Делопроизводство

      Оцениваться может деятельность службы ДОУ в  целом или ее отдельных участков (по направлениям работы), а также  работа сотрудников. рассмотрим наиболее существенные в настоящее время  критерии работы служб ДОУ

      Соблюдение  требований нормативных документов остается основополагающим критерием работы делопроизводственных служб. Задача заключается в том, чтобы, с одной стороны, сопоставить реально выполняемые функции с нормативно закрепленным комплексом, а с другой - оценить соответствие организации и технологии работы не только сегодняшним требованиям, но и требованиям завтрашнего дня. Поэтому существенное значение приобретает оценка работы служб ДОУ с позиций полноты реализации их функций. В настоящее время все еще перспективные направления работы, связанные с использованием новых информационных технологий и элементов электронного документооборота, не всегда отражаются в документах, регламентирующих деятельность служб ДОУ. Данное обстоятельство, а также в отдельных случаях недооценка роли делопроизводственных служб и ограниченность финансовых ресурсов становятся сдерживающими факторами при внедрении современных информационных технологий.

      Уровень автоматизации технологических  процессов работы с документами  сегодня выступает как важный показатель, связанный с одним из приоритетных направлений совершенствования документооборота. Даже сам факт наличия или отсутствия информационной технологии может рассматриваться как формальный критерий, позволяющий судить о качестве  управления. При этом в условиях использования корпоративных систем документооборота и электронного документооборота на первый план выступают организационные и методические функции службы ДОУ, а не только ведение регистрации документов и выполнение других функций традиционного делопроизводства.

        Объем документооборота - один из  основных количественных параметров, имеющий определяющее значение  при расчете штатной численности  и потребности в технических  средствах обеспечения документационных  процессов, а также при формировании  структуры службы ДОУ. Кроме того, показатели объема документооборота в определенной мере характеризуют масштаб деятельности организации, объем и характер  ее взаимосвязей с другими организациями. Обязанностью службы ДОУ является регулярное проведение анализа объемов документооборота в целях оптимизации технологии документооборота и нагрузки на работников, а также возможного сокращения излишней переписки и использования электронных технологий обмена конкретными видами информации.

      Показатель  штатной численности службы ДОУ в совокупности с показателями, отражающими объем документооборота и его динамику, позволяет судить о нагрузке на работников службы ДОУ. Здесь также играют роль и другие факторы, в том числе используемая технология, структура учреждения и службы ДОУ, территориальное размещение структурных подразделений. Для анализа трудозатрат и планирования объема работ для службы ДОУ в целом и отдельных работников используются нормы времени или выработки на основные виды работ. В частности, существуют Типовые нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти (утверждены постановлением Минтруда России от 26.03.02 г. N 23). Хотя нормативы трудозатрат по видам работ учитывают ряд условий, связанных с автоматизацией, надо иметь в виду расширение использования компьютерных систем нового поколения. Следует отметить, что автоматизированные системы, внедрявшиеся около десяти лет назад, были, как правило, нацелены на минимизацию трудозатрат при выполнении конкретных операций в делопроизводстве (например, при регистрации и контроле за исполнением документов). Сейчас же речь идет о корпоративных технологиях и системах работы с документами в рамках всей организации. При этом по сравнению с ранее применявшейся технологией изменяется структура трудозатрат, появляются новые виды работ (например, использование электронной почты, сканирование документов, ведение справочников корпоративной автоматизированной системы и т.п.). Однако в итоге существенно снижаются суммарные трудозатраты организации в целом на, передачу документа  на исполнение, информационно-поисковую, аналитическую работу и др.

        Часть работ, выполняемых службами  ДОУ, по своему характеру относится  к административно-управленческой  деятельности и не подлежит  жесткому нормированию путем установления норм времени или выработки. На практике проблема нормирования таких работ решается экспертным путем, в том числе путем установления процента от общего бюджета рабочего времени организации или подразделения, определения норм управляемости, норм обслуживания или нормативов соотношений.

      Соответствие  квалификационным требованиям свидетельствует  о способности работников выполнять  установленные виды работ. С учетом задач автоматизации документооборота в квалификационных характеристиках руководителей и специалистов службы ДОУ и должностных инструкциях работникам (прежде всего для государственных учреждений) целесообразно отражать требования к знанию основ корпоративной системы документооборота и работы с электронными документами2.

      Численность работников канцелярии Новгородского филиала ЗАО «Экспотех» составляет 4 человека, из них 2 делопроизводителя, 1 секретарь руководителя и заведующий канцелярией.

AНАЛИЗ ПРАВИЛЬНОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТА:ОСНОВНЫЕ ОШИБКИ ПРИ НАПИСАНИИ, ОФОРМЛЕНИИ (НАЛИЧИЕ РЕКВИЗИТОВ И ИХ РАСПОЛОЖЕНИЕ, СТРУКТУРА, ОСОБЕННОСТИ ФРАЗЕОЛОГИИ, СОКРАЩЕНИЕ СЛОВ, ФОРМА ИЗЛОЖЕНИЯ И Т.Д.)

        В деловых текстах лексические ошибки являются одним из самых массовых видов нарушений речевых норм (по частотности они стоят на третьем месте за грамматическими и орфографическими ошибками).

      Рассмотрим  некоторые из них.

      "Создание  нормативной базы  для организации  собственников жилья".

      Организация — 1) организованность, внутренняя дисциплина; 2) общественное объединение или  государственное учреждение.

      Слово "Организация" использовано в данном контексте явно без учета его лексического значения. "Нормативная база" создается не для того, чтобы собственники жилья "организовывались", а для того, чтобы они "появлялись", в данном случае уместно было бы использовать отглагольное существительное "появление" вместо "организация".

      Особенно ощутимо нарушение лексических норм в устойчивых словосочетаниях и терминированных словосочетаниях.

      Разработать и утвердить положение о порядке  передачи жилых зданий и иных элементов недвижимости.

      Элемент — компонент, составная  часть чего-либо. Например, элемент периодической таблицы. Менделеева, элемент общества.

      Есть  терминированное словосочетание объект недвижимости. Нарушение в данном случае оказывается двойным: во-первых, некорректно воспроизведен термин, вследствие чего в тексте он не представлен; во-вторых, слово "элемент" использовано без учета лексического значения и правил лексической сочетаемости.

      И такие ошибки не редкость в текстах  документов: принимать новые подходы, в то время как принимать можно решения, резолюции, а новые подходы к решению возникающих проблем нужно находить.

      Договор вступает в силу с  момента его подписания и будет оставаться в силе до тех пор, пока не будет прекращен  любой из сторон.

      Договор не может быть прекращен, он может быть заключен и расторгнут, а прекращаются договорные отношения.

      Арбитражными  судами в массовом порядке рассматриваются  иски, в которых конфликтные ситуации вызывает двусмысленно или небрежно составленная фраза в тексте договора, неправильно подобранное слово.

      Для того чтобы точно определить лексическое  значение того или иного слова, в  случае затруднения нужно обращаться к толковым словарям.

      Постоянное "общение" со словарями отличает культурного и грамотного человека. Представителю низких типов речевых культур кажется, что он все знает и без словаря. Отсюда "приблизительное" знание значения слов, вызывающее многочисленные лексические ошибки в тексте документа.

      В последнее десятилетие в сфере  экономики, политики, информационных технологий стала активно использоваться англоязычная лексика, экспансия которой в русской речи отмечена целым рядом лингвистов. Фьючерсные кредиты, клиринг, консалтинг, экаутинг, франчайзинг, лизинг, холдинг, риэлтер, брокер, дилер, дистрибьютор, чартер, тендер, оффшор, фьючерс и многие другие термины уже вышли за границы узкопрофессионального употребления. Однако даже эти часто употребляющиеся слова, которые должны быть на слуху, не всегда используются корректно.

      Сегодня часто менеджером называют рекламного или страхового агента или продавца. Между тем менеджер — это управленец или хозяйственный руководитель предприятия.

      Точно так же размывается лексическое  значение слов "презентация" и "бизнес-план". Слово "презентация" часто заменяет слово "открытие", а "бизнес-план" — план хозяйственной деятельности или план мероприятий (значение этих слов см. в словаре).

      Незнание  или неточное знание лексического значения слова является причиной таких ошибок, как неразличение слов-паронимов, речевая избыточность. 

ВЫВОДЫ  И ПРЕДЛОЖЕНИЯ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА НА ПРЕДПРИЯТИИ

      Совершенствование документационной деятельности предполагает прежде всего ее рационализацию, т. е. унификацию и стандартизацию форм документов, разработку систем .кодирования, внедрение класси­фикаторов технико-экономической информации. Рационализация связана с внедрением и функционированием автоматизированных систем управления и направлена не только на упорядочение информации, обрабатываемой средствами электронно-вычислительной техники.

      Унификация в широком смысле- это уменьшения многообразия типов и видов изделий одинакового функционального назначения. Применительно к управленческим документам унификация – это установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых в процессе осуществления однотипных управленческих функций и задач.

      Стандартизация – это форма юридического закрепления результатов унификации. В практике совершенствования документационного обеспечения управленческой деятельности разрабатываются государственные стандарты на терминологию делопроизводства и архивного дела и на требования к составлению и оформлению управленческих документов.

        В настоящее время действуют  два стандарта: ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные  системы документации. Унифицированная  система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

      Основная  цель унификации и стандартизации –  создание таких форм документов, применение которых будет экономически эффективно, приведет к увеличению времени на творческие элементы управленческого труда, повысит общую культуру управления. Унификация и стандартизация документов - основные направления совершенствования документации, снижающие затраты на управленческие документы.