Делопроизводство

Вариант 16      
 

1 Экспертиза  ценности документов. 

2 Порядок  подготовки документов для сдачи  в архив. Порядок хранения дел

в текущем  делопроизводстве. Сроки хранения документов. 

3 Составьте  документ, на основании которого  физическое лицо будет принято на работу в фирму «Закат» в юридический отдел на должность юриста с окладом согласно штатному расписанию на основании трудового договора от 24.12.02г. 

 

   ВОПРОС№1 ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ Документы, создающиеся в процессе деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм содержат информацию, ценность которой различна. Значительная часть документов несет информацию, имеющую разовое значение, после использования которой к документам больше не возвращаются. Другие документы содержат информацию, которая может потребоваться в течение ряда лет. Например, информация о гражданах, их работе, учёбе и т.п. имеет социальное значение и должна храниться на всём протяжении жизни человека. И наконец, определенная группа документов содержит информацию, ценную в научных и практических целях. Такие документы должны храниться постоянно. С экономической точки зрения хранить все документы нецелесообразно, так как для них потребуются большие помещения, оборудование, штаты специальных работников. Да и найти нужный ценный документ в таком количестве бумаг будет очень сложно. Поэтому систематически проводится экспертиза ценности документов - определение политического, экономического, социально-культурного, практического и иного значения документов "с целью отбора документов на государственное хранение или установления сроков их хранения на основе принятых критериев".

   Экспертиза  ценности документов проводится в несколько  этапов, начинается в текущем делопроизводстве и заканчивается в государственном архиве.

   Первым  этапом определения ценности документов можно считать составление номенклатуры дел, когда как бы предопределяются сроки хранения создаваемых документов.

   Второй  раз экспертиза ценности уже самих  документов проводится через два  года, когда документы вышли из оперативной работы, при подготовке документов к длительному хранению или сдаче в архив учреждения.

   И третий раз снова уточняется ценность документов при передаче их на постоянное хранение из архива учреждения в государственный  архив.

   Экспертиза  ценности документов в учреждениях  проводится под руководством экспертной комиссии (ЭК), действующей постоянно. В крупных учреждениях со сложной структурой действуют центральные экспертные комиссии (ЦЭК), которые объединяют и координируют работу экспертных комиссий структурных подразделений подчинённых или подведомственных учреждений. Экспертная комиссия создается приказом руководителя из числа наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы и хорошо знающих отрасль, а также заведующего канцелярией, ведомственным архивом и руководителя бухгалтерии. В небольших учреждениях, фирмах в состав экспертной комиссии входят секретарь и бухгалтер.

   В состав ЦЭК входит также представитель учреждения государственной архивной службы, курирующий данную организацию. Возглавлять комиссию должен один из руководящих работников организации. Обычно комиссия состоит из 3-5 человек.

   Из  основных задач экспертной комиссии выделим:

   - рассмотрение проектов номенклатур  дел учреждения и его структурных подразделений;

   - организация ежегодного отбора  документов на хранение и уничтожение;

   - рассмотрение актов о выделении  к уничтожению документов и  дел, срок хранения которых истек.

   Проведение  экспертизы начинают с просмотра документов канцелярии или секретариата руководства, затем таких функциональных структурных подразделений, как производственные отделы и бухгалтерия. В пределах каждого подразделения просматривают сначала наиболее важные и обобщающие материалы и отбирают на постоянное хранение подлинники документов наиболее полно характеризующих основную деятельность учреждения: положения, приказы, перспективные планы, отчеты, доклады и т.д.

   Например, к бухгалтерским документам постоянного  срока хранения относятся:

   - сводные годовые и годовые  бухгалтерские отчеты и балансы  с документами к ним (приложения к балансу, специализированные формы, объяснительные записки и рекламации);

   - годовой (сводный) отчёт о финансовых  результатах и их использованию;

   - сводные годовые и годовые  отчеты по финансированию;

   - протоколы заседаний комиссий  по рассмотрению и утверждению  годовых отчетов и балансов;

   - аудиторские заключения;

   - аналитические таблицы по разработке  и анализу годовых отчетов  и балансов;

   - налоговые декларации;

   - передаточные, разделительные, ликвидационные  балансы с приложениями и объяснительными записками к ним;

   - документы (протоколы, акты, заключения, ведомости, расчёты) по оценке  и переоценке основных фондов; по оценке стоимости имущества и др.;

   - паспорта зданий и сооружений - памятников архитектуры, находящихся под охраной государства;

   - акты, ведомости переоценки и  определения износа основных  средств;

   - штатные расписания (если они  хранятся в бухгалтерии);

   - лицевые счета по учету основного фонда. 

   Если  по какой-либо причине подлинники документов постоянного срока хранения отсутствуют, на хранение оставляют заверенные копии  этих документов.

   Дублетная документация (размноженная в нескольких экземплярах и направленная для сведения в различные структурные подразделения) подлежит уничтожению. На постоянное хранение оставляется только подлинник в том структурном подразделении, где он был составлен. Однако если на дублетном документе имеются какие-либо ценные пометки, отсутствующие на подлиннике, или подлинник находится в плохом физическом состоянии, его также следует оставить на хранение.

   Поглощенные документы хранятся тогда, когда  их содержание не нашло должного отражения  в сводных документах.

   Конкретные  сроки хранения документов устанавливаются  с помощью специально разработанных  и утвержденных архивными учреждениями перечней документальных материалов с указанием сроков хранения различных категорий документов.

   Архивными учреждениями разработаны типовые  перечни. Они устанавливают сроки хранения документации, типичной для большинства учреждений, организаций, предприятий, и отражают общие функции и вопросы их деятельности ( руководство, контроль, планирование, учет, отчетность, финансирование, организация труда, снабжение и сбыт продукции и т.п.).

   В процессе проведения экспертизы могут  быть использованы несколько видов типовых перечней:

   Перечень  типовых документов, образующихся в  деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения;

   Перечень  документов, подлежащих приему в государственные  архивы;

   Перечень  научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы

   Конечно, типовые перечни не могут полно  охватить всю документацию различных отраслей. Поэтому на базе типовых перечней разрабатываются министерствами и ведомствами перечни, охватывающие документацию учреждений их системы. Ведомственные перечни дают наиболее полное и систематическое перечисление документации, образующейся в деятельности ведомственной системы. Поэтому, если ведомственный перечень есть, им следует воспользоваться при проведении экспертизы в первую очередь и только при его отсутствии обратиться к типовым перечням.

   Для бухгалтерских документов срок хранения устанавливается с условием завершения ревизии или истечения срока действия договора.

   В зависимости от значимости документов сроки их хранения устанавливаются постоянные или временные: один год, три года, пять лет, десять лет, пятнадцать лет и т.д.

   Срок  хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания дела.

   Например, исчисление срока хранения дела, законченного делопроизводством в 2003 г. исчисляется с 1 января 2004 г. Следовательно, наряды на поставку и отгрузку готовой продукции за 2003 г., имеющие срок хранения 3 г., могут быть отобраны к уничтожению в 2007 г.

   Наряду  с перечнями при проведении экспертизы можно использовать номенклатуры дел, так как в них указаны сроки хранения каждого дела и даны ссылки на соответствующие статьи перечней.

   Экспертизу  ценности документов нельзя проводить  только по заголовкам дел, указанным на обложках, так как в течение года при формировании дела в него могли попасть и другие категории документов.

   Необходим анализ фактического содержания имеющихся  в деле документов, что осуществляется путем полистного просмотра дел.

   Если  при просмотре дела обнаружено, что  вместе с документами постоянного хранения в нем значительное количество документов временного хранения, дело переформируется и документы постоянного хранения отделяются от документов временного хранения.

   Если  в деле содержатся документы временного хранения, но различной ценности и следовательно, с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается для наиболее ценной документации, т.е. больший. Например, в деле документы годичного, трехгодичного и пятилетнего хранения - все дело хранится пять лет.

   В процессе экспертизы ценности документов выделяются четыре группы дел:

   - постоянного хранения, подлежащие  в последующем передаче в государственный архив;

   - длительного хранения в архиве  учреждения (свыше 10 лет);

   - временного хранения (до 10 лет);

   - подлежащие уничтожению в связи  с истечением сроков хранения.

   Дела  с постоянным и долговременным сроками  хранения готовят к сдаче в  архив учреждения.

   На  дела с истекшими сроками хранения, отобранные к уничтожению, составляют акт. Акт рассматривается и одобряется на заседании ЦЭК (ЭК) организации, утверждается ЭПК соответствующего учреждения архивной службы, затем руководителем организации, после чего организация имеет право уничтожить дела, включенные в акт.

   При этом рассмотрение и утверждение  актов о выделении документов к уничтожении проводится только одновременно с рассмотрением и утверждением описей дел постоянного хранения за этот же период.

   По  утвержденным актам дела с истекшими  сроками хранения сдаются в конторы вторсырья. Сдача документов оформляется приемо-сдаточными накладными, в которых указывается количество сданных дел и их вес. Накладная и акт о выделении дел к уничтожению подшиваются в дело и хранятся в архиве учреждения.

   В небольших учреждениях, не сдающих  свои документы на государственное хранение и самостоятельно решающих вопросы хранения и уничтожения дел с согласия вышестоящих организаций, составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, то их уничтожение проводится только после составления годовых разделов сводных описей дел по личному составу за соответствующий период. После чего утверждается руководителем данной организации. "Организация обязана систематически описывать документы по личному составу и документы временного хранения (свыше 10 лет), обеспечивать их сохранность и учет." 
 

   ВОПРОС№2 Подготовка документов к архивному хранению. Хранение дел в текущем делопроизводстве. Сроки хранения документов.