Делопроизводство

Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и использованию. Основная цель упорядочения и хранения исполненных документов создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РБ.

 
Подготовка исполненных документов к хранению и использованию включает:

-экспертизу (оценку) научной и практической ценности документов,

-оформление дел; 
-описание документов постоянного и временного хранения; 
-обеспечение их сохранности; 
-передачу дел в архив учреждения, т.е. в ведомственный архив. Ведомственный архив осуществляет хранение документов организаций и предприятий до передачи их на государственное хранение. 

При оформлении обложек дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному  составу должны указываться следующие  реквизиты:

-наименование учреждения и его непосредственная подчиненность;

-наименование структурного подразделения, индекс дела;

-аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы);

-дата дела (тома, части); количество листов в деле;

-срок хранения дела; 
-архивный шифр дела.

Кроме того, на обложках дел постоянного хранения предусматривается  место для наименования государственного архива и учреждения. 

 Архивный шифр на обложках дел постоянного хранения проставляется чернилами в ведомственном архиве только после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, утвержденных ЭК соответствующего учреждения государственной архивной службы (до этого он проставляется карандашом).

Архивные шифры  на обложках дел долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу проставляются чернилами после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, одобренных ЦЭК (ЭК) учреждения, согласованных с ЭК соответствующего учреждения государственной архивной службы (для описей дел поличному составу) и утвержденных руководителем учреждения.

 
При заполнении реквизитов обложки  дела необходимо соблюдать следующие требования:

- название учреждения пишут полностью с указанием подчиненности в именительном падеже или указывают его официально принятое сокращенное наименование; 
-заголовок и номер дела переносят на обложку из номенклатуры (последний целесообразно проставлять и на корешке дела для удобства поиска дел при вертикальном способе их хранения). 

В конце делопроизводственного  года в оформление обложки дела постоянного или долговременного (свыше 10 лет) хранения вносятся необходимые уточнения:

- если название учреждения (вышестоящего ведомства, структурного подразделения) изменилось или дело передано в другое учреждение (структурное подразделение), на обложке дописывают название этого учреждения структурного подразделения).

-заголовок дела на обложку переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с ЭК соответствующего учреждения государственной архивной службы. В необходимых случаях (например, если заголовок на обложке не отражает содержания документов в деле) в него вносятся дополнительные сведения и уточнения. 
-в заголовках дел, содержащих копии документов, должна указываться число их копий. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается. Если данные о копиях документов относятся ко всем документам дела, то их помещают за заголовком (в строку, после точки, с прописной буквы), а если данные относятся к части документов или к одному из них, то их пишут после описания документов (в скобках со строчной буквы).

-при наличии в деле нескольких томов (частей) на обложку каждого тома (части) выносятся общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).

Важным реквизитом обложки дела является дата дела, т.е. годы заведения и окончания дела в делопроизводстве. Правильное датирование  дел зависит от всестороннего  учета характера и вида документов, которые в них сформированы.

В конце каждого  дела постоянного, длительного (свыше 10 лет) хранения для учета количества и фиксации особенностей нумерации листов на отдельном листе составляется заверительная надпись, в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов и отдельно через знак «+» (плюс) количество листов внутренней описи (при ее наличии). Заверительная надпись пишется разборчиво, с указанием должности составителя, даты составления и подписывается составителем с расшифровкой подписи. Последующие изменения в составе и состоянии дела (недостача документов, присоединение новых замена подлинных документов копиями и т.д.) отмечаются заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт. 
        По окончании делопроизводственного года все завершенные дела постоянного и временного хранения, прошедшие экспертизу ценности, вносятся в описи дел и представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, раскрывающий их состав и содержание, закрепляющий систематизацию дел в пределах фонда и их учет.

    Передача дел производится только по описям. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные карточки делопроизводственной службы учреждения (канцелярии, секретариата, общего отдела и т.п.). Заголовок каждой картотеки включается в опись. 
    Передача дел в ведомственный архив осуществляется, как правило, по графику, составленному заведующим ведомственным архивом (или лицом, ответственным за архив), предварительно согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем учреждения. 

     Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в ведомственный архив не подлежат и должны храниться централизованно в канцелярии, секретариате или другой службе делопроизводства учреждения или в структурных подразделениях. В исключительных случаях по решению руководителя организации они могут быть переданы в ведомственный архив по описям или номенклатуре дел, что определяет ведомственный архив.

     Правильность формирования и оформления дел. соответствие их количества описи и номенклатуре дел проверяется сотрудником архива предварительно, на стадии подготовки дел к передаче в ведомственный архив структурными подразделениями. Если в формировании и оформлении дел установлены недостатки, работники структурных подразделений обязаны их устранить. 
      Дела принимает заведующий ведомственным архивом (специальный сотрудник архива) или лицо, ответственное за архив, в присутствии работника сдающего структурного подразделения. При приеме ценных дел проверяется количество листов в деле. Передача дел производится по описи и в обоих ее экземплярах против каждого передаваемого дела делается отметка о его наличии конце описи в каждом ее экземпляре цифрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив дел, приема-передачи дел, а также ставятся подписи сотрудников ведомственного архива и лица, передавшего дела.  

   ХРАНЕНИЕ  ДЕЛ В ТЕКУЩЕМ  ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

   Дела  считаются заведенными с момента  включения в них первого исполненного документа. Они формируются в структурных подразделениях и хранятся в них до передачи в архив учреждения. В небольшой фирме дела хранятся секретарём.

   Дела  должны размещаться в запирающихся шкафах, сейфах или элеваторных картотеках, что обеспечивает их сохранность и защиту от пыли и света.

   Для обеспечения быстрого поиска нужного  дела они располагаются на полках вертикально. На внутренней дверце шкафа  прикрепляется номенклатура дел. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре.Последовательность расположения дел на полках должна точно соответствовать последовательности расположения дел в номенклатуре.

   При поиске документа сначала находят  нужный номер дела по номенклатуре, а затем по номеру дела нужную папку с документами.

   Для дел, содержащих особо ценные документы  или сформированных по видам и сложных по содержанию, а также для дел с документами ограниченного доступа составляется и постоянно дополняется внутренняя опись, в которую вписывается каждый подшиваемый документ. Она помещается в начале дела и содержит указание индекса документа, его даты, содержания и номера листа. Формы внутренней описи приведены в "Основных правилах работы ведомственных архивов".

     
 
 

Документы, уже включенные в дело, могут в  течение года потребоваться работнику учреждения, фирмы. В этих случаях они могут быть вынуты из дела только ответственным за формирование и хранение дел, а на их место закладывается лист-заместитель, в котором указано: когда, кому и на какой срок выдан документ. 
 

   ЛИСТ-ЗАМЕСТИТЕЛЬ

   Документ  №_________от _________ поступивший

   от________________________________________

   по  вопросу_________________________________

   Выдан ________(дата)__________________(кому)

   Выдал_____________________________________ 

   

   Получил__________________ 

   Если  требуется выдать дело целиком, заполняется  карта-заместитель, в которой указывается номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано дело, на какой срок, росписи в получении и приеме после возвращения документов. 
 

   КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ

   Дело  №______________

   Структурное подразделение 
 

   Карта-заместитель  помещается на месте выданного дела. При такой системе сразу видно, какие дела выданы и у кого они находятся.

   После завершения делопроизводственного  года выдача сотрудникам отдельных документов из дела не допускается. При необходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком.

   Выдача  дел в другие организации разрешается  лишь руководителем организации.

   Изъятие документов из дел по требованию компетентных органов (например: прокуратуры: суда и т.д.) может производиться только на основании письменного распоряжения этих органов и с разрешения руководства с обязательным составлением акта об изъятии подлинника и подшивкой в дело на его место заверенной копии. 
 

Сроки хранения документов:

- постоянного

- временного( свыше 10 лет)

- временного ( менее  10 лет ) 
 

К делам постоянного  хранения относятся: 
   • уставные и учредительные документы; 
   • протоколы заседаний комиссий; 
   • приказы по основной деятельности; 
   • штатные расписания; 
   • отчеты о финансово-хозяйственной деятельности (годовые бухгалтерские балансы); 
   • годовые статистические отчеты; 
   • переписка по основной деятельности и др.

К делам по личному  составу относятся: 
   • приказы по личному составу; 
   • приказы о длительных и зарубежных командировках; 
   • личные дела и карточки уволенных работников; 
   • лицевые счета или расчетные ведомости по начислению заработной платы и др.

К делам длительного  срока хранения относятся: 
   • банковские документы по валютным счетам; 
   • валютная касса; 
   • авансовые отчеты в валюте; 
   • документы связанные с вредными условиями работы и др.