Независимо  от наличия типовой и примерной  номенклатуры дел, каждая организация  обязана иметь индивидуальную (конкретную) номенклатуру дел. Ответственность за ее разработку несет служба ДОУ; архив оказывает методическую и практическую помощь и контролирует правильное комплектование дел документации. Конкретная номенклатура дел составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в организации (учреждении), является основным учетным документов в делопроизводстве.

            Номенклатура  дел организации делится на  сводную номенклатуру  дел  и номенклатуру  дел  структурного подразделения.

         Номенклатура  дел  структурного подразделения отличается от сводной номенклатуры  дел  организации только оформлением, порядок составления этих номенклатур  одинаков. Номенклатура  дел  структурного подразделения является частью сводной номенклатуры  дел, поэтому не утверждается руководителем организации. 

      Номенклатура  дел  структурного подразделения визируется руководителем архива организации (лицом, ответственным за архив), согласовывается с экспертной комиссией структурного подразделения (если такая есть), подписывается начальником структурного подразделения.

 
ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ФАКСОВ

 

      Все большее распространение сейчас получили быстрые средства связи, в  частности факсимильная связь. С  ее помощью передаются телефаксограммы (факсы).

      Факс - документ, полученный с помощью специального аппарата (телефакса) по телефоным каналам связи. Факс является по сути копией переданного документа. По телефаксу могут быть переданы любые виды документов и приложений к ним: таблицы, чертежи, схемы, рисунки, фотографии. Однако факсы в большинстве случаев являются разновидностью деловой переписки между деловыми партнерами и организациями.

      Факс  при соблюдении установленных процедур обладает юридической силой,  в  этом ее основное отличие от ксерокопии, нуждающейся в специальном заверении.

      Оформление  факса осуществляется аналогично оформлению делового письма, только в реквизите  Адресат вместо почтового адреса указывается код города и номер  факса получателя.

      Дополнительными данными, которые проставляет сам аппарат (телефакс) являются:

- код  отправителя 

- дата  и время передачи, а также ее  длительность 

- номер  телефакса, с которого передана  информаия 

- количество  переданных страниц 

      Если  полученные  факсы  содержат важную информацию и предназначены для длительного использования, их необходими скопировать, потому что факсовая бумага многих факсимльных аппаратов недолговечна. В дорогих факсимильных аппаратах, в которых используется обычная бумага, копирование необязательно.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      Образец  оформления   факса 

ПРАКТИЧЕСКОЕ  ЗАДАНИЕ

ОФОРМЛЕНИЕ СЧЕТА-ФАКТУРЫ

 

       Счет-фактура — это документ строго установленного образца, который выписывается продавцом покупателю после отпуска товара и служит основанием для принятия к вычету или возмещению налога на добавленную стоимость.

      В соответствии со ст. 169 НК РФ налогоплательщик обязан составлять счета-фактуры и  вести на их основе журналы учета  полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и продаж, если операции подлежат налогообложению. Типовая форма счета-фактуры утверждена постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914 «Об утверждении Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость». В публикациях многих юристов, аудиторов и иных специалистов данной сфере, а равно в примерах судебной практики нередко указывается, что использование данной типовой формы не является обязательным, т.к. Налоговый кодекс РФ этого не требует. Получается, что организация вправе модифицировать и утвердить «свою» форму счета-фактуры. Однако данная точка зрения не поддерживается финансовыми и налоговыми органами. Поэтому в целях избегания конфликтов для организации все-таки оптимальным будет использование типовой формы, утвержденной Правительством РФ.

      Пункт 5 ст. 169 Налогового Кодекса РФ строго регламентирует содержание счета-фактуры.

      Бланк счета-фактуры должен отражать:

1) Порядковый номер и дату выписки счета-фактуры;

2) Наименование, адрес и идентификационные номера налогоплательщика и покупателя;

3) Наименование и адрес грузоотправителя и грузополучателя;

4) Номер платежно-расчетного документа в случае получения авансовых или иных платежей в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг);

5) Наименование поставляемых (отгруженных) товаров (описание выполненных работ, оказанных услуг) и единица измерения (при возможности ее указания);

6) Количество (объем) поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (работ, услуг) исходя из принятых по нему единиц измерения (при возможности ее указания);

7) Цена (тариф) за единицу измерения (при возможности ее указания) по договору (контракту) без учета налога, а в случае применения государственных регулируемых цен (тарифов), включающих в себя налог, с учетом суммы налога;

8) Стоимость товаров (работ, услуг), имущественных прав за все количество поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав без налога;

9) Сумма акциза по подакцизным товарам;

10) Налоговая ставка;

11) Сумма налога, предъявляемая покупателю товаров (работ, услуг), имущественных прав, определяемая исходя из применяемых налоговых ставок;

12) Стоимость всего количества поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав с учетом суммы налога;

13) Страна происхождения товара;

14) Номер таможенной декларации.

      Графы 13 и 14 заполняются в случае, если Россия не является страной происхождения  товара. Продавец, реализующий эти товары, несет ответственность только за совпадение информации в его счетах-фактурах тем сведениям, которые указаны в сопроводительных документах на данный товар.

      Заполненный бланк счета-фактуры должен быть заверен подписями руководителя и главного бухгалтера или других уполномоченных на то лиц.

 
СОСТОЯНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И  ХАРАКТЕРИСТИКА ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ НА ПРИМЕРЕ НОВГОРОДСКОГО ФИЛИАЛА ЗАО «ЭКСПОТЕХ»

 

      Для решения вопросов организации делопроизводства в организациях создаются специальные  подразделения (службы) или выделяются работники, ответственные за это направление деятельности. Традиционно эти службы назывались делопроизводственными, при этом названия подразделений в конкретных организациях отличались значительным разнообразием (управление делами, отдел делопроизводства, секретариат, канцелярия, общий отдел и т.п.).

      Оценка  деятельности делопроизводственных служб  осуществляется как руководством организации, так и самими службами ДОУ при принятии управленческих решений, касающихся структуры, штатной численности, использования новых технологий и т.п. Кроме того, в организациях с развитой филиальной сетью может возникнуть потребность в сравнительной оценке работы делопроизводственных служб филиалов или подведомственных учреждений.

      Ослабление же внимания к вопросам организации и совершенствования служб ДОУ отрицательно сказывается на функционировании всего аппарата управления организации: при недостаточном развитии делопроизводственной службы часть функций по документационному  обеспечению будут вынуждены выполнять работники других подразделений в ущерб своим основным задачам, а нередко и с большими трудозатратами.

      Основными видами деятельности Закрытого акционерного общества Экспотех»  являются:

• производство оборудования для химических процессов, обогатительного оборудования, запасных частей к нему, специального технологического и нестандартного оборудования, товаров народного потребления, цветного и черного литья;
• разработка конструкторско-технологической и проектной документации при создании и внедрении горно-обогатительного и нестандартного оборудования , а также средств механизации;
• коммерческая и торгово-закупочная деятельность, в том числе оптовая и розничная торговля товарно-материальными ценностями (включая драгоценные металлы и ювелирные изделия) через склады предприятия и магазины;
• маркетинговые и информационные услуги в области машиностроения, обогащения руд и не рудных материалов, и в других областях промышленности, рекламы и сбыта продукции;
• ремонт и эксплуатация устройств и линий связи;
• и т.д.

      Общая численность персонала ЗАО «Экспотех» 20000 человек; численность в Новгородском филиале ЗАО «Экспотех» (далее – Филиал) 1200 человек. Управленческая система компании представлена: общим собранием акционеров, советом директоров, правлением, генеральным директором, директором филиала)

      Организационно-распорядительное (общее) делопроизводство в Филиале ведет канцелярия, подчиненная Заместителю директора филиала – Директору по общим вопросам.

       Канцелярия  в Филиале выполняет широкий спектр функций:

• обеспечивает обработку входящей и исходящей корреспонденции, её доставку по назначению, централизованный учет;
• cканирует все входящие документы, поступившие на бумажном носителе;
• работает с внутренними документами в СЭД;
• готовит документы для рассмотрению руководству;
• осуществляет контроль за сроками исполнения документов;
• и т.д.

        В документационном обеспечении управления организации используется специализированное программное обеспечение (СЭД).  
 
 

КАЧЕСТВЕННАЯ  ХАРАКТЕРИСТИКА (УРОВЕНЬ  ПРОФЕССИОНАЛЬНОЙ ПОДГОТОВКИ, УРОВЕНЬ ОБРАЗОВАНИЯ, ВОЗРАСТНОЙ СОСТАВ, УРОВЕНЬ ОПЛАТЫ ТРУДА) И КОЛИЧЕСТВЕННЫЕ ХАРАКТЕРИСТИКИ С УЧЕТОМ ШТАТНОЙ СТРУКТУРЫ И УСТАВА ОРГАНИЗАЦИИ

 

      Критерии  оценки, показатели деятельности служб  ДОУ можно условно разделить  на три группы:

• качественные;
• количественные;
• комбинированные.