Делопроизводство

Введение

Документы сопровождают любую  часть нашей жизни: рождение, окончание  школы, института, поступления на работу, выход на пенсию, фиксируют состояние  нашего здоровья на протяжении всей нашей  жизни.

На сегодняшний день любая  профессиональная деятельность, частная  или государственная, тесно связана  с оформлением и ведением определенных документов. Документы разнообразны: учредительные документы, устав фирмы, договора, ряд бухгалтерских документов, кадровых, организационно-распорядительных и т.д. Каждый из этих документов имеет определенное значение и несет в себе ряд функций. Поэтому у каждого документа есть свои правила работы с ним.

В сфере рыночной экономики  очень важно правильно построить  работу с документами, чаще всего  успех фирмы зависит от правильно  организованной службы делопроизводства. Для этого нам понадобится  не только знание делопроизводства, но и знание, как грамотно оснастить  рабочие места компьютерной техникой, выбрать прикладное ПО, и базу данных для хранения информации. На сегодняшний  день в сфере делопроизводства идут глобальные изменения, связанные с  внедрением новейший техники и технологии в обработку передачу и хранения документов, это более высокий  уровень технологического процесса, позволяющий кардинально повысить производительность и качество делопроизводства. В связи с этим предъявляются  более высокие требования к квалификации и уровню подготовки работников в  сфере делопроизводства.

В данной контрольной работе будет рассмотрены распорядительные документы. Они являются очень важным звеном в сфере управленческо-хозяйственной деятельности организации. Распорядительные документы регулируют деятельность, с помощью которой осуществляются функции и задачи, поставленные перед организацией, причем это не зависит от характера деятельности и правовой основы организации.

 

   С помощью распорядительных документов:

·  Совершенствуется организация  управления

 

·  Совершенствуются способы  и средства осуществления основной деятельности

 

·  Разрешаются многие возникающие проблемы и ситуации.

 

Поэтому актуальность данной темы высока, так как без комплекта  распорядительных документов управление организацией, предприятием или отраслью и т.д., на любом уровне, в том  числе и на государственном, будет крайне затруднено.

Формирование, ведение и  оперативное хранение личных дел  осуществляет кадровая служба организации (специалист по кадрам). Контроль за оформлением и хранением личных дел возлагается на руководителя организации.

Первоначально в личное дело включаются документы, фиксирующие  процесс поступления на работу, а  затем все документы, возникающие  в период работы, в хронологической  последовательности.

Личное дело работника  формируется после заключения трудового  договора (контракта) и издания приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность). Инструкцией установлен перечень документов, которые должны быть включены в личное дело работника.

Хранение и учет личных дел организуются с целью быстрого и безошибочного поиска личных дел, обеспечения их сохранности, а также  обеспечения конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных дел, от несанкционированного доступа. Личные дела включаются в номенклатуру дел  кадрового органа под общим заголовком «Личные дела» с указанием  сроков хранения.

Актуальность является возможность  дать кадровой службе организации своевременно учитывать все документы о  работнике.

1.1.Составление и оформление организационно- распорядительных документов- приказы по основной деятельности

 

Приказ – основной распорядительный документ, чаще всего встречающийся  в практике управления. Приказы издаются руководителем организации, действующим  на основе единоначалия, т.е. подписать  приказ вправе только первое лицо организации  или лицо, исполняющее его обязанности, если это оформлено в установленном  порядке. Приказы издаются по вопросам административной деятельности, требующим  правового решения.

В любой организации существуют две группы приказов: приказы по основной деятельности и приказы  по личному составу. Приказ по основной деятельности является нормативным документом, отражающим управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования, кредитования, реализации продукции, внешнеэкономической деятельности, совершенствования структуры и организации работы предприятия (создание, изменение масштаба деятельности, ликвидация структурного подразделения, утверждение или изменение положений, инструкций, правил, планов, структуры, назначение комиссий и т.д.).

Готовит проект приказа структурное  подразделение или должностное  лицо, к работе которого он будет  иметь отношение или деятельность которого связана с его исполнением.

Приказы по основной деятельности издаются:

- во исполнение нормативных правовых актов вышестоящих органов власти и управления;

- в целях осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, вытекающей из функций и задач организации.

Приказы руководителя по основной деятельности могут издаваться совместно  с руководством других организаций, учреждений, предприятий.

 

Ответственность за качество подготовки проектов приказов несут  руководители подразделений, которые  эти проекты разрабатывают.

Проекты приказов по основной деятельности составляются на основе тщательного и всестороннего  изучения вопросов, требующих разрешения, чтобы содержащиеся в приказах поручения  были конкретными и реальными, обеспечивались достаточными материально-техническими и финансовыми средствами и исключали  необходимость в последующем  корректировки принятых решений  в связи с неполнотой или недоработкой изданного приказа.

Заголовок является обязательным реквизитом приказа, он должен быть сформулирован  четко, кратко, выражая основное содержание документа. Заголовок должен отвечать на вопрос «о чем?»:

О проведении аттестации персонала  организации;

О создании постоянно действующей  экспертной комиссии;

Об упорядочении делопроизводства и исключении случаев утери документов;

Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной частей.

В констатирующей части излагают факты, соображения, т.е. основание (мотивы) издания приказа. Как правило, констатирующая часть приказа начинается со слов В целях…, С целью…, В соответствии с… (ссылка на нормативный документ), На основании… (ссылка на нормативный документ или на документ вышестоящей организации), В связи… и т.д. В констатирующей части приказа могут быть перечислены факты, события, послужившие основанием для его издания, дана оценка ситуации. Констатирующую часть приказа можно опустить, если распорядительная часть не нуждается в обосновании.

В распорядительной части  перечисляют предписываемые действия. Распорядительная часть начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ, которое указывается прописными буквами всегда на отдельной строке от границы левого поля.

 

Распорядительная часть  делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Каждый пункт  должен отвечать на вопросы "кому? что? когда сделать?". В качестве ответа на вопрос "кому?" указывают должность (в дательном падеже), фамилию (в  дательном падеже), инициалы исполнителя.

К приказам по основной деятельности относятся приказы:

 по организации работы  предприятия;

• финансированию;

 

• планированию;

 

• отчетности;

 

• снабжению;

 

• реализации продукции;

 

• другим производственным вопросам, например:

 

• о распределении служебных помещений;

 

• о порядке и сроках хранения бухгалтерских документов;

 

• о нарушении правил транспортировки грузов;

 

• о создании рабочей группы по проекту;

 

• о премировании сотрудников коммерческого отдела;

 

Образец приказа по основной деятельности

 

Открытое  акционерное общество «Ангарский завод бытовой  химии» Набережная ул.56, г. Ангарск, Иркутская обл., 665830

 

ПРИКАЗ

13.02.2011 № 28

О введение инструкции по

делопроизводству

В целях совершенствования  работы с документами на предприятии  и обеспечения их сохранности

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить и ввести в действие инструкцию по ведению делопроизводства в аппарате ТОО с 10.02.2011.
2. Заведующей канцелярией Т.И. Ивановой организовать инструктивные занятия по ТОО по изучению и применению инструкции.
3. Секретарю-референту А.И. Соколовой совместно с заведующим копировально-множительной службой Г.О. Петровым обеспечить тиражирование инструкции по делу производству и её передачу в структурные подразделения до 10.02.2011.
4. Контроль за выполнением приказа возложить на заместителя директора П.А. Егорова.

Директор	подпись	Ю.Т. Борисов
Заместитель директора	подпись 10.02.2011	П.А. Егоров
Заведующая канцелярией	подпись 07.02.2011	Т.И. Иванова
Заведующий копировально-множительной службы	подпись 07.02.2011	Г.О. Петров
Секретарь-референт	подпись 05.02.2011	А.И. Соколова
Помогаев А.В. 99-55-99

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.2 Требования к оформлению  дел постоянного и длительного хранения: обработка документов, составление заверительной записи, внутренней описи

 

В архивах организаций  документы хранятся в течение  определенных сроков, после чего они  должны быть переданы на государственное  хранение в государственные и  муниципальные архивы. Федеральным  законодательством определены предельные сроки хранения документов, включенных в установленном порядке в  состав Архивного фонда Российской Федерации:

- документы по личному  составу, записей нотариальных  действий, похозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов — 75 лет;

  - проектной документации  по строительству — 20 лет;

  - конструкторской, технологической  документации — 20 лет;

  - патенты на изобретение  — 20 лет:

  - научной документации  — 15 лет;

  - кино- и фотодокументов  — 5 лет;

  - видео- и фотодокументов  — 3 года.

 В случае ликвидации  организации, документы постоянного  срока хранения, а также по  личному составу передаются в  государственный архив на хранение. Для негосударственных организаций,  часть документов которых отнесена  к составу Архивного фонда  Российской Федерации, необходимо  заключение договора с Федеральной  архивной службой. Если организация  не заключила договор с архивом,  то в этом случае государственный  архив обязан принять на хранение  только документы по личному  составу работников организации.  Место хранения оставшихся документов  определятся председателем ликвидационной  комиссии.

 В любой организации  в течение года накапливается  определенное количество дел.  Часть из них после установленного  срока хранения надо сдавать  в архив. Это дела состоящие из документов постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также по личному составу. Такие дела сдаются в архив через год после их окончания в делопроизводстве. Только после того как дела полностью оформлены их ссдают в архив на хранение.

 

Оформление дел:

- проверка правильности  группировки документов в дела;

  - переплет (подшивка);

  - нумерация листов  в деле;