Делопроизводство

перевода служебной документации на английский язык;

культуры труда и служебной  этики;

охраны труда, техники  безопасности и противопожарной  защиты,

 

2. ФУНКЦИИ

На секретаря возлагаются  следующие функции:    

2.1. Информационно-справочное обслуживание документами акционерного общества.

2.2. Документирование деятельности руководства акционерного общества.

2.3. Оперативно-организационное обслуживание руководства.

2.4. Выполнение машинописных, множительных работ.

2.5. Ведение и оформление кадровой документации и учета.

2.6. Ведение учета рабочего времени сотрудников.

2.7. Ведение учета командировочных удостоверений.

3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Секретарь должен:

3.1. Осуществлять подготовку документов управления акционерного общества;

• оформлять приказы генерального директора;
• составлять и оформлять акты и справки;
• составлять и оформлять письма и факсы;
• оформлять контракты, договоры, должностные инструкции.

3.2. Обеспечивать   прием,   учет,  регистрацию   входящих и исходящих документов.   Доведение  их  до непосредственных исполнителей.

3.3. Контролировать исполнение отдельных указаний.

3.4. Обрабатывать и хранить документацию. Проводить классификацию документов, составлять номенклатуру дел.

3.5. Обеспечивать информационно-справочное обслуживание.

3.6. Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или уничтожение.

3.7. Выполнять работу по документационному обеспечению кадровой деятельности акционерного общества:

• оформление приказов по личному составу;
• оформление личных карточек формы Т-2 или личных дел;
• оформление трудовых книжек;
• оформление и ведение трудовых контрактов (договоров);
• оформление командировочных документов;
• оформление листов нетрудоспособности;
• ведение табеля учета рабочего времени;
• выдача справок о трудовом стаже.

3.8. Осуществлять организацию и подготовку совещаний, переговоров, приемов. Вести регистрацию участников мероприятия, записи и протоколы с последующим представлением их генеральному директору.

3.9. Осуществлять оперативную связь с партнерами, клиентами и сторонними организациями (коммерческими и государственными) и отдельными физическими лицами по вопросам текущей деятельности акционерного общества в соответствии с поручениями генерального директора.

3.10. Вести прием посетителей.

3.11. Оформлять документы на компьютере.

3.12. Выполнять копировально-множительные работы.

3.13. Выполнять техническую работу, используя современные средства организационной техники.

3.14. Обеспечивать и поддерживать чистоту и порядок в приемной и кабинете генерального директора.

3.15. Следить за наличием необходимых канцелярских товаров для приемной и генерального директора, продуктов питания и напитков на представительские нужды. Своевременно предоставлять список необходимого начальнику административно-хозяйственного отдела.

3.16. Подавать чай, кофе или напитки генеральному директору и отдельным посетителям в соответствии с распоряжением генерального директора.

3.17. Проводить подготовительную работу по организации командировок:

составление списка необходимых  личных и служебных документов и материалов;

бронирование проездных  билетов и мест в гостинице;

оформление выездных документов (виз) и командировочных удостоверений;

согласование даты, сроков, программы пребывания с принимающей стороной.

3.18. Выполнять отдельные поручения генерального директора, связанные с деятельностью акционерного общества.

3.19. Вести табель явки сотрудников на работу и передавать табель в бухгалтерию.              

                 

4. ПРАВА

Секретарь имеет право:

4.1. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений генерального директора.

4.2. По указанию генерального директора направлять документы на исполнение специалистам.

4.3. Требовать от исполнителей доработки документов, если они подготовлены с нарушением установленных правил.

4.4. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.                          

4.5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию форм и методов управленческого труда.

4.6. Требовать от руководства:

создания условий для  выполнения служебных обязанностей в соответствии с нормами охраны труда;

обеспечения личной безопасности;

обеспечения сохранности  документов;

соблюдения трудовых прав в соответствии с КЗОТ РФ.

 

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Секретарь несет ответственность  за:

5.1. Качественное выполнение своих функциональных обязанностей.

5.2. Сохранность документации акционерного общества.

5.3. Соблюдение коммерческой тайны.

5.4. Соблюдение этических норм поведения в коллективе и на рабочем месте.

 

 

Зам. генерального директора    подпись                                        М.Л. Красный

                                                                          

Юрисконсульт          подпись     И.Д. Ираклиев

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Информационное  письмо

Информационное письмо –  служебное письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера.

Информационные письма нередко  носят типовой характер и рассылаются  органами власти и управления различных  уровней подведомственным организациям или организациям определенного  типа. В информационных письмах могут  дословно приводиться отдельные  положения законодательных и  иных нормативных правовых документов, могут содержаться рекомендации и предложения.

Информационные письма могут  содержать приложения. Объем информационного  письма колеблется от одного абзаца до нескольких страниц. Как правило, информационные письма подписываются руководителем организации.

Информационное письмо оформляется  на бланке письма.

Обязательными реквизитами  информационного письма являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный  регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код  причины постановки на учет, дата, регистрационный  номер, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Молочный комбинат «Буренка» ул. Молодежная, 55,г. Уссурийск, 675456 ОКПО 5432156789, ОГРН 788888544489, ИНН/КПП 5643458907/8990008678					Директору Муниципального Общеобразовательного Учреждения «Сказка» №34 О.О. Клестовой
19.12.2012	№	345
На № 45	от	18.12.2012
О поставке молока
Уважаемая Ольга Олеговна! Благодарю Вас за интерес, проявленный  к нашей фирме и выпускаемой  нами продукции. Рассматривая Молочный комбинат «Буренка» как постоянного и надежного партнера, специалисты нашей фирмы со всей ответственностью подошли к изучению Вашего предложения. Результаты проведенных нами исследований позволяют достаточно уверенно констатировать: реализация проекта имеет серьезные коммерческие перспективы. К моему большому сожалению, мы не сможем начать поставки молока до июля 2012 года, поскольку до этого срока связаны определенными договорными обязательствами. Очень рассчитываю на Ваше понимание  данной ситуации и надеюсь, что мы сможем вернуться к продолжению  диалога.         С уважением, Подпись  А.А. Макаров Генеральный директор

Семенова

87-99-90

 

4. Докладная записка  (внутренняя)

Докладная записка — документ, адресованный руководителю другого  структурного подразделения, руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное изложение  какого-либо вопроса с выводами и  предложениями составителя.

 

Содержание и оформление докладной записки

Оформление докладной  записки зависит от ее адресата. Если докладная записка адресована руководителю организации, она считается  внутренней, если она направляется за пределы организации, например в  вышестоящую организацию, то внешней. Внешние докладные записки оформляются  на общем бланке, внутренние — на обычном листе бумаги.

 

Внутренняя докладная  записка включает:

• наименование структурного подразделения;
• наименование вида документа (докладная записка);
• дату;
• адресат;
• заголовок к тексту;
• текст;
• подпись.

Подписывает внутреннюю докладную  записку составитель (с указанием  должности, инициалов, фамилии).

Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий её содержание.

Текст докладной записки  состоит из вводной и заключительной частей. В первой излагают факты, события, послужившие основанием для создания документа, возможно, анализ возникшей ситуации. Во второй содержатся выводы и предложения автора записки, конкретные меры, которые необходимо предпринять.

Резолюция руководителя, рассмотревшего внутреннюю докладную записку, является основанием для принятия каких-то решений, издания документов, проведения мероприятий.

 

 

 

 

 

Отдел экономики   ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА						Генеральному директору А.Л. Синицину
18.12.2012	№	45
г. Минск
Об  оснащении отдела  экономики  дополнительными компьютерами
Довожу  до  Вашего  сведения,   что   компьютерный     класс нуждается в дополнительных компьютерах,  многие  из  которых имеют ненадежные эксплуатационные  качества, что, в свою очередь, отрицательно  сказывается на  качестве подготовки слушателей курсов. Прошу рассмотреть возможность о покупке дополнительных  компьютеров.
Программист экономического  отдела			Подпись		А.И. Иванов

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список используемой литературы

 

1. Делопроизводство и архивное дело: Термины и определения. - М.: Госстандарт России, 2003, - 8 с.

2. Унифицированные системы документации. Унифицирован-ная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

3. Ю.Аксенов Ю. М., Кирсанова М. В. Курс делопроизводства: Документационное Новосибирск: Сибирское соглашение, 2002. - 296 с.

4. Кузнецова Т. В. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. - М.: ЗАО «Бизнес-школа» Интел-Синтез», 2006. - 384 с.

5.Федосова В.Т. Делопроизводство в образовательном учреждении: Практическое пособие – 5- е изд. – Ростов н/Д: Из-во «Учитель», 2004.- 114с.