Делопроизводство: понятие и этапы развития

Содержание

Введение…………………………………………………………………….……..3

1. Понятие делопроизводства…………………………………………………….5

2. Советское делопроизводство……………………………………………….….9

3. Современное делопроизводство……………………………………………14

Заключение………………………………………………………………...……..16

Список использованной литературы…………………………………………17

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Делопроизводство – это  область деятельности, которая обеспечивает грамотную работу по организации  и документированию официальных  документов.

По мнению историков данный термин впервые был упомянут в XVII веке и употреблялся в значении – «решение дела, вопроса». Как правило, при решении любого вопроса или дела требуется закрепление полученного результата (например, при достижении договоренности). Именно для этой цели с давних пор начали создавать специальные документы. Без таких документов можно легко утратить ценные данные или исказить полученную информацию, не так ее поняв. Постепенно слово «дело» начало употребляться для обозначения целого ряда документов, имеющих прямое отношение к какому-то одному делу или вопросу. Документы, где это понятие употребляется впервые, датированы 1584 годом.

В современном обществе делопроизводство имеет более широкое значение и направлено на то, чтобы вовремя  обеспечивать и грамотно создавать  документы (документирование); правильно  организовывать работу со всеми видами документов (получать, передавать, регистрировать, обрабатывать, хранить, уничтожать и  т.д.).

Необходимость сохранять  важную информацию в письменной форме  появилась еще в древние времена. Выглядели подобные «документы»  иначе, чем современные. Наносилась информация разными способами (в  виде письма, рисунка, графики). До наших  дней сохранились примеры документов практически всех исторических эпох. В настоящий момент в управленческой сфере практикуется использование  документов, созданных одним из способов письма. Самые известные из них  – рукописный, типографский, машинописный, компьютерный ввод. Кроме того, часто  применяются рисунки, графика, фотографии, видео- и звукозаписи. Для нанесения  информации используют специальные  материалы (бумага, диски, магнитная  лента, фото- и кинопленка и прочее). Для изучения и наблюдения за развитием всех видов документирования существует специальная дисциплина науки – документоведение.

К основным функциям организации  работы с документами относятся: их передвижение в управленческом аппарате, применение документов для получения  справок, хранение. 

Актуальность обсуждаемой темы заключена в значимости делопроизводственной деятельности в нашей стране. Для того, чтобы организовывать и вести делопроизводство необходимо обладать определенными профессиональными знаниями и навыками, которые направлены на улучшение кругозора и повышение квалификации специалистов.

Цель работы заключается в изучении история развития и всех тонкостей делопроизводства как современного, так и советского; обнаружении отрицательных и положительных сторон.

Основные задачи:

– изучить и подробно разобрать понятия, имеющие отношение  к делопроизводству и документообороту;

– ознакомиться с историческими  данными и исследовать особенности  советского делопроизводства;

– провести анализ современного делопроизводства в России.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Понятие делопроизводства

 

Подготовка любого документа  заключается главным образом  в знании правил оформления его реквизитов, т.е. информационных элементов, из которых  оно составляется (адрес, текст, подпись, виза утверждения и согласования и др.).

Весь объём документов, обращающихся в организации –  это своеобразная память организации, обращение к которой позволяет  оперативно решать текущие дела, разрешать  спорные вопросы, анализировать  работу предприятия, принимать наилучшие  решения.

Делопроизводством называется отрасль человеческой деятельности по разработке и оформлению официальных документов, организации их движения, учета и хранения.

Документооборот – это движение и учёт документов (получение, обработка, регистрация, контроль исполнения, текущее хранение, отправка).

В советское время был  установлен единый порядок документирования, внедрены стандартные требования к  форме, структуре документов и составу  их информационных элементов (реквизитов). Современное делопроизводство в  России развивается с учётом специфики  складывающихся рыночных отношений  и массовой компьютеризацией.

Документ и его функции

В процессе хозяйственной  деятельности людей всякое согласованное  взаимодействие осуществляется с помощью  управления. Связи в системе управления реализуются посредством информации, которая представляет собой обмен  сведениями, мнениями, командами между  людьми (управленческими структурами). Всё это может передаваться разными  способами, в том числе машинным. Носителем информации является документ (в переводе с латинского «документ» означает «свидетельство», «способ доказательства»).

Документ – это материальный объект с закреплённой на нём информацией  для передачи её во времени и пространстве. Документ является информационной функцией, в нём фиксируются факты, события, явления практической мыслительной деятельности человека. С помощью  документа обеспечивается воздействие  на группы людей для организации  и координации их деятельности. Коммуникативная  форма документа обеспечивает внешние  связи предприятия и организаций.

Нормативно-правовую базу делопроизводства в современной России составляет совокупность законодательных актов  Российской Федерации, правовых и нормативных  актов и методических документов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения деловых документов, а также регулирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления.

Все документы, обращающиеся на предприятии, в организации, классифицируют по следующим признакам: видам деятельности, наименованию, способу фиксации информации месту составления, степени сложности, степени секретности, срокам исполнения, юридической силе, стадиям создания, по происхождению, срокам хранения, степени  унификации, характеру содержания.

Организация документооборота

Документооборот – это движение документа на предприятии, в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.

Основными принципами организации  документооборота являются следующие:· 

- прохождение документов  должно быть оперативным. Чтобы  сократить время их пребывания  в сфере делопроизводства, следует  различные операции по обработке  документов выполнять параллельно  (например, копирование и раздача  копий документа лицам, в исполнении  которого они участвуют одновременно);

- каждое перемещение документа  должно быть оправданным, необходимо  исключить или ограничить возвратные  перемещения документов;

- порядок прохождения процесса обработки основных видов документов должны быть единообразными. По отношению к аппарату управления различают потоки поступающих, отправляемых и внутренних документов (практики называют эти документы соответственно входящими, исходящими и внутренними документами). Учёт объёма документооборота осуществляется с целью получения данных для расчёта штатной численности персонала делопроизводственной службы, выбора технических средств при механизации и компьютеризации делопроизводственных процессов и корректировки загрузки подразделений и отдельных исполнителей работы с документами.

Документопоток входящих документов составляют:

- документы вышестоящих  организаций, органов власти;

- документы подведомственных  организаций, присылающих отчётно-учётную  документацию и различного рода  запросы;

- документы организаций-смежников  и прочих организаций, обменивающихся  информацией для решения вопросов, требующих совместных действий;

- жалобы и заявления  граждан.

В процессе движения входящих документов выполняются следующие  операции:

• Приём входящих документов;
• Первоначальная (экспедиционная обработка);
• Предварительное рассмотрение и распределение;
• Регистрация;
• Рассмотрение документов руководством;
• Исполнение резолюций;
• Отправление.
• Регистрация   и   учёт   поступающих   в   организацию  документов

В настоящее время документы  могут быть получены не только по почте, но и приняты по телетайпу, факсу, e-mail, доставлены курьером или посетителем.

 Делопроизводственные  службы обязаны обеспечить учёт  и контроль за движением таких документов. Учёт телеграмм, телексов, телетайпограмм должен проводиться в службах связи, а затем передаваться в канцелярию.

 Все поступающие в  организацию документы независимо  от способа поступления (почта,  телеграф, спецсвязь, факс и др.) передаются конкретному должностному лицу службы делопроизводства.

 При поступлении документа  по почте до вскрытия конверта  проверяют правильность их доставки  по адресу, целостность конвертов,  упаковки, а также документов  и вложений.

 Неправильно адресованные  и повреждённые документы возвращаются  отправителю. Если в конверте  находится служебный документ, то  адресат после прочтения возвращает  его в канцелярию для регистрации.  Вместе с документами необходимо  сохранять конверты.

 Регистрация документов  с применением компьютерных технологий  обеспечивает сбор и хранение  необходимых данных обо всех  документах, циркулирующих в организации,  позволяет внедрить автоматизированный  контроль исполнения документов, подготовить их внутреннюю опись,  дать любую справку о состоянии  движения документов. 

 

 

 

 

 

 

2. Советское делопроизводство

 

В свете событий октябрьской  революции 1917 года система российских госучреждений претерпела кардинальные изменения.

Разработки новых нормативов документирования потребовала организация  работы советской администрации. Вышли  в свет некоторые законы, регламентировавшие порядок издания законопроектов. В них детально описывались процедуры, связанные с утверждением, подписанием, опубликованием и вступлением в  силу тех или иных законов, а также  говорилось об использовании печатей  с государственным гербом.

Руководство государства  нуждалось в безотлагательном решении  делопроизводственных проблем, касавшихся, в первую очередь, форм документов.

В целях сокращения многочисленных видов и форм документации в конце 1920-х гг. были введены стандарты, по которым следовало писать служебные  письма, телеграммы, телефонограммы, протоколы, извещения и т. п.

Также стандартизировались  материалы, которые находят применение в делопроизводстве. Например, в  документах прописывалось, какими должны быть параметры бумажного листа, цвет чернил (фиолетовый, синий и  черный), размер лент для пишущих  машинок и т. д.

Впервые появился термин «офисная мебель», которую было рекомендовано  размещать в конторских помещениях.

На заре 1930-х годов вопросы  совершенствования управления находились в ведомстве общественных организаций: Клуба работников административного  дела, Объединения работников учета, Ассоциации работников управленческого  дела. Проблемы, связанные с работой  с различной документацией, освещались в прессе. Например, в некоторых  журналах: в «Вопросах организации  и управления», «Системе и организации», «Технике управления» и других. Во всех официальных бланках, изготовленных литографским, печатным или каким-либо другим множительным методом, должны были обязательно присутствовать следующие компоненты:

1) надпись «Российская  Федеративная Советская Республика»  – в левом верхнем углу;

2) ниже этих слов –  название ведомства, которому  подчинялось указанное учреждение. При этом можно было использовать  только начальные буквы. Например: Комиссариат внутренних дел –  «К.В.Д.»; Комиссар земледелия  – «К.З.»; Комиссариат почт  и телеграфов – «К.П. и Т.»;

3) под названием комиссариатов  – название учреждения (целиком)  или указание фамилии должностного  лица (Народные Комиссариаты - это  бывшие министерства);