Делопроизводство: понятие и этапы развития

4) ниже наименования учреждения  или соответствующей фамилии  – административные подразделения  его частей (делопроизводство, отделение,  отдел, стол);

5) далее следовала дата (новый стиль);

6) номер исходящего документа,  адрес должностного лица или  местоположение учреждения.

В том случае, если бланки были полностью или частично воспроизведены от руки или напечатаны на пишущей  машине, то есть не множительным способом, в них не должно было быть сведений, обозначенных в 1 и 2 пунктах.

Итак, в эти годы формы  документов стали приближаться к  современным за счет минимального перечня вводимых в них реквизитов.

В 20-е годы активизировался  поиск наиболее результативных способов совершенствования управления, в  том числе обеспечения его  документацией. В 1928 году Институт техники  и архивная служба издали «Правила постановки архивной части делопроизводства в государственных, профессиональных и кооперативных учреждениях  и предприятиях РСФСР», где были даны рекомендации, касающиеся составления  перечня документов и дел, находящихся в обращении в учреждениях, а также порядка их уничтожения, если срок хранения документа уже истек.

В некоторых журналах того времени печатались рекомендации, касающиеся делопроизводственного процесса в  организациях, учреждениях и на предприятиях СССР. Все это было подчинено одной  главной цели – усовершенствование делопроизводства с помощью введения неких единых для всех учреждений методов и форм работы с документацией.

В ЕГСД были прописаны определенные правила документирования управленческого  процесса, распространявшиеся исключительно  на документы организационно-распорядительного  характера, содержались рекомендации по организации делопроизводственной работы, определялись основы организации  трудового процесса соответствующего персонала и механизации всей делопроизводственной деятельности. Впервые  в СССР появилась комплексная  система делопроизводства общегосударственного характера.

 С внедрением вычислительной  техники в аппарат управления  ЕГСД была подвержена переработке.

 В 1988 году руководством  архива СССР была утверждена  вторая редакция документа, названная  «Единой государственной системой  документационного обеспечения  управления», или сокращенно –  ЕГСДОУ.

 Основные положения  этого документа регламентировали  управленческую документацию.

И в наши дни ЕГСДОУ –  основной нормативный документ страны по организации работы с управленческими  бумагами. Следует подчеркнуть, что  при его последующих переизданиях документ подвергался редактированию, актуализации, его отдельные положения  извлекались или добавлялись  новые.

Важное место в деле повышения качества подготовки управленческой документации и общей культуры управления занимали государственные стандарты, или ГОСТы.

 В 1972 году начали  действовать первые ГОСТы в отношении ОРД – документов организационно-распорядительного характера. Сначала вышел ГОСТ 6.39-72 «Система организационно-распорядительной документации. Формуляр – образец», а за ним – ГОСТ 6.38-72 «Система организационно-распорядительной документации. Основные положения».

 В 1990 году их переработали  и объединили в рамках единого  ГОСТа 6.38-90 «Унифицированная система документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

 Стандартами ОРД были  установлены состав реквизитов, правила их расположения и  оформления, требования к текстам  документов, бланкам, а также документам, изготавливаемым на печатающих  устройствах.

 В 1970-е годы установили  единую терминологию, которая и  сейчас применяется в архивном  деле и в делопроизводстве.

Однозначная расшифровка  терминов стала возможной благодаря  требованиям ГОСТа 16487-70 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Этот ГОСТ подвергся переработке в 1983 году.

 Появление во многих  управленческих учреждениях вычислительной  техники вызвало необходимость  юридического обоснования документов, изготовленных на машинописном  носителе. С этой целью был  сначала разработан, а потом и  успешно внедрен в делопроизводство  ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицированные системы  документации. Придание юридической  силы документам на машинном  носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники».

Особое внимание в эти  годы также было уделено нормированию трудового процесса работников, занятых  делопроизводством в учреждениях. Были изданы специальные нормативы  времени, отводимые на те или иные делопроизводственные операции, работу машинисток. С помощью формул трудозатрат можно было легко вычислить количество работников, необходимое для делопроизводственной службы. Этой же цели были подчинены основные положения «Единых норм времени (выработки) на машинописные pa6oты» и «Укрупненных нормативов времени на работы по делопроизводственному обслуживанию», которые в 1988 году разработали в Центральном бюро нормативов по труду госкомитета СССР по труду и социальным вопросам.

1986 год ознаменовался  выходом в свет «Основных правил  работы ведомственных архивов», а 1989 год – утверждением «Перечня  типовых документов, образующихся  в деятельности госкомитетов, министерств,  ведомств, учреждений, организаций  и предприятий с указанием  сроков хранения», на основании  которых происходила систематизация  документов в текущем делопроизводстве, проводилась проверка их научной  и практической значимости, подготавливались  и передавались документы для  ведомственного архива, устанавливались  сроки хранения определенных  документов.

Процесс развития делопроизводства в СССР в 70–80-е гг. прошлого века стал фундаментом для формирования современного российского делопроизводства. До сих пор на территории нашей  страны действует большая часть  нормативно-методических документов, которые были созданы в то время.

Хотя процесс создания, развития и становления российского  делопроизводства был достаточно длительным, и сейчас нет единого государственного нормативного документа, касающегося  документационного обеспечения  управляющих организаций. Это значит, что решение проблемы государственного регулирования в области делопроизводства ещё впереди.

 

 

 

 

 

 

3. Современное  делопроизводство

 

Широко известны три формы, используемые для организации делопроизводства: централизованная, смешанная, а также  децентрализованная. Когда используется централизованная организационная  форма делопроизводства, все действия в процессе обработки документов объединяются в одном месте (центре). Таким местом может служить канцелярия, кабинет секретаря или общий  отдел. При децентрализованной форме  все проводимые операции рассредоточиваются по разным отделам учреждения, где  по отдельности выполняется поставленная для каждого из них задача. Существует специальная организационная структура  в делопроизводстве, которая имеет  такие специальные подразделения  как экспедиции, контрольные группы и т.п. Не рекомендуется смешивать  данную структуру с децентрализованной формой делопроизводства. Смешанная  форма предполагает выполнение часть  операций централизованно (например, прием  документов, их регистрация и контроль), оставшаяся часть выполняется децентрализовано (предоставление справочной информации, хранение данных).

Выбор формы организации  делопроизводства зависит от величины учреждения, количества документов, наличия  структурных отделов. Для небольших  организаций, где документирование проводится в самих подразделениях, следует выбрать централизованную форму. Эта форма организации  делопроизводства подойдет и для  учреждений, которые расположены  в разных местах (так называемые, территориально разобщенные). В организациях и учреждениях другого типа используется смешанная организационная форма  делопроизводства.

На успешное проведение отдельных  процессов и операций делопроизводства направлена централизация. С ее помощью  можно существенно уменьшить  стоимость всех проводимых операций, использовать без ограничения современные технические инструменты, собрать организационное и методическое руководство воедино.

Современный мир диктует  свои правила. Делопроизводственная сфера  не является исключением в этом списке. Например, провести полную централизацию  делопроизводственного обслуживания можно лишь в маленьких учреждениях. В более крупных организациях целесообразно проводить централизацию  каждой функции делопроизводства по отдельности. К этим функциям можно  отнести: прием документов, их регистрация, размножение и отправка, стенографирование, управление делопроизводственными  процессами.

В учреждениях малого типа, где нет специальных общих  отделов для проведения делопроизводства, делопроизводственным обслуживанием  занимается секретарь-референт руководящего лица.

Если объем документов учреждения увеличивается, то требуется  создание отдельного структурного подразделения (общий отдел, канцелярия), которое  будет отвечать за проведение делопроизводства.   В последующем для этого подразделения  разрабатывается положение, где  будет отражаться вся его деятельность.

Для регулирования процесса делопроизводства руководством создаются  инструкции, в которых указываются  все требования и нюансы по делопроизводству.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

Данная работа содержит информацию, в которой подробно рассматриваются  основные делопроизводственные вопросы, как современного периода, так и  советского. Делопроизводство является одной из самых важных отраслей деятельности по ряду причин. В первую очередь  это, несомненно, универсальность данного  процесса. Документы – это основной информационный источник в любом  учреждении или организации.

Для сохранности важной информации и ее использования в будущем важно создать правильную организацию делопроизводственного процесса.

В работе полностью раскрыты поставленные задачи и цель.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список используемой литературы

 

1. Андреева В.И. Делопроизводство. – М., 2001 

2. Басаков М.И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления): Учебное пособие. – М.: «Дашков и К°», 2004

3. Кирсанова М.В. Современное  делопроизводство: Учебное пособие.  –М., ИНФРА-М, 2002.

4. Кузнецова М.В. Делопроизводство. – М., 2000

5. Гутгарц Р.Д. Документирование управленческой деятельности: Курс лекций – М.: ИНФРА-М, 2001

6. Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству. – М.: ПРИОР, 1999