством делового письма", отмечает: "У вас никогда не будет следующего раза, чтобы произвести первое впечатление" [3, с. 155].

       Для того чтобы деловое письмо было эффективным, оно не должно быть длинным. В письме должна быть только та информация, которая  имеет непосредственное отношение  к делу. В деловых отношениях подчас дорога каждая минута, поэтому нужно  выражать свои мысли сжато, просто, ясно, логично. В деловом письме не следует употреблять сложных языковых оборотов, сложных понятий. Письмо не должно быть сухим, если его цель – заинтересовать адресата. Вместе с тем, это не означает, что письмо должно быть эмоциональным, и тем более экспрессивным. Даже если сама ситуация, послужившая поводом для его написания, достаточно напряженная, вызывает серьезные опасения или обеспокоенность, следует сдерживать эмоции, сохранять спокойный тон изложения. Разговорная манера общения, фамильярность – не для делового письма.

2.1. Композиционная структура текста делового письма

       Составление деловых писем – одна из обязанностей секретаря как помощника руководителя. Навыки ведения переписки, как правило, вырабатываются с опытом. Начинающему  секретарю нужно использовать все возможности, чтобы как можно скорее выработать эти навыки, овладеть искусством составления писем.

       Деловые письма наряду с телеграммами, телексами, телефонограммами, электронными сообщениями  составляют переписку организации. Эти разновидности переписки отличаются тем, какие средства используются для передачи сообщения, по каким каналам передается информация. Деловое письмо пересылается адресату по каналам почтовой или факсимильной связи, телеграмма и телекс – по каналам телеграфной связи, телефонограмма – по телефонной сети, электронное сообщение – по каналам связи между базами данных персональных компьютеров. Текст делового письма (в отличие от текста телеграмм, телексов, телефонограмм) не имеет никаких ограничений, связанных с особенностями функционирования технических средств, которые используются для передачи сообщений. Тем не менее, как и любой другой вид документов, деловое письмо имеет свои особенности.

       Существует  несколько общих требований, предъявляемых  к составлению делового письма:

• деловое письмо составляется на специальном бланке – бланке письма, обязательными реквизитами которого являются: наименование организации-автора, справочные данные об организации, дата и регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;
• деловое письмо должно быть посвящено одному вопросу, несколько вопросов могут рассматриваться только в том случае, если они взаимосвязаны и по ним будет приниматься одно решение;
• письмо не должно быть большим по объему, большинство писем имеют не больше одной страницы текста (в исключительных случаях, когда речь идет о сложных проблемах, требующих детального описания и анализа, письмо может содержать до 5 страниц текста);
• одно письмо может быть отправлено не более чем четырем адресатам;
• на инициативное письмо (просьбу, запрос, требование и др.) должен быть обязательно дан ответ, даже если он отрицательный.

       Прежде  чем приступить к составлению  письма, автор должен детально продумать и сформулировать цель письма. Необходимо прояснить для себя, для чего вы обращаетесь к адресату, какой реакции ждете от него: хотите только сообщить ему какую-то информацию или рассчитываете побудить его к совершению определенных действий. От целевой установки письма будет зависеть характер приводимой аргументации и композиция текста. Необходимо также продумать, что уже известно адресату о предмете письма, что будет являться отправной точкой при передаче сведений и какой будет новая, еще не известная адресату информация, ради сообщения которой и составляется письмо.

2.2. Классификация деловых писем

       Существует  несколько видов классификации  деловых писем, в основе их лежат  различные классификационные признаки.

       По  функциональному признаку письма можно разделить на две группы:

• письма, требующие письма-ответа (письмо-вопрос; письмо-просьба; письмо-обращение; письмо-предложение и т. д.). Письма-ответы должны всегда содержать индекс того письма, которое явилось причиной для переписки.
• письма, не требующие письма-ответа (письмо-предупреждение; письмо-напоминание; письмо-приглашение и т. д.). 

       По  структурным признакам деловые  письма делятся на регламентированные (стандартные) и нерегламентированные. Регламентированное письмо решает типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализуется в виде стандартных синтаксических конструкций. Нерегламентированное деловое письмо представляет собой авторский текст, реализующийся в виде формально-логического повествования или этикетного текста.

       По  тематическому признаку проводится условное различение между деловой  и коммерческой корреспонденцией. Считается, что переписка, которая оформляет  экономические, правовые, финансовые и  все другие формы деятельности предприятия, называется деловой корреспонденцией, а переписка по вопросам материально-технического снабжения и сбыта относится к коммерческой корреспонденции.

       По  признаку адресата деловые письма делятся  на обычные и циркулярные. Циркулярное  письмо направляется из одного источника  в несколько адресов.

       По  композиционным особенностям деловые  письма делятся на одноаспектные  и многоаспектные. Одноаспектное  письмо рассматривает одну проблему, вопрос, а многоаспектное - несколько. Многоаспектным считается письмо, содержащее однотипные и разнотипные аспекты - просьбы, сообщения, предложения.